Damit Sie Ihre Kontakte stets parat haben: Visitenkartenscanner
Die Verwaltung von Kontakten vereinfacht sich enorm durch spezielle Visitenkartenscanner, die die Übernahme und Nutzung der Kontaktdaten ohne manuelle Eingabe ermöglichen.
Funktionsprinzip des Visitenkartenscanners
Die speziellen Visitenkartenscanner sind für den mobilen Einsatz optimiert. Sie wiegen bei sehr kompakten Abmessungen lediglich maximal einige hundert Gramm und eignen sich somit bestens für den Road Warrior, der seine Gesprächskontakte unterwegs mit dem Notebook bearbeiten will. Diese Geräte sind dabei meist als Durchzugsscanner nach dem Flachbettprinzip gefertigt, was Papierstaus durch einen gebogenen Papierweg vermeidet. Mit einer Auflösung von 300 oder 600 dpi können die Scanner auch kleinste Schriften zuverlässig einlesen, ohne dass Buchstabensalat entsteht.
Eine spezielle, bei den meisten Visitenkartenscannern im Lieferumfang befindliche
OCR-Software (Optical Character Recognition) sorgt dafür, dass die Kartendaten sofort in Klarschrift konvertiert werden. Da die gängigen OCR-Programme unterschiedlichste Zeichensätze unterstützen, werden auch
Visitenkarten mit fremdsprachigen Schriftzeichen zuverlässig eingescannt. Dabei können die so gewonnenen Daten durch entsprechende Filter ohne weitere manuelle Arbeitsschritte in die gängigen E-Mail-Programme bzw. Bürosoftware übernommen werden, wobei in der Regel vorhandene Feldstrukturen automatisch erkannt werden. Einige Softwarelösungen erlauben auch die grafische Übernahme der kompletten Visitenkarte, so dass diese beim Aufruf des entsprechenden Kontaktes mit angezeigt wird am Monitor.
Technische Merkmale der Visitenkartenscanner
Die kleinen Visitenkartenscanner werden in aller Regel über eine USB-Schnittstelle mit dem PC verbunden. Viele der
Scanner beziehen über das USB-Interface auch die benötigte Betriebsenergie. Einige größere Modelle verfügen jedoch auch über eingebaute Akkus, die einen längeren Betrieb ermöglichen und auch dann von Nutzen sind, wenn die USB-Schnittstelle nicht genügend Energie zum Betrieb des Scanners bereitstellt.
Hochwertige Visitenkartenscanner verfügen zudem über eine eigene „Intelligenz“ mit internem Speicher sowie Wechselmedienanschlüssen, auf denen die gescannten Daten zwischengespeichert werden können, um sie an einem externen Personal Computer ohne direkte Kabelverbindung bearbeiten zu können. Für die Übernahme der Daten auf Handys oder Palm-Geräte sind zudem einige der Scanner mit Infrarotschnittstellen ausgestattet, die auf kurze Entfernung ebenfalls den Datentransfer zuverlässig ermöglichen.
Um mechanische Verschmutzungen und Belastungen zu vermeiden, sind manche Visitenkartenscanner zusätzlich mit Abdeckklappen für den Papierweg und die Lichtzeile ausgestattet.
Spezielle Softwaremerkmale
Die den Visitenkartenscannern meist beigelegte Software bietet in der Regel nicht nur die üblichen Scan-Funktionen, sondern teils auch Zusatznutzen wie beispielsweise eine Datenbankfunktion. Damit lassen sich Kontaktdatenbanken am PC verwalten, wobei diese auch verschlüsselt und passwortgeschützt abgelegt werden können. Dies ist insbesondere dann von Nutzen, wenn an einem PC mehrere Anwender arbeiten. Einige der Softwarelösungen stellen zudem eine Konvertierungsfunktion zur Verfügung, mit deren Hilfe die eingescannten Daten der Visitenkarten in Standard-Office-Programmen oder auch branchenspezifischen Lösungen wie Warenwirtschaftssystemen oder ERP-Modulen weiterverarbeitet werden können. Eine zeitraubende und fehleranfällige manuelle Eingabe der Daten wird somit überflüssig.
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