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So bekommen Sie die Papierflut in den Griff

Das Geschäftsleben ist davon geprägt, dass die Informationenflut stetig steigt. Für jeden ist eine gute Dokumenten-Organisation wichtig. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Ordnung in den Wust der Unterlagen zu bekommen, denn nur so können Sie sicher sein, dass Sie schnell und zielgerichteten Zugriff auf die gerade benötigten Dokumente bekommen.

Eine gute Ablage spart Kosten und Zeit - Sie haben alles unter Kontrolle

Das Ziel einer guten Ablage soll die Möglichkeit bieten, zielgerichtet und reibungslos zu arbeiten: alles immer und zu jeder Zeit griffbereit zu haben, Aufbewahrungsfristen exakt einzuhalten, und das Ganze soll mit einem geringen Kostenaufwand verbunden sein. Um eine gute Ablage zu strukturieren, benötigen Sie entsprechende Hilfsmittel. Ordner in ihren verschiedenen Formen machen Schluss mit chaotischen Zuständen und bringen System in Ihre Unterlagen.

Formen der Registratur

  • Die bekannteste Ablageform ist die stehende Registratur. Hier kommt der Aktenordner zum Einsatz. Handelsübliche Büroordner werden nebeneinander gestellt. Solche Registraturen sind platzsparend, kostengünstig in der Anschaffung und vor allem schriftgutschonend. Diese Art von Registratur ermöglicht es auch, umfangreiche Schriftgüter aufzubewahren. In Archiven und im Büro ist diese Form die gebräuchlichste.
  • Die Hängeregistratur ist als Arbeitsplatzablage besonders gut geeignet. Hier kommen Hängemappen, -ordner und -sammler zum Einsatz. Einsatzgebiete sind dort zu finden, wo viele Einzelvorgänge zu einem Thema gebündelt werden müssen und wo man schnellen Zugriff haben muss. Die Hängeregistratur ist für Unterlagen zu verwenden, die häufig benötigt werden. Gute Beispiele sind Handakten am Arbeitsplatz oder Preislisten. Der Aufbau einer solchen Hängeregistratur ist allerdings in der Anschaffung recht kostenintensiv.
  • Die Flachablage: dabei werden Schnellhefter und Mappen sowie Pultordner und Vorordner verwendet. Die Ordnungsmittel liegen hier übereinander. Diese Art eine Ablage zu führen ist nicht für große Mengen an Vorgängen geeignet. Man hat es bei einem großen Volumen an Schriftstücken schwer, etwas wieder zu finden. Am Arbeitsplatz, für kleine Sammlungen von Schriftstücken, die vorübergehend immer wieder benötigt werden, ist diese Registraturart aber ideal.
  • Die Stehsammler-Registratur verwendet, wie der Name schon sagt, Stehsammler und Einstellmappen. Besonders eignen sich diese, um Kataloge oder Sammelakten zu verwahren. Diese Registratur kann für schwere und große Aktenmengen gut genutzt werden und eignet sich deshalb auch für Archive.
  • Bei Pendelregistratur hängen Pendelhefter, -mappen oder -ordner nebeneinander. Die Übersichtlichkeit dieser Registratur hängt stark von der richtigen Beschriftung ab. Zusätzliche Markierungen können gut angebracht werden. Neue Akten können ohne großen Aufwand eingefügt werden. Das Einheften und Beschriften ist aber sehr zeitintensiv. Personalakten und Krankenakten, aber auch Bauakten oder Bankakten lassen sich so hervorragend verwalten.
  • Weiterhin unterscheidet man zwischen der Losenblattablage und der gehefteten Ablage. Bei der Losenblattablage wird Schriftgut, welches häufig benötigt wird, abgelegt. Die Sammlung erfolgt in Mappen oder in Pultordnern. Besonders im Einkauf und Verkauf wird diese Art der Ablage genutzt, um aktuelle Vorgänge schneller bearbeiten zu können, das ständige Ein- und Ausheften entfällt somit.
  • Die geheftete Ablage dient zur Verwahrung von Schriftstücken, die nicht ständig benötigt werden, oder zur Archivierung. Hier wird ein- und ausgeheftet, der Zugriff ist nicht so schnell wie bei der Losenblattablage. Hefter und Ordner werden in diesen Bereichen eingesetzt.

