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Sichtreiter – nutzen Sie die Vorteile in der Registratur

Um sich in der Hängeregistratur gut zurecht zu finden und einen schnellen Überblick über Inhalt und Ablageort der einzelnen Vorgänge zu bekommen, werden Sichtreiter genutzt. Diese kleinen Helfer stehen leicht über, können flexibel an den Registraturmappen angebracht und individuell beschriftet werden. Sie ermöglichen dadurch dem Anwender nicht nur schnellen Zugriff, ohne jede einzelne Akte zu durchsuchen, sondern auch eine bleibende Ordnung in der Ablage, da alles nach Gebrauch leicht wieder einsortiert werden kann.

Anbringen leicht gemacht

Sichtreiter lassen sich leicht auf den Karton der Hängemappe oder des Hängehefters aufstecken. Hierbei sollten Sie berücksichtigen, für welche Art von Ordnungsmittel der Sichtreiter geeignet ist. Begründet in der Art der Ablage ist der Aufnahmerücken des Hängehefters bei voller Belegung breiter und lässt einem ungeeigneten Sichtreiter kaum Platz, ordentlich und fest angeklemmt zu werden. Bei Hängemappen wird der Sichtreiter einfach an eine Pappwand der Mappe geklemmt, das Öffnen und Schließen der Mappe bleibt unabhängig vom Füllstand möglich. Auch der Sichtreiter lässt sich jederzeit einfach anbringen und entfernen.

Aus Metall oder Plastik

Ob der Clip aus Metall besteht und eine robuste Halterung erlaubt oder der Einschub aus Plastik gefertigt ist - der Sichtreiter sollte fest und doch nicht starr angebracht sein. Ein Ab- und Verrutschen beim Entnehmen der Mappe aus der Registratur sollte möglichst unterbleiben. Andererseits ist es sinnvoll, wenn sich der Reiter verschieben lässt, um bei zusätzlich eingestellten Mappen ins Ordnungssystem nicht erst alle Reiter entfernen und wieder einsetzen zu müssen. So behalten Sie den optimalen Einblick. Achten Sie auf fest einrastende und doch leicht verschiebbare Ausführungen. Berücksichtigen Sie auch, ob Ihre Hängemappe über vorgestanzte Aufnahmen für Sichtreiter verfügt.
Wer den Sichtreiter dennoch häufig entfernt und neu anbringt, sollte in jedem Fall von der Kunststoffvariante Abstand nehmen und sich für einen Metallreiter entscheiden.

Beschriftung der Sichtreiter

Damit die Beschriftung übersichtlich angebracht werden kann, ist nicht nur die Positionierung der Sichtreiter wichtig, auch die Höhe und Breite der Reiter müssen berücksichtigt werden. Hierbei kommt es auf Ihr Ablagesystem an. Arbeiten Sie mit einer alphabetischen Ablage oder nutzen Sie Nummern? Reicht es für Sie aus, lediglich den Beginn eines neuen Buchstabenabschnitts kenntlich zu machen, oder wollen Sie genaue Angaben zum Akteninhalt auf dem Beschriftungsfeld einsehen können?
Je präziser die Informationen ausfallen sollen, desto breiter und höher muss der Sichtreiter werden. Komplette Namen an Akten in der Patientenregistratur stellen andere Platzanforderungen als kurze fünfstellige Postleitzahlen oder das lange Aktenzeichen bei Gericht. Berücksichtigen Sie aber immer, je umfangreicher und detaillierter die Angabe auf dem Sichtreiter, je schneller finden Sie das Gesuchte. Interessant kann es bei umfangreichen Ablagesystemen sein, unterschiedliche Färbungen für die einzelnen Buchstabenbereiche zu verwenden, um noch mehr Übersicht zu schaffen. Hierzu können Sie auf farbige Sichtreiteretiketten zurückgreifen.

Wechseln leicht gemacht

Damit die Beschriftungsetiketten leicht ausgetauscht werden können, empfehlen sich  aufklappbare Sichtreiter. So verhindern Sie einen riesigen Aufwand beim Auswechseln der einzelnen Einleger. Nicht mehr lange herumprobieren und mühsam einfädeln, sondern aufklappen, austauschen, zu klappen, fertig. So wird jeder Namenswechsel zum Kinderspiel und jede neue Zuordnung so einfach wie noch nie. Gerade hierin besteht ein weiterer Vorteil der Sichtreiter. Während Hängemappen mit integrierten Pappreitern nur durch Überkleben nochmal neu eingegliedert werden können, sind einzelne Sichtreiter robust und leicht in der Beschriftung zu verändern und demzufolge mehrfach verwendbar.

Vertikale und laterale Sichtreiter

Berücksichtigen Sie beim Kauf der Sichtreiter, mit welchem Ablagesystem Sie arbeiten. Bei der lateralen Registratur muss der Sichtreiter auch dafür geeignet sein, an den Pendelheftern angebracht zu werden. Die meisten Sichtreiter sind für die viel verwendete vertikale Registratur am Arbeitsplatz und in Registraturschränken ausgelegt. Einige bieten die Möglichkeit, neben der herkömmlichen vertikalen Registratur auch bei lateralen Ablagesystemen in Pendelregistraturregalen eingesetzt zu werden und dabei für den nötigen Überblick zu sorgen.