Support-Portal » Beiträge » Anforderungen an die PDF-Bestellübermittlung

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Bei Nutzung von Mercateo Connect schicken Sie uns Ihre Bestellungen per Schnittstelle in einem XML-Format. Alternativ dazu akzeptieren wir auch PDF-Dateien, an die wir jedoch hohe Anforderungen stellen, um sie in einem automatisierten Prozess verarbeiten zu können.

Anforderungen an die Dokumente

  • Wir nehmen die PDF-Dateien per Mail unter service@mercateo.com entgegen.
  • Es ist wichtig, dass Sie uns pro Bestellung ein eigenes Dokument schicken.
  • Jedes Dokument muss den gleichen Aufbau haben. Wir erwarten Ihre Adresse, das Bestelldatum, etc. immer an der gleichen Stelle.

Inhaltliche Anforderungen

Jedes Dokument muss auf Kopfebene die folgenden Angaben enthalten:

  • Kundennummer
  • Bestelldatum
  • Name des Ansprechpartners/Bestellers
  • Telefonnummer des Ansprechpartners/Bestellers
  • Mailadresse des Ansprechpartners/Bestellers (für Bestellbestätigung, etc.)
  • Lieferadresse
    • eine Lieferadresse pro Bestellung
    • max. 4 Zeilen
      • Lieferadresse I (Firmierung oder ähnliches): max. 70 Zeichen
      • Lieferadresse II (Warenempfänger, Abteilung, o.ä.): max. 35 Zeichen
      • Strasse
      • Ort
  • Rechnungsadresse
    • eine Rechnungsadresse pro Bestellung
    • max. 4 Zeilen
      • Rechnungsadresse I (Firmierung): max. 70 Zeichen
      • Rechnungsadresse II (Ansprechpartner, Abteilung): max. 35 Zeichen
      • Strasse/ Postfach
      • Ort

Die folgenden Informationen können optional angegeben werden:

  • externe Kundenbestellnummer (max. 10 Zeichen)
  • Lieferantennummer
  • Kostenstelle

    • Sofern sie für die komplette Bestellung gilt kann sie auf Kopfebene angegeben werden.
    • Bei verschiedenen Kostenstellen für die einzelne Bestellpositionen müssen diese in der Tabelle in einer separaten Spalte angegebenen werden.
  • Kostenart

    • Sofern sie für die komplette Bestellung gilt kann sie auf Kopfebene angegeben werden.
    • Bei verschiedenen Kostenarten für die einzelne Bestellpositionen müssen diese in der Tabelle in einer separaten Spalte angegebenen werden.

Es folgt eine auf allen Seiten der Bestellung identisch aufgebaute Tabelle, die pro Artikel die folgenden Informationen je in einer eigenen Spalte angibt:

  • Artikelnummer der Artikeldetailseite (diese beginnt nicht mit “C”). Alternativ kann die Warenkorb-ID angegeben werden.
  • Im Warenkorb angezeigter Einzelpreis unter Angabe der Preiseinheit (z. B.: “pro 10 Stück”).
  • Zeilengesamtpreis
  • Position
  • Menge
  • Einheit
  • Artikelname (optional)

Sollten bei der Bestellung Versandkosten anfallen können diese von uns ohne Rückfrage hinzugefügt werden, auch wenn diese auf der Bestellung nicht explizit ausgewiesen sind.

Sollten die von Ihnen angegebenen Preise um bis zu fünf Prozent von den Preisen der Mercateo-Plattform abweichen so passen wir die Preise ohne weiteres Nachfragen an.

Falls möglich verwenden Sie bitte das folgende Template:

Template-Vorlage OCR-Bestellungen


Requirements regarding the PDF order submit

When using Mercateo Connect, you shall send your orders to us through the interface in a XML format. Alternatively, we also accept PDF files, however, for which we have established high requirements in order to be able to process them in an automated process.

Requirements regarding the Documents

  • We shall receive the PDF files sent via email to service@mercateo.com.
  • It is important that you send us a separate document for each order.
  • Every document must have the same structure. We expect you to write your address, the order date etc. always in the same place.

Content Requirements

Every document shall contain the following information in the letterhead:

  • Customer ID – Order date – Name of the contact person / person ordering
  • Telephone number of the contact person / person ordering
  • Email address of the contact person / person ordering (for order confirmation purposes, etc.)
  • Delivery address
    • one delivery address for each order
    • up to 4 lines
    • Delivery address I (company name, or the like): up to 70 characters
    • Delivery address II (receiver of the goods, department, or such like): up to 35 characters
    • Street – City / town
  • Invoice address
    • one invoice address for each order
    • up to 4 lines
      • Invoice address I (company name): up to 70 characters
      • Invoice address II (contact person, department): up to 35 characters
      • Street / post office box
      • City / town

You may optionally indicate the following information:

  • External customer order number (up to 10 characters)
  • Supplier number
  • Cost centre
    • In the case it shall apply to the entire order, it may be indicated in the letterhead.
    • In the case there are different cost centres regarding the individual items of the order, these shall be indicated in a separate column in the table.
  • Cost type
    • In the case it shall apply to the entire order, it may be indicated in the letterhead.
    • In the case there are different cost types regarding the individual items of the order, these shall be indicated in a separate column in the table.

This information shall be followed by a table, which has the same structure on all pages of the order, and which shall indicate the following information for each item in a separate column:

  • Item number as indicated on the webpage displaying the item specifications (this number does not start with a “C”). Alternatively, the shopping cart ID may be indicated.
  • Unit price indicated in the shopping cart specifying the price unit (e.g. “per 10 items”). Shipping costs do not have to be indicated. We will fill in any missing shipping costs that have not been indicated.
  • Total price of each line
  • Position
  • Quantity
  • Unit
  • Item name (optional)

In the event that shipping costs will accrue in connection with the order, we shall be allowed to add these without obtaining your confirmation, even if these are not explicitly indicated in the order.

In the case that the prices indicated by you deviate from the prices at the Mercateo platform by up to 5 per cent, we will adjust the prices without further confirmation from you.

If possible, please use the following template:

Template-OCR-orders