Rechnungseingangsbücher erfüllen die gesetzlichen Vorgaben
Jede Firma muss ihre Bücher gemäß den rechtlichen Vorschriften führen. Dies ist unter anderem in der Abgabenordnung, im Handelsgesetzbuch und im Umsatzsteuergesetz festgelegt. Ein wichtiges Kriterium ist dabei die Erfassung der eingehenden Rechnungen und Waren. Spezielle
Finanzformulare helfen dabei.
Rechnungseingangsbücher und Rechnungsausgangsbücher leisten auch im EDV-Zeitalter gute Dienste: In kleinen Betrieben oder Unternehmen, die nur wenige Rechnungen ausstellen, genügt die handschriftliche Aufzeichnung.
Verschiedene Formularbücher
Rechnungseingangsbücher sind nicht nur für die Aufnahme von Rechnungen vorgesehen, auch eingehende Waren können Sie darin erfassen. Sie erhalten die
Formularbücher normalerweise im Format DIN A4. Sie sind mit Leim oder Faden gebunden und durch einen festen Umschlag aus Kunststoff oder Karton geschützt. Die einzelnen Ausführungen unterscheiden sich in der Anzahl und Anordnung der Spalten sowie der Blattzahl. Die Spalten erstrecken sich über eine bis zwei DIN-A4-Seiten.
Folgende Spalten und Felder sind bei allen Büchern vorhanden:
- Zeitraum der Erfassung, z. B. Woche oder Monat und Jahr
- Seitenzahl
- Laufende Nummer
- Belegnummer
- Liefer- oder Rechnungsdatum
- Name des Lieferanten
- Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
- Rechnungsbetrag brutto mit enthaltener Vorsteuer, optional aufgeteilt in Warenkosten und Nebenkosten
- Umsatzsteuersatz
- Vorsteuerbetrag
- Abzugsbeträge für Skonti oder Reklamationen
- Datum der Zahlung
Möglich sind zusätzlich diese Spalten:
- Zahlungsziel (Datum)
- Seitenaddition mit Übertrag der vorhergehenden Seite und Gesamtbetrag
- Prüfvermerke
- Erweiterte Spalten zur Aufteilung des Rechnungsbetrages in Kosten- oder Warengruppen
- Erweiterte Spalten zur Aufteilung der Waren nach Steuersätzen
Pro und Contra
Formularbücher sind sicherlich nicht mehr die übliche Form für die Erfassung von Geschäftsvorfällen. EDV-Listen liefern übersichtlich in Sekundenschnelle die gewünschten Informationen. Dennoch ist die handschriftliche Erfassung im Rechnungseingangsbuch unkompliziert und bequem. Anhand der freien Spalten sehen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen Sie noch bezahlen müssen. Dies gilt selbstverständlich nur für Unternehmen mit wenig Rechnungsaufkommen. Welches System Sie verwenden, hängt also letztendlich von zwei Punkten ab: Arbeiten Sie lieber mit einem Computerprogramm, oder bevorzugen Sie die handschriftliche Variante? Sind die eingehenden Rechnungen in Ihrer Firma überschaubar?
Tipps
Bitte sehen Sie sich vor dem Kauf die Spalten sorgfältig an. Das Rechnungseingangsbuch für Ihre Firma sollte idealerweise nur die notwendigen Spalten enthalten. Für Kleinbetriebe genügen die Standardbücher über eine DIN-A4-Seite.
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