Der Standardordner A4 hoch ist der gängigste Ordner
Sie gehören zur Grundausstattung eines jeden Büros genau wie der
Bürostuhl, der
Schreibtisch oder
PC. Die Rede ist von Ordnern. Darin aufbewahrt werden die unterschiedlichsten Schriftstücke. Um Ordnung in Ihre Unterlagen zu bekommen, sind Ordner also die ideale Lösung. Sie gehören im Gegensatz zu
Heftern und Mappen zur stehenden Ablage und werden platzsparend nebeneinander beispielsweise in einem
Regal oder einem
Aktenschrank aufgestellt. Sie sind kostengünstig in der Anschaffung und schonen das Schriftgut.
Mit Hebelmechanik, Griffloch und Rückenschild
Man unterscheidet
Aktenordner und Standardordner. Während mit der erste Möglichkeit im Allgemeinen Büroordner bezeichnet werden und es sie in unterschiedlichen Ausführungen oder Formaten gibt, haben Standardordner ein festgelegtes Format. Das Format A4 hoch ist wohl das gängigste Format bei Ordnern. Weitere Eigenschaften sind das Zwei-Lochsystem mit einer Hebelmechanik. Dadurch ist es möglich, gelochtes Schriftgut einzuheften.
Für eine bessere Übersicht bieten Standardordner Rückenschilder zur Selbstbeschriftung bzw. Wechselfenster. Das hilft Ihnen dabei, schnell den richtigen Ordner zu finden. Damit Sie möglichst viele Standardordner beispielsweise in einer Ordnerdrehsäule nebeneinander aufstellen können, besitzen sie so genannte Raumsparschlitze. Das Griffloch ist ein weiterer Vorteil von Standardordnern, denn es erlaubt Ihnen, den Ordner mit einem Finger aus dem Schrank zu entnehmen. Damit das Schriftgut geschützt ist und keine „Eselsohren“ entstehen, sind Standardordner mit einem Kantenschutz ausgestattet.
Welches Material soll es sein?
Ob der
Ordner aus Kunststoff oder Pappe, aus Papier oder Hartkarton besteht: Sie haben die Wahl. Plastikordner lassen sich im Vergleich zu Pappordnern leichter reinigen. Sie können diese feucht abwischen, und die Ordner sind nicht so leicht gegen Beschädigungen anfällig. Pappe und Papier bieten den Vorteil, dass sie umweltverträglicher sind und oft aus recyceltem Material bestehen.
Die richtige Farbauswahl
Setzen Sie schon bei der Farbauswahl des Ordners auf die Symbolwirkung. So können Sie beispielsweise immer rote Ordner verwenden, wenn es um Mahnbescheide geht, die beantragt wurden, grüne Ordner für bezahlte Rechnungen, weiße Ordner für Informationsschreiben und gelbe Ordner für Verträge. So haben Sie schnell und sicher den richtigen Ordner in der Hand, ohne erst lange lesen zu müssen, wie er beschriftet ist.
Beschriften Sie den Ordnerrücken
Ordner mit einer Folientasche am Rücken ermöglichen Ihnen, das Beschriftungsfeld auszutauschen, indem Sie lediglich ein neues
Ordnerrückenschild einführen. Bei beklebten Ordnerrücken bleiben immer Rückstände zurück, und eine Neubeschriftung ist nicht ganz so einfach möglich. Schreiben Sie ausreichend groß und nutzen Sie Symbole. Beispielsweise ein
Piktogramm 'Haus' für Mieteinnahmen.
Für eine bessere Übersicht
Ordnerregister dienen dazu, Ihre Vorgänge in einem Ordner ordentlich zu unterteilen, so finden Sie immer schnell den richtigen Urlaubsschein oder grenzen die Rechnungen nach Empfänger ein. Nutzen Sie auch
Signalreiter, um Markierungen zu setzen und eine deutlich bessere Übersicht zu erreichen.
Um mehrere Vorgänge in einem Ordner aufzubewahren und sie ordentlich abzugrenzen, verwenden Sie am besten
Trennblätter.
Weitere Formate
Nicht immer besitzt das verwendete Schriftgut das Standard-Format A4. Denken Sie nur an technische Zeichnungen, Bauzeichnungen oder Kontoauszüge. Bei Mercateo erhalten Sie auch Ordner in Sonderformaten wie
A3 Querformat,
A4 Querformat oder
A5 Querformat.
Vermeiden Sie eine zu lange Aufbewahrung
Regelmäßig sollten Sie Ihre Unterlagen sortieren, auch die im Archiv befindlichen. Werfen Sie weg, was nicht mehr benötigt wird, aber achten Sie auf Aufbewahrungsfirsten:
- Sechs Jahre müssen beispielsweise empfangene und abgesandte Handelsbriefe, geschäftliche Unterlagen mit steuerlicher Relevanz aufbewahrt werden.
- Zehn Jahre müssen Bilanzen, Inventare, Handelsbücher und Rechnungen sowie Urkunden aufbewahrt werden.
- Die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit Ende des Kalenderjahres, in denen sie aktiv geworden sind.
- Bei Krankenhausunterlagen sollen Patientenakten und Unterlagen sogar bis dreißig Jahre gelagert und archiviert werden.
- Wenn Fragen auftreten, lesen Sie doch einfach im HGB § 257 und in der Abgabenordnung § 147 nach und Sie werden sehen, einiges kann bestimmt schon weg - oder eben auch nicht.
