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Die richtige Bürosoftware ist wichtig

Im Büroalltag braucht man verschiedene Arbeitsabläufe und Materialien immer wieder. Seien es Adressbücher, Etiketten, Präsentationen, Übersetzungsprogramme oder PDF-Dokumente auf dem Computer. Für all diese Abläufe gibt es heutzutage auch Software. Diese erleichtern einem den alltäglichen Betrieb im Büro. Somit muss man nicht immer wieder einzelne Sachen neu anlegen, sondern kann diese eventuell einfach kopieren.

Multifunktionale Programme

Oft sind Programme heutzutage multifunktional. So besitzen gute Schreibprogramme eigene Wörterbücher und eine Rechtschreibung-Erkennungsfunktion. Auch ein Tabellenerstellungstool ist mitunter praktisch. Auch können Sie Etiketten verarbeiten und verschiedene Druckformate oder PDF-Dateien erstellen. Wenn Sie an mehreren Orten oder mit Kollegen gleichzeitig an einer Datei arbeiten wollen, so bieten verschiedene Hersteller Onlinelösungen hierfür an. Mit Zusatzsoftware können auch ältere Versionen meist angepasst werden. Sie müssen allerdings auf die Kompatibilität achten.

PDF - das beliebte Format

PDF ist ein weltweiter Standard bei der Erstellung von Rechnungen oder Handouts. Kataloge und andere weitere Produkte werden mittlerweile in diesem Format verbreitet. Sie sollten darauf achten, dass Sie dieses Format erstellen können. Ihre Kunden werden es sicher bevorzugen. Gegenüber einer Schriftdatei von anderen Programmen ist eine PDF-Datei gegen das Editieren geschützt. Außerdem ist das Dokument somit als fertiges Drucklayout optimal gespeichert.

Adressbücher

Viele Kunden besitzen ein umfangreiches Adressbuch. Ändert sich einmal eine Telefonnummer oder eine Kontonummer, so müssen Sie auf herkömmliche Art die Karteikarte ändern oder gar neu anlegen. Mit einer PC-unterstützten Software ist das heutzutage in Sekunden erledigt. Viele E-Mail-Programme haben ein integriertes Adressbuch, welche sogar über das PC-Netzwerk untereinander von allen Teilnehmern benutzt werden kann. Auch das Erstellen einer elektronischen vCard (.vcf) ist mit vielen Programmen möglich. Diese elektronischen Visitenkarten kann man dann als Anhang an seine Geschäfts-E-Mails anhängen oder auch ganz einfach per E-Mail versenden. Jedes Standardbetriebssystem hat eine solche Verarbeitung einer .vcf-Datei ab Werk integriert. Somit können diese von den meisten Ihrer Kunden direkt geöffnet werden.

Officeanwendungen

Seien es Schreiben, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen für Ihre Beamervorstellung. Für diese Fälle gibt es heutzutage sehr effektive und professionelle Software. Officeanwendungen bekommen Sie entweder einzeln oder als komplette Suite von einem Anbieter. Häufig benötigen Sie ein Schreib-, Tabellenkalkulations-, Email-, Kalender- und Präsentationsprogramm. Jede gute Softwaresammlung umfasst alle diese Bereiche und Sie haben den Vorteil, dass Sie nur einen Anbieter als Ansprechpartner haben. Sollten Probleme und Fragen bei der Benutzung auftauchen, müssen Sie sich nicht an verschiedene Supportcenter wenden.
Die Software ist meist sehr komplex, das heißt, Sie sollten Erfahrungen bei der Verwendung dieser Programme besitzen, allerdings bieten sie Ihnen auch eine komplexe Hilfe an. Sehr oft haben Mitarbeiter schon Erfahrungen mit Officeanwendungen zu Hause und besitzen somit Grundkenntnisse in den Anwendungen. Wollen Sie allerdings alle Funktionen optimal ausschöpfen, sollten Sie ein wenig Zeit zum Erlernen aller Funktionen aufbringen.

Übersetzungsprogramme

Bei Übersetzungssoftware gibt es im Wesentlichen die Programme, welche ganze Texte auf einmal übersetzen können. Allerdings ist hierbei Vorsicht geboten, da Sie den Übersetzungen dieser Programme blind vertrauen sollten.
Als Alternative bleibt die Einzelwortübersetzung. Also ein elektronisches Wörterbuch für entweder eine einzige Sprache wie Deutsch-Englisch oder gleich mehrere Sprachen weltweit. Die gängigsten Wörterbücher beherrschen eine Wortsammlung aus dem Englischen, Französischen, Italienischen, Russischen und Spanischen. Es gibt natürlich auch für Asien (Chinesisch, Japanisch oder Koreanisch) Wörterbücher, diese sind allerdings meist als einzelne Zusatzbereiche zu der jeweiligen Software. Hier kann es sehr viele unterschiedliche Programmversionen geben, Sie sollten Sich daher genau informieren, welchen Bereich Sie benötigen.

Internetshops bzw. Projektmanager

Das Erstellen eines Internetshops ist heutzutage mit nur wenig Wissen realisierbar. Hierzu gibt es weit entwickelte Web Shop Software, die die Erstellung eines Shops kinderleicht umsetzt. Sie müssen sich nur entscheiden, ob Sie einen webbasierten Shop eröffnen möchten oder einen eigenen Server besitzen. Das Programm sollte in diesem Fall die Serversynchronisation unterstützen. Somit können Sie direkt an Ihrem PC den Shop erstellen, ins Internet laden und eröffnen. Die Wartung ist dann relativ einfach, da Sie direkt auf den Shop zugreifen können.

Webbasierte Shopsysteme

Bei webbasierten Shopsystemen ist noch ein Dritter dazwischen. Sie können mit Ihrer Software den Shop erstellen, allerdings nur auf dem webbasierten Shopsystem des Anbieters integrieren und somit haben Sie nicht die volle Kontrolle über Ihre Daten. Hier müssen Sie sich vorher informieren, was Ihr Programm unterstützt bzw. leisten kann. Auch sind Abonnements teilweise nutzbar, so dass Sie den Shop auf Ihrem PC erstellen und der Webspace von einem professionellen Anbieter gestellt wird. Meistens gegen eine Gebühr.

Projektmanager

Projektmanager hingegen können meistens nur Kampagnen unterstützen. Sie setzen einen Shop meistens voraus und Sie können mit dieser Projektmanagement-Software lediglich die Übersicht waren oder eine Werbekampagne erstellen. Dabei ist jede Software im Einzelnen sehr speziell und umfasst teilweise sehr viele Funktionen.

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