Mit einem Aktenordner haben Sie Ihre Ablage unter Kontrolle

Sie sollten in keinem Büro fehlen. Gemeint sind Aktenordner, die wie Bürostühle, der Schreibtisch oder PC einfach zur Grundausstattung gehören. In Ordner bewahren Sie die unterschiedlichsten Schriftstücke auf. Damit Sie den Überblick behalten und wichtige Unterlagen schnell wieder finden, sind Aktenordner die ideale Lösung. Denn eine gute Ablage spart nicht nur Zeit und Kosten, so haben Sie auch alles unter Kontrolle.

Im Gegensatz zu Mappen und Heftern, die meist liegend aufbewahrt werden, gehören Ordner zur stehenden Ablage. Sie finden in Büroregalen oder Aktenschränken Platz, sind kostengünstig in der Anschaffung und schonen das Schriftgut.

Mit Hebelmechanik, Griffloch und Rückenschild

Bei Unite erhalten Sie neben Aktenordnern auch Standardordner. Diese Ordner haben das Standardformat A4 Hochformat und zeichnen sich unter anderem durch die Hebelmechanik, das Griffloch oder den Kantenschutz aus. Selbstverständlich verfügen auch viele Aktenordner über diese Eigenschaften, allerdings nicht alle Modelle. Die eben beschriebenen Kennzeichen bietet Ihnen viele Vorteile. Durch die Hebelmechanik können Sie gelochtes Schriftgut leicht einheften. Um viele Ordner beispielsweise in einer Ordnerdrehsäule nebeneinander aufzubewahren, verfügen sie über so genannte Raumsparschlitze. Das Griffloch ist ein weiterer Vorteil von Ordner, denn es erlaubt Ihnen, den Ordner mit einem Finger aus dem Schrank zu entnehmen. Damit das Schriftgut geschützt ist und keine „Eselsohren“ entstehen, sind Standardordner mit einem Kantenschutz ausgestattet.

Welches Material soll es sein?

Es bleibt Ihnen überlassen, aus welchem Material der Aktenordner bestehen soll. Im Vergleich zu Ordnern aus Pappe oder Hartkarton sind solche aus Kunststoff leichter zu reinigen. Sie können diese feucht abwischen und die Ordner sind nicht so leicht gegen Beschädigungen anfällig. Umweltverträglicher dagegen sind Pappe und Papier, das sie oft aus recyceltem Material bestehen.

Farben mit Symbolwirkung

Mit der passenden Farbauswahl des Aktenordners können Sie auf die Symbolwirkung setzen. Verwenden Sie z. B. rote Ordner, wenn es um Mahnbescheide geht, die beantragt wurden, grüne Ordner für bezahlte Rechnungen, weiße Ordner für Informationsschreiben und gelbe Ordner für Verträge. So haben Sie schnell und sicher den richtigen Ordner in der Hand, ohne erst lange lesen zu müssen, wie er beschriftet ist.

Beschriften Sie den Ordnerrücken

Beschriften Sie die Ordner, so sehen Sie schon von Weitem, um welchen Aktenordner es sich handelt. Ordner mit einer Folientasche am Rücken ermöglichen Ihnen, das Beschriftungsfeld auszutauschen, indem Sie lediglich ein neues Ordnerrückenschild einführen. Bei beklebten Ordnerrücken bleiben immer Rückstände zurück und eine Neubeschriftung ist nicht ganz so einfach möglich. Tipp, verwenden Sie z. B. Piktogramme wie ein Haus, wenn es sich um Mieteinnahmen handelt. Wenn Sie den Ordner per Hand beschriften, schreiben Sie groß und deutlich.

Für eine bessere Übersicht

Für das schnelle Auffinden von Urlaubsscheinen oder Rechnungen benutzen Sie Ordnerregister. So können Sie Vorgängen innerhalb des Aktenordners unterteilen und in kurzer Zeit die notwendigen Unterlagen finden. Benutzen Sie auch Signalreiter, um Markierungen zu setzen und eine deutlich bessere Übersicht zu erreichen. Um mehrere Vorgänge in einem Ordner aufzubewahren und sie ordentlich abzugrenzen, verwenden Sie am besten Trennblätter.

Weitere Formate

Sie suchen eine Möglichkeit, um technische Zeichnungen oder Kontoauszüge abzuheften? Unite bietet Ihnen nicht nur das Standardformat A4, auch Sonderformate wie z. B. A3 Hochformat, A4 Querformat oder A5 Querformat sind erhältlich.

Denken Sie an die Aufbewahrungsfristen

Regelmäßig sollten Sie Ihre Unterlagen sortieren, auch die im Archiv befindlichen. Werfen Sie weg, was nicht mehr benötigt wird, aber achten Sie auf Aufbewahrungsfirsten:

• Sechs Jahre müssen beispielsweise empfangene und abgesandte Handelsbriefe, geschäftliche Unterlagen mit steuerlicher Relevanz aufbewahrt werden.
• Zehn Jahre müssen Bilanzen, Inventare, Handelsbücher und Rechnungen sowie Urkunden aufbewahrt werden.
• Die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit Ende des Kalenderjahres, in denen sie aktiv geworden sind.
• Bei Krankenhausunterlagen sollen Patientenakten und Unterlagen sogar bis dreißig Jahre gelagert und archiviert werden.
• Wenn Fragen auftreten, lesen Sie doch einfach im HGB § 257 und in der Abgabenordnung § 147 nach und Sie werden sehen, einiges kann bestimmt schon weg - oder eben auch nicht.