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PDF – das kostenlose, internationale Standardformat

Ob als Webanhang, im Druck oder Werbebroschüre - die PDF-Datei ist nicht mehr wegzudenken. Längst ist das Portable Document Format eines der führenden Formate im medialen Sektor. Es wird sowohl auf dem amerikanischen, europäischen und asiatischen Kontinent benutzt. Seit Mitte 2008 ist der PDF ISO-Standard als offener, kostenloser Standard eingeführt worden.
Das Dokument ist weder von einer Plattform noch von Hard- und Software abhängig und deshalb auf allen Betriebssystemen abspielbar und zwar immer in der gleichen Ansicht. Einmal gespeichert ist es ohne Zugriff des Autors nicht mehr veränderbar. Das ist der wesentliche Unterschied zu allen gängigen Office-Textdateien. Inhaltlich können neben Text auch Grafiken und Bilder gespeichert werden. Zusätzlich ist ein anklickbares Inhaltsverzeichnis eines der Hauptmerkmale einer PDF-Datei.

Indizierung der PDF

Lange PDF-Dateien benötigen, wie bei einem gewöhnlichen Buch oder langen Text, ein Inhaltsverzeichnis. Die kann automatisch beim Erstellen der Datei generiert oder frei gesetzt werden. Hierdurch kann man in einer extra Lesezeichensymbolleiste das Inhaltsverzeichnis anzeigen lassen und durch Anklicken des jeweiligen Kapitels auch direkt in der PDF-Datei hin- und herspringen. Das erleichtert den Überblick und hilft beim schnellen Navigieren.

Codierung

Durch das PostScript-Verfahren wird festgelegt, inwieweit die Seite im Aufbau, Schriftnutzung, Text, Druck und Seitenanzahl generiert wird. Die Sprache ist komplex und wird durch Programme einfach für den Endbenutzer umgesetzt. Im Anschluss kann aus dem Text und dem Verfahren zum Erstellen von PDF-Dateien die eigentliche, nicht-editierbare PDF-Datei generiert werden. Das erledigen moderne Programme von alleine, so dass keine besonderen Kenntnisse vorhanden sein müssen.

Dokumentenschutz mit PDF

Grundsätzlich ist es möglich, die fertige Datei mit einer 40 oder sehr sicheren 128 Bit-Verschlüsselung zu schützen. Dies geschieht per Passwort. Der Vorteil ist, dass nur ein festgelegter Personenkreis die Datei lesen kann.

Weitere wichtige Funktionen und Möglichkeiten

Verschiedene PDF-Betrachter bieten besonders nützliche Zusatzfunktionen wie das Versehen mit Notizen direkt in der Datei oder das Kommentieren von Textpassagen. Auch ist das Anhängen von Dateien möglich. Ein wesentlicher Vorteil ist, dass PDF-Dateien grundsätzlich auf so gut wie allen Plattformen abspielbar sind. Seien es Mobiltelefone (Smartphones), PDAs, Net- und Notebooks, PCs oder Tablet-PCs, für alle Plattformen gibt es so genannte PDF-Viewer (oder auch Reader genannt). Das PDF-Format wird auch zum Lesen von eBooks verwendet.