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„Software Lizenzen“
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Lizenzen: übersichtlicher, effektiver und wirtschaftlicher Einsatz von Software im Unternehmen

Nicht nur in Großkonzernen, auch in kleinen Unternehmen werden IT- und EDV-Verantwortliche immer wieder vor Probleme gestellt, wenn zusätzliche Software beschafft, bereits bestehende erneuert oder verwaltet werden muss. Mögliche Gründe: im Unternehmen sind verschiedene Software-Versionen eines Programms im Einsatz, unbewusst wurden auf Computern Anwendungsprogramme installiert, für die es gar keine Nutzungslizenz gibt oder die wirtschaftlich schlimmste Möglichkeit: es gibt bereits viele ungenutzte Lizenzen im Unternehmen, nur keiner hat einen Überblick darüber und so wird unnötig, meist teure, Software immer wieder neu gekauft. Softwarelizenzen helfen, den Überblick über eingesetzte Programme zu behalten. Gleichzeitig können Kosten gespart werden, da Hersteller hier oft merkliche Rabatte einräumen.

Beim Kauf einer reinen Lizenz wird in den allermeisten Fällen nur der Nutzungscode erworben bzw. das Recht zum Einsatz der Software auf einer bestimmten Anzahl von Computern. Ein Medium, wie zum Beispiel eine DVD, ist meist nicht mit im Lieferumfang. Die Software wird von den Herstellern entweder online zum Download angeboten oder muss separat erworben werden. Je nachdem, wie viele Lizenzen gekauft werden, räumen die Hersteller großzügige Rabatte ein. Hinzu kommt, dass IT- und EDV-Verantwortliche so sehr einfach den Überblick über Software-Versionen und Anzahl der Lizenzen haben. Eine optimale und einfache Planung etwa neuer Arbeitsplätze ist damit leicht umzusetzen. Für Unternehmen bedeutet das eine enorme Zeit- und Kostenersparnis, da zum Beispiel nicht alle Programme einzeln im Fachhandel gekauft und unzählige Software-Boxen archiviert werden müssen.

Computer-Inventur

Einer der ersten Schritte vor dem Kauf von Software-Lizenzen sollte eine „Inventur“ der bereits bestehenden Programme und Computer-Arbeitsplätze sein. Wichtig sind unter anderem folgende Punkte:
  • Welche Software wird benötigt?
  • Welche benötigten Programme in welchen Versionen sind bereits vorhanden?
  • Auf wie vielen Computern soll die Software eingesetzt werden?
  • Sind alle nötigen Hardware-Voraussetzungen erfüllt?
  • Auf wie vielen Arbeitsplätzen soll das Programm mittelfristig noch installiert werden?
Nun lässt sich eine sehr aussagekräftige Übersicht über den aktuellen „IST-Zustand“ und den gewünschten „SOLL-Zustand“ erstellen und der Kauf unnötiger Lizenzen wird quasi ausgeschlossen. Wenn das gewählte Lizenz-Modell den einzelnen Nachkauf ermöglicht, dann bietet es sich an, so viele Lizenzen zu erwerben, wie gerade benötigt werden. Einige Hersteller bieten auch so genannte Pakete an, die etwa aus 5, 10, 20 oder noch mehr Lizenzen bestehen. Dann sollten Sie, je nach den kurz- oder mittelfristigen Beschaffungsplänen, eventuell einige Lizenzen auf „Vorrat“ kaufen.

Wer sich bindet…

Viele Hersteller bieten verschiedene Lizenzmodelle für ihre Software an. Wichtig sind dabei unter anderem die Laufzeiten. Einige enden nach dem vereinbarten Datum, andere wiederum verlängern sich automatisch. Geprüft werden sollte auch, ob Zusatzfeatures, wie Support und Online-Schulungen, im Lizenzmodell enthalten sind. Wichtig sind zudem eventuelle Einsatz-/Installationsbestimmungen. Denn: manche Verträge legen fest, dass Software nur auf bestimmten Geräten genutzt werden darf.

Haben Sie Hinweise, Verbesserungs- oder Korrekturvorschläge zum Ratgebertext Software Lizenzen, dann informieren Sie uns bitte per Formular.
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