Die Formularbox hält lose Dokumente geordnet zusammen
Die Formularbox wird aus verschiedenen Gründen gerne genutzt:
- zur Ablage von Belegen oder
- zur Vorhaltung von Formularen bzw.
- als Aufbewahrungsbox für Urkunden größeren Umfangs.
Die Urkunden- und Formularbox trägt zur Ordnung und
Archivierung bei, weil keine Blätter oder Belege verloren gehen können. Je nach konkreter Ausgestaltung wird die Formularbox auch oder
Belegfach genannt.
Wer die Formularbox benötigt
Unternehmen, die regelmäßig mit gleichen
Vordrucken arbeiten, benötigen die Formularbox ebenso wie die öffentliche Verwaltung z.B. in puncto Liegenschaftsverwaltung oder Anwalts- und Notariatsbüros, die die Unterlagen Ihrer Klientel aufbewahren. Auch bei Gerichten, wie dem Nachlassgericht findet man nach Aktenzeichen sortierte Patientenverfügungen, Testamente mit und ohne Vertragsanlagen und vieles mehr.
Die Formen
Formularboxen sind in verschiedenen Formen erhältlich, je nachdem wie man Formulare, Dokumente, Belege oder Urkunden aufbewahren bzw. griffbereit halten will, kann die gewünschte Form gewählt werden. Die Formen reichen von liegenden, übereinander gelagerten, offenen Fächern in DIN-A4 bzw. DIN-A5-Größe bis hin zu nebeneinander stehenden Fächern. Sind die Fächer nach allen Seiten hin geschlossen, spricht man auch von Boxen. Während offene Fächer staubanfällig sind, aber schnellen Zugriff erlauben, bieten die geschlossenen Boxen gute Stapelmöglichkeiten und Schutz vor Schmutz. Im Einzelfall gibt es Formularboxen auch als Standhilfe für Ordner, so dass der Schreibtisch immer sauber und ordentlich aussieht und halbvolle Ordner nicht umkippen können.
Die Anzahl an Fächern
Bei der Boxwahl sollte man die konkrete Verwendung der Formular- bzw. Belegbox vorher einschätzen, um die richtige Anzahl an Fächern zu bestellen. Ebenso sollte man die passende Größe der Box festlegen. Dokumente und Urkunden werden in Deutschland zu allermeist noch im DIN-A4-Format erstellt.
Aus welchem Material bestehen Formularboxen?
Egal, ob es sich um große oder kleine Boxen bzw. Ständer für Formulare handelt, das Material variiert. Es gibt Boxen aus Kunststoff oder aus Pappe, bzw. auch aus Pappe aber stoffbezogen. Pappe und stoffbezogene Behältnisse werden am besten mit einem Staubwedel gereinigt, während Kunststoff zu Reinigungszwecken auch meistens einem feuchten Lappen zugänglich bleibt.