Ordnertypen und ihre Ablagearten

Stehende Ablage

  • Akten-, Brief- und Büroordner sind die am weitesten verbreiteten Ordnertypen. Kaum ein Unternehmen, ja sogar kaum ein Haushalt kommt ohne sie aus. Aktenordner sind für die stehende Ablage und ausschließlich für eine geheftete Ablage vorgesehen. Hier können große Mengen an Schriftgut verwahrt werden. Sie passen perfekt in Aktenschränke und Ordnerkarusselle. Zum Archivieren als auch für den Zugriff im Büro sind sie ideal. Die Beschriftung erfolgt per Ordneretikett auf dem Ordnerrücken. Ein Hebelmechanismus erleichtert bei diesen Ordnern das Ein- und Ausheften.
  • Bei Archivordnern wird weitestgehend auf den Hebelmechanismus verzichtet. Durch ziehen am Verschluss wird hier die Halterung für das Schriftgut geöffnet. Es handelt sich um einen Steckmechanismus. Der Hintergrund dafür ist, dass im Archiv gelagerte Dokumente selten umgeheftet und benötigt werden. Der Aufbau des Archivordners gleicht aber im groben dem des Aktenordners. Oftmals sind Archivordner auch entsprechende Futterale, die komplett um das Schriftgut gelegt werden, so wird dieses vor äußeren Einflüssen effektiv geschützt. Ein Einstauben wird verhindert. Archivordner sind nicht für den täglichen Gebrauch bestimmt, sondern zum dauerhaften Archivieren.
  • Balkenordner sind nichts anderes als Aktenordner, die am Rücken mit einem grünen Balken versehen sind.
  • Bankordner haben einen vordefinierten Namen, der Ihnen die Beschriftung erspart. Auf dem Rücken ist bereits eine Prägung oder ein entsprechender Titel vermerkt. Häufig sind diese Ordner im Format DIN lang oder A6 verfügbar. So wird das Abheften der Kontoauszüge für Sie zum Kinderspiel. Geeignet sind die Ordner für die geheftete Ablage
  • Doppelordner verfügen nicht nur über einen Hebelmechanismus, sondern über zwei. Dadurch können in einem A4-Doppelordner auf zwei übereinander liegenden Ebenen A5-Dokumente abzuheften. So haben Sie die Möglichkeit Ihre A5-Dokumente bei einer optimalen Platzausnutzung im Ordnerkarussell oder Aktenschrank zu lagern, und auch bei der Archivierung muss nur noch ein Format für die Futterale beachtet werden. Geeignet sind auch diese Ordner für die geheftete Ablage.
  • ESD-Ordner sind normale Aktenordner, die Materialien, aus denen sie bestehen, sind allerdings so ausgewählt, dass keine elektrostatische Aufladung der Ordner erfolgen kann. Dies wird in einigen Industriezweigen besonders wichtig, um Reibungselektrizität und das Anhaften von Fusseln oder Staub zu verhindern. Beachten Sie deshalb auch beim Ordnerkauf besondere Werksbestimmungen in Ihrer Firma.
  • Schlitzordner haben Schlitze, durch die beim Zuklappen die Papieraufnahmemechanismen geführt werden. Sie halten im zugeklappten Zustand besser und werden durch kleine Metalllaschen fixiert. Ein unerwünschtes Aufklappen wird so verhindert.
  • EDV-Ordner sind speziell für EDV-Ausdrucke konzipiert. Hier wird es für Sie zum Kinderspiel, Listen in getrennter oder ungetrennter Form abzulegen. Die Vielfachlochung solcher Ordner macht es möglich, verschiedene Formate und Lochungen gezielt und einfach abzuheften.

Flachablage

Pultordner werden liegend gelagert. Sie verfügen über einen dehnbaren Rückstreifen, um entsprechende Mengen an Schriftstücken aufnehmen zu können. Ein Register ist bereits integriert. Oftmals werden diese Ordner dazu verwendet, um dem Chef die Eingangspost zum Sichten und Abzeichnen vorzulegen. Sichtlöcher in den Zwischenblättern lassen auf den ersten Blick feststellen, ob sich noch Schriftgut weiter hinten befindet. Diese Ordner sind zur vorläufigen Loseblattablage geeignet. Dinge, die Sie schnell auf Widervorlage benötigen, finden in Pultordnern ihren Platz. Die dauerhafte Ablage ist nicht das Einsatzgebiet.
Mit Vorordnern wird die dauerhafte Ablage vorbereitet. Sie können in diesen Ordnern, die entweder ähnlich einem Pultordner aufgebaut sind oder als Fächermappe zur Verfügung stehen, Unterlagen vorsortieren, bis Sie sie endgültig abheften. Das hat Sinn, um nicht jedes einzelne Blatt zum Aktenordner transportieren zu müssen. Sie behalten den Überblick über Vorgänge, die noch nicht abgeschlossen sind und greifen später einfach nur noch in das entsprechende Fach, um eine dauerhafte Ablage durchzuführen. Auch bei Vorordnern wird mit der Losenblattablage gearbeitet.

Hängende Ablage

Sie möchten keine stehende Ablage nutzen, sondern Ihre Unterlagen lieber aufhängen? Kein Problem: Ordner gibt es auch als hängende Variante. Hängeordner, EDV-Hängeordner oder Doppelhängeordner erweitern die Möglichkeiten. Sie verfügen über die gleichen Spezifikationen wie ihre stehenden Kollegen. Die hängenden Varianten haben für das entsprechende Schienensystem vorhandene Aufhängungen rechts und links am Ordnerrücken. Hier wählen Sie bitte die Ordner mit dem Zusatz für die hängende Ablage. Bedenken Sie, dass Sie für diese Art von Ordnern entsprechende Gestelle oder Schränke benötigen, die für die Hängeregistratur ausgelegt sind.

