Formularbücher - für jeden Fall gewappnet
Formulare und Formularbücher sollten in keinem Unternehmen fehlen. Egal, ob z. B. im Bereich Finanzen oder Warenwirtschaft - mit dem richtigen Formular behalten Sie den Überblick über Ihr Unternehmen. Alle wichtigen Vordrucke können Sie in Schriftform zu Papier bringen, sorgsam in Ordnern abheften und aufbewahren oder Sie nutzen den elektronischen Weg für Ihre Unternehmensberichte.
Welche Formulare oder Formularbücher gibt es und wofür werden Sie verwendet?
Gerade für Unternehmen ist es wichtig, die Übersicht zu behalten. Jede Kontobewegung und Unternehmensvorgang sollte belegbar sein, so ist es gesetzlich vorgeschrieben. Die bereits vorgefertigten Formularbücher entsprechen den gesetzlichen Bestimmungen. Sie müssen allerdings fachgerecht und sorgsam von Ihnen und Ihrer Buchhaltung geführt werden. Belege und Formulare über das Geschäftsgeschehen müssen zudem zehn Jahre gründlich aufbewahrt werden. Wer die Aufbewahrungsfrist unterschreitet, kann mit hohen Geldstrafen geahndet werden.
Formularbücher der Finanzbuchhaltung
Dazu gehören unter anderem das Kassenbuch, Schecks, Mahnung und Quittung.
Kassenbuch
Das
Kassenbuch ermöglicht eine sorgfältige Buchführung und dient zur Erfassung aller Einnahmen, Ausgaben und Belege, die durch Ihr Unternehmen mit Bargeld getätigt werden. Jeder einzelne Geschäftsvorgang kann somit lückenlos festgehalten und nachvollzogen werden. Somit werden alle relevanten Daten schriftlich dokumentiert. Dazu gehören:
- Datum des Geschäftsvorfalles
- Belegnummer, mit einer fortlaufenden und eindeutigen Belegzuordnung, zum Beispiel durch eine Quittung
- Buchungstext, der eine eindeutige Bezeichnung des Vorganges beinhalten muss
- Entsprechender Steuersatz
- Kasseneinnahme
- Kassenausgabe
- Umsatzsteuer und/oder die Vorsteuer
- Am Ende folgt der Kassenbestand
Quittung
Die
Quittung dient als Bescheinigung für den Erhalt einer Zahlung und ist Beweisstück, das die geforderte Zahlung bereits erfolgt oder erloschen ist. Sie werden meist in Form eines Kassenbons ausgestellt. Für eine schriftliche Ausstellung dient ein Quittungsblock mit einzeln heraus trennbaren Blättern. Diese sind entweder selbstdurchschreibend oder mit einem unterlegten Blaupapier versehen.
Formularbücher für Gaststätten und Hotelgewerbe
Zu diesem Bereich zählen beispielsweise
Gästebuch, Kegelbuch oder auch das Bonbuch. Das Gästebuch ermöglicht dem Besucher oder dem Gast, Kommentare über die Eindrücke und Erlebnisse in der Gaststätte oder dem Hotel niederzuschreiben.
Formularbücher für universelle Zwecke
Unter diese Rubrik fallen zum Beispiel
Haushaltsbuch, Adressbuch, Durchschreibebuch oder auch diverse Registrierbücher.
Haushaltsbuch
In der Regel werden Haushaltsbücher nur von Privatpersonen geführt. Mit diesem Formularbuch hat man die Möglichkeit, alles Ausgaben und Einnahmen gegenüberzustellen und übersichtlich nach Monaten zu ordnen. Es hilft, das Haushaltsbudget im Überblick zu behalten.
Adressbuch
Mit einem
Adressbuch können Sie sowohl private als auch geschäftliche Kontakte vermerken. So haben Sie den Namen mit zugehöriger Adresse und Telefonnummer sofort griffbereit. Ebenso erlaubt es, wichtige Ereignisse sowie Geburtstage und Feste zu vermerken.
Papier oder EDV?
Die meisten Geschäftsvorgänge können Sie ganz nach Belieben entweder schriftlich oder per PC festhalten. Der elektronische Weg ist nicht nur platzsparend, sondern auch sehr viel übersichtlicher. Mit nur wenigen Klicks gelangt man zu dem gewünschten Vorgang. Dies empfiehlt sich vor allem bei großen Unternehmen. Da alle Belege und Geschäftsvorgänge eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren besitzen, benötigt man bei schriftlichen Belegen und Formularbüchern Unmengen an Platz. Zudem wird die elektronische Sicherung und Erstellung einer Buchführung immer beliebter.
Bei Formularbüchern haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Ausführungen und Formaten. Zudem können Sie sich zwischen selbstdurchschreibenden Formularen oder Formularen mit einer Kohle- oder Blaupapiereinlage entscheiden.