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Für professionelles Dokumentenmanagement ein Muss: der Dokumentenscanner

Dokumentenscanner sind die erste Wahl, wenn es um die Digitalisierung und Archivierung großer Mengen an textbasierten Dokumenten geht. Üblicherweise fallen im Unternehmen verschiedenste Arten von Dokumenten an, die der gesetzlichen Archivierung unterliegen. Hierbei leisten die eigens zu diesem Zweck angebotenen Dokumentenscanner gute Dienste.

Welche Vorteile bieten diese Scanner?

Von herkömmlichen Scannern unterscheiden sich Dokumentenscanner in vielerlei Hinsicht.
Professionelle Geräte verfügen über eine sehr solide Mechanik, die für mehrere hundert bis zu einigen tausend Scanvorgängen täglich ausgelegt und dementsprechend robust und schwer konstruiert ist.

Die Auflösung von Dokumentenscannern ist im Vergleich zu herkömmlichen Flachbettscannern relativ gering. Meist liegt sie bei 600 x 600 dpi, ist also für das Scannen von Fotos oder gar Dias ungeeignet. Für das Digitalisieren von Texten ist diese Auflösungsstufe jedoch optimal.

Die Geräte weisen normalerweise ab Werk einen Einzelblatteinzug auf. Bei Dokumentenscannern, die nach dem Flachbett-Prinzip arbeiten, wird das Dokument aus dem Einzug auf eine Glasplatte transportiert und dort gescannt. Anschließend wird es in einem zweiten Fach abgelegt. Bei einfacheren Modellen werden mehrere Vorlagen von oben in einem Fach deponiert und zum Scannen an einer feststehenden Sensorenzeile vorbeigeführt. Dieses Verfahren ist in der Konstruktion kostengünstig, da die bei Scannern nach dem Flachbett-Prinzip übliche aufwändige Schlittenmechanik und -steuerung eingespart wird.

Viele Dokumentenscanner, die über einen automatischen Einzug verfügen, können auch Duplexscans anfertigen, also zweiseitig bedruckte Vorlagen in einem Arbeitsgang digitalisieren.

Im Gegensatz zu handelsüblichen Flachbettscannern sind Dokumentenscanner in vielen Fällen noch zusätzlich mit Ultra-SCSI-Schnittstellen ausgestattet, die einen Betrieb in professionellen Umgebungen gestatten. Einige Geräte sind zudem auch mit FireWire-Anschlüssen versehen, die ebenfalls eine höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit gestatten als der USB 2.0-Bus.

Bei manchen Dokumentenscannern wird ab Werk bereits spezielle OCR-Software (Optical Character Recognition) zur Texterkennung und digitalen Weiterverarbeitung mitgeliefert.

Oft werden bei Geräten mit zusätzlicher SCSI- oder FireWire-Schnittstelle die entsprechenden Hostadapter oder Controller gleich ab Werk mitgeliefert, so dass keine Schnittstellenkarte gesondert beschafft werden muss.
Für spezielle Anforderungen sind auch Dokumentenscanner erhältlich, die deutlich größere Papierformate als DIN A4 oder die US-amerikanischen Größen Letter und Legal verarbeiten.

Tipps für die Beschaffung und den Einsatz von Dokumentenscannern

• Achten Sie bei der Neubeschaffung eines Dokumentenscanners auf die richtige Dimensionierung. Es empfiehlt sich, in Zweifelsfällen eher ein leistungsfähigeres Gerät zu wählen, insbesondere auch dann, wenn mittelfristig im Unternehmen mit einem steigenden Archivierungsbedarf gerechnet wird. Bedenken Sie, dass gute Dokumentenscanner mit entsprechender Ausstattung mehrere tausend Euro kosten können und daher auch für einen langen Lebenszyklus ausgelegt sein sollten.
• Die Langlebigkeit der Optik spielt bei Dokumentenscannern eine ebenfalls nicht zu unterschätzende Rolle. Gute Geräte verfügen über einen CCD-Sensor (Charge Coupled Device) zur Abtastung, während in einfacheren Systemen meist ein CIS-Sensor (Contact Image Sensor) verwendet wird. Letztgenannte Technologie kann insbesondere bei Dokumenten mit sehr kleinen Schriften Probleme bei der Erfassung haben.
• Sofern der Dokumentenscanner überwiegend automatisiert arbeiten soll, empfiehlt es sich, auf die mechanische Beschaffenheit der Dokumentenzuführung zu achten. Der Einzelblatteinzug sollte dabei möglichst ausreichend dimensioniert sein, um 100 Blätter oder mehr aufnehmen zu können. Sofern Sie sich nicht schlüssig sind, ob auch beidseitig bedruckte Vorlagen gescannt werden müssen, sollte das zu beschaffende Gerät zumindest die Option des Duplex-Betriebs bieten.
• Achten Sie beim Kauf auf die Technik der Lichtquelle: Bei hochwertigen Geräten werden so genannte Kaltlichtröhren verwendet, um die Vorlage zu erhellen. Diese Technik war bis vor wenigen Jahren Standard bei nahezu allen Scannern und liefert sehr gute Scanergebnisse. In Scannern mit CIS-Sensor sind dagegen meistens LED-Zeilen zur Beleuchtung verbaut. Diese sind kostengünstiger in der Herstellung als Kaltlichtröhren, liefern jedoch qualitativ nicht die Ergebnisse der Röhrentechnologie.