Pendelregistratur

Auch für diese Art der Registratur gibt es Ordner, so genannte Pendelordner. Sie verfügen in der Ordnermitte auf dem Rücken über eine entsprechende Halterung, die in die Schienen von Pendelregistraturregalen eingehängt werden. Sie können so nebeneinander und Platz sparend aufbewahrt werden.

CD- und DVD-Ordner

In diesen Ordnern verwahren Sie mehrere DVDs oder CDs auf einmal. Platzsparend legen Sie nur noch die Scheiben ein. In den CD- und DVD-Ordnern finden Sie Sichthüllen, in die Sie die CDs oder DVDs einschieben. So sind sie vor Kratzern und äußeren Einflüssen geschützt, und Sie können auf die sperrigen Hüllen verzichten. Die Ordner können dann bequem zu den anderen Dokumentenordnern gestellt werden und fügen sich dort perfekt ein.
Auswahlkriterien

Materialfrage

Ob der Ordner aus Kunststoff oder Pappe, aus Papier oder Hartkarton besteht: Sie haben die Wahl. Plastikordner lassen sich im Vergleich zu Pappordnern leichter reinigen. Sie können diese feucht abwischen, und die Ordner sind nicht so leicht gegen Beschädigungen anfällig. Pappe und Papier bieten den Vorteil, dass sie umweltverträglicher sind und oft aus recyceltem Material bestehen.

Hebelmechanismen

Achten Sie auf eine hohe Gradzahl, die beim Öffnen genutzt wird. Je weiter sich der Hebelmechanismus öffnen lässt, desto leichter wird es, große Mengen an Dokumenten abzuheften, ohne in Platznot zu geraten. Der Hebelmechanismus ist die einfachste und schnellste Art, Fixierungen für die Dokumentenheftung zu öffnen und zu schließen.

Farbwahl

Setzen Sie schon bei der Farbauswahl des Ordners auf die Symbolwirkung. So können Sie beispielsweise immer rote Ordner verwenden, wenn es um Mahnbescheide geht, die beantragt wurden, grüne Ordner für bezahlte Rechnungen, weiße Ordner für Informationsschreiben und gelbe Ordner für Verträge. So haben Sie schnell und sicher den richtigen Ordner in der Hand, ohne erst lange lesen zu müssen, wie er beschriftet ist.

Ordnerrücken und Beschriftung

Ordner mit einer Folientasche am Rücken bieten die Möglichkeit, das Beschriftungsfeld auszutauschen, indem Sie lediglich ein neues Ordnerrückenschild einführen. Bei beklebten Ordnerrücken bleiben immer Rückstände zurück, und eine Neubeschriftung ist nicht ganz so einfach möglich. Schreiben Sie ausreichend groß und nutzen Sie Symbole. Beispielsweise ein Piktogramm  'Haus' für Mieteinnahmen.

Für eine bessere Übersicht

Nutzen Sie Ordnerregister, um Ihre Vorgänge in einem Ordner ordentlich zu unterteilen, so finden Sie immer schnell den richtigen Urlaubsschein oder grenzen die Rechnungen nach Empfänger ein. Auch Signalreiter bieten Ihnen die Möglichkeit, Markierungen zu setzen und eine deutlich bessere Übersicht zu erreichen. Trennblätter helfen Ihnen, mehrere Vorgänge in einem Ordner aufzubewahren und sie ordentlich abzugrenzen.

Vermeiden Sie eine zu lange Aufbewahrung

Sortieren Sie regelmäßig Ihre Unterlagen aus, auch die im Archiv befindlichen. Werfen Sie weg, was nicht mehr benötigt wird, aber achten Sie auf Aufbewahrungsfirsten:

    * Sechs Jahre müssen beispielsweise empfangene und abgesandte Handelsbriefe, geschäftliche Unterlagen mit steuerlicher Relevanz aufbewahrt werden.
    * Zehn Jahre müssen Bilanzen, Inventare, Handelsbücher und Rechnungen sowie Urkunden aufbewahrt werden.
    * Die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit Ende des Kalenderjahres, in denen sie aktiv geworden sind.
    * Bei Krankenhausunterlagen sollen Patientenakten und Unterlagen sogar bis zu dreißig Jahre gelagert und archiviert werden.
    * Wenn Fragen auftreten lesen Sie doch einfach im HGB § 257 und in der Abgabenordnung § 147 nach und Sie werden sehen, einiges kann bestimmt schon weg - oder eben auch nicht.

Haben Sie Hinweise, Verbesserungs- oder Korrekturvorschläge zum Ratgebertext Ordner, dann informieren Sie uns bitte per Formular.
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