Postausgangsbuch  (8 Angebote unter 27.672.814 Artikeln)Zum Expertenwissen

Mit dem Postausgangsbuch Sendungen erfassen

Ein Postausgangsbuch eignet sich gut für Unternehmen, um ausgehende Briefe, Päckchen und andere Sendungen zu dokumentieren. Landet eine Sendung nicht innerhalb normaler Postlaufzeiten beim Adressaten, führt dies nicht selten zu Unstimmigkeiten. Dies gilt vornehmlich bei eiligen Unterlagen, die der Empfänger innerhalb einer bestimmten Frist benötigt. Sobald er sich bei Ihnen nach dem Verbleib erkundigt, stellen Sie anhand des Postausgangsbuchs fest, an welchem Tag Sie die Schriftstücke abgeschickt haben. Ihre Kunden oder Geschäftspartner erhalten mit dieser Information Gewissheit, dass Sie die Unterlagen rechtzeitig zur Post gaben und die verzögerte Zustellung nicht zu vertreten haben. Anschließend können Sie mit dem Empfänger das weitere Vorgehen besprechen. Sofern Kopien existieren, ist eine erneute Zustellung die einfachste Möglichkeit. Alternativ können Sie bei der Post nach dem Verbleib der ersten Sendung forschen. Gerade bei Schriftstücken an Behörden kann eine verspätete Zustellung zu  Fristversäumnissen bei Einsprüchen, Klagen und Schriftsätzen führen. Ein ordnungsgemäß geführtes Postausgangsbuch ist bei Streitfällen ein wichtiges, vor Gerichten anerkanntes Beweisdokument. Um zu dokumentieren, welche Post das das Haus erreicht, werden Posteingangsbücher eingesetzt.

Eigenschaften und Formate

Postausgangsbücher sind als geleimte Formularbücher;  in der Regel ist das Buch mit einem stabilen Einband aus Karton oder Kunststoff versehen. DIN A4 ist das gängige Format für Postausgangsbücher.

Vorgegebene Felder

Im Postausgangsbuch sind meist für folgende Einträge Felder vorgesehen:

• Fortlaufende Nummer
• Datum der Aufgabe zur Post
• Empfänger (Tipp: Mindestens vollen Namen und Ort angeben)
• Angabe des Inhalt (stichpunktartig, etwa „Auftragsbestätigung“ oder „Vertrag mit Anlagen“)
• Optionale Felder: gezahltes Porto, Sendungsart (Brief, Paket, Einschreiben usw.)

Viele Formularbücher sind kombiniert und lassen sich gleichzeitig für die Erfassung von Posteingängen und -ausgängen nutzen: Eine Seite ist für Eingänge vorgesehen, die andere für Ausgänge. Für Steuerberater und Rechtsanwälte sind spezielle Postausgangsbücher mit erweiterten Feldern erhältlich. Diese Bücher berücksichtigen die besonderen Anforderungen an die Einhaltung von Fristen und Terminen in diesen Berufsgruppen.

Vor- und Nachteile

Für kleine Unternehmen mit wenig Post reichen die manuellen Postausgangsbücher völlig aus. Die Einträge lassen sich schnell handschriftlich an der Postausgangsstelle erfassen - sinnvoll und zeitsparend, wenn an dieser Stelle kein PC verfügbar ist. Für größere Firmen sind die Bücher zu unübersichtlich. Sobald ein gewisses Postaufkommen anfällt, wird die Suche nach einzelnen Einträgen schwierig und zeitaufwendig. In einem EDV-erfassten Postbuch können Sie nach jedem gewünschten Kriterium sortieren (Name, Datum, laufende Nummer). Im manuellen Buch ist das nicht möglich. Schreibgeübte Mitarbeiter erfassen die einzelnen Sendungen im PC wesentlich schneller als mit der Hand. Neben einer normalen Listen können Sie auch spezielle Programme oder Scanner für Postcodes nutzen. Damit lassen sich die Arbeitsabläufe der Postbearbeitung weiter verbessern.