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Officeanwendungen – für jede Gelegenheit das passende Programm

Im Büro, zuhause oder unterwegs – in modernen Arbeitswelten kann überall gearbeitet werden. Texte schreiben, Präsentationen zeigen, Daten austauschen oder Meetings planen: Für alle diese Arbeiten gibt es Computerprogramme, die das Arbeiten im Büro oder am heimischen Arbeitsplatz erleichtern. Im Handel erhältliche Betriebssysteme sind mit einfachen Versionen von Schreib- oder E-Mail-Programmen ausgestattet, die sehr oft aber nicht den vollen Funktionsumfang bieten, der im Office-Alltag benötigt wird. Für eine umfassende Ausstattung sind sowohl Einzelprogramme als auch  Office-Pakete erhältlich, die eine Zusammenstellung der für das Büro gebräuchlichen Büro-Software enthalten.

Office-Pakete

Viele Hersteller von Betriebssystemen bieten Office Suiten für ihre Betriebssysteme an. Oft sind diese auch mit anderen Betriebssystemen kompatibel. Bei den Suiten handelt es sich um eine Sammlung der wichtigsten im Büro benötigten Programme. Der Vorteil: Die Programme sind untereinander kompatibel und der Support gegenüber kostenlosen Programmen ist umfassender. Gängige Office-Pakete enthalten zumeist Software für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation sowie ein Datenbank-Programm. Mitunter werden diese „Kerninhalte“ durch Software für die Adress-, Termin- und Aufgabenverwaltung, E-Mail-Programme und Buchhaltungssoftware ergänzt.

Textverarbeitung

Texte, Briefe, Reports oder Protokolle werden im Büroalltag mit Hilfe eines Textverarbeitungsprogramms erstellt. Diese Programme bieten heutzutage über die reine Texterfassung hinaus zahlreiche Zusatzfunktionen, die das Arbeiten erheblich erleichtern. Neben einer integrierten Rechtschreib- und Grammatikprüfung, Möglichkeiten der Textüberarbeitung und Indexerstellung bieten die Anwendungen auch zahlreiche Layout- und Formatierungsfunktionen an. Grafiken und Tabellen lassen sich einbinden, Texte in Abschnitte einteilen sowie Seitenzahlen, Kopf- und Fußzeilen einfügen. Mittels Formatvorlagen können Dateien einheitlich gestaltet werden, Textbausteine helfen bei der Einbindung wiederkehrender Inhalte. 

Tabellenkalkulation

Mittels Software zur Tabellenkalkulation lassen sich Rechenanwendungen übersichtlich auflisten, bearbeiten und präsentieren. Kalkulationssoftware erleichtert das Erstellen von Tabellen bzw. Übersichten und bietet eine Reihe von betriebswirtschaftlich relevanten Funktionen (etwa die Darstellung von Diagrammen oder die Verarbeitung importierter XML-Daten. Integrierte Berechnungsfunktionen können Ihnen viel Ihrer mathematischen Arbeit abnehmen, denn die Programme sind wahre Zahlenmeister.  Darüber hinaus unterstützt die Software in der Regel Makros, das heißt, dass benutzerdefinierte Formeln, Algorithmen und kleinere Programmroutinen in die Kalkulation eingebunden werden können.    

Präsentationen und Grafiken

Niemand mag langweilige Reden. Mit Bildern und Zahlen lassen sich Ihre Argumente besser verkaufen und veranschaulichen. Präsentationsprogramme unterstützen die Erarbeitung und Präsentation eines Vortrages oder Referates. Auf den einzelnen Präsentationsfolien können Texte, Bilder, Diagramme und Film- bzw. Musikinhalte miteinander kombiniert werden. Mittels im Programm integrierter Vorlagen lässt sich unkompliziert ein einheitliches Layout für die gesamte Präsentation erstellen. Präsentationsprogramme werden im Übrigen nicht nur für die Erstellung von Präsentationsfolien genutzt, ebenso lassen sich damit sehr gut Handouts, Tischvorlagen und sogar einfache Poster erzeugen.         

E-Mail

Ohne E-Mails ist der berufliche Alltag heute kaum noch denkbar. Schnell, günstig und universell einsetzbar können mit der E-Mail gleichzeitig mehrere Empfänger oder Gruppen angesprochen werden. E-Mail-Clients sind Programme, mit denen E-Mails geschrieben, versendet, empfangen und gelesen werden können. Dem Benutzer stehen zur Speicherung, Archivierung und Strukturierung der Mails mehrere Ordner zur Verfügung. Es können Dateianhänge in Form von Dokumenten oder Bildern angehängt werden, außerdem bieten die meisten Programme viele Zusatzfunktionen wie z.B. die  Zustellbestätigung. Zu beachten ist, dass E-Mail Programme einen Mailserver voraussetzen. Von dort holt der Client die E-Mail entweder ab und speichert sie lokal (POP3), oder aber der Client liest die E-Mail direkt auf dem Mailserver (IMAP).     

Kalender- und Organisationssoftware

Die richtige Zeitorganisation ist wichtig. So vergessen Sie keine wichtigen Termine und Kollegen können mit Ihnen Meetings vereinbaren. Funktionelle Kalenderprogramme helfen bei der Terminverwaltung: Sie können einzeln für sich einen individuellen Kalender anlegen oder einen öffentlichen Kalender, auf den auch Ihre Kollegen zugreifen können. Weiterhin ist das Erstellen von Gruppenterminen, welche durch E-Mails mitgeteilt werden können, bei vielen Programmen verbreitet. Meist sind Kalender in E-Mail-Programmen integriert.
Darüber hinaus bieten einige dieser Programme bereits grundlegende Funktionalitäten für das Projektmanagement wie etwa ein Zeiterfassungstool oder der Datenversand aus dem Kalender heraus.   

PDF

Beim Versenden von Dokumenten, im Druckgeschäft, bei Prospekten oder in Ihrem Downloadbereich – Sie werden immer wieder auf PDF-Dateien stoßen. PDF ist ein plattformunabhängiges Dateiformat, das eine originalgetreue Widergabe des Inhalts (Text, Bild oder beides) auf jedem Computer ermöglicht. Ein dafür benötigtes Leseprogramm ist in der Regel bei Betriebssystemen als Standard integriert. Sollte das nicht der Fall sein, gibt es entsprechende Reader meist kostenlos zum Download. Zudem können bei Büchern und Prospekten Lesezeichen und Bookmarks hinzugefügt werden, viele PDF-Reader erlauben das Erstellen von Randnotizen und Kommentaren. Etwas anders sieht es bei der Erstellung von PDF-Dateien aus. Zwar können inzwischen immer mehr Textverarbeitungs- oder Layoutprogramme ihre Inhalte auch als PDF exportieren, für das Bearbeiten von  PDFs (bspw. Umstellen, Hinzufügen oder Löschen einzelner Seiten mehrseitiger PDFs) wird meist ein separates Programm benötigt.  

Gestalten, verwalten, notieren, skizzieren

Weitere (zum Teil bei Office-Paketen enthaltene) Software besteht aus  Programmen für Dokumentenverwaltung, Desktop-Publishing und Datenbankmanagement. Zudem gibt es spezialisierte Software für die Erstellung von Scribbles oder Mind-Maps, Flussdiagrammen oder Notizen.        

Open Source

Wie in anderen Software-Bereichen auch, gibt es für Office-Anwendungen eine Reihe von Open Source-Entwicklungen. Über die Leistungsfähigkeit dieser Programme lässt sich schwer ein generelles Urteil fällen, die standardisierten Funktionen für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation und andere Office-Anwendungen sind in der Regel auch mit Open Source-Programmen realisierbar. 

Für den Einsatz im betrieblichen und kommerziellen Umfeld sind diese Programme meist nur bedingt geeignet: Einerseits kommt es mitunter zu Kompatibilitätsproblemen (Dateiformate, Einzelformatierungen, Attribute) beim Austausch mit anderen Programmen oder bei der Verwendung von Datenmaterial externer Quellen. Zudem ist für Open Source-Produkte meist kein professioneller oder nur eingeschränkter Support vorhanden. Das kann dazu führen, dass Sicherheitslücken verspätet oder gar nicht geschlossen werden  oder die Weiterentwicklung eines Produktes „über Nacht“ eingestellt wird. Weiterhin gibt es keine Open Source-Zertifizierungen für Hard- und Software.    

Haben Sie Hinweise, Verbesserungs- oder Korrekturvorschläge zum Ratgebertext Officeanwendungen, dann informieren Sie uns bitte per Formular.

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