Mit der Hausposttasche das interne Weiterleiten vereinfachen
Auch wenn im elektronischen Zeitalter bei der Kommunikation innerhalb eines Unternehmens immer mehr auf E-Mail und Intranet gesetzt wird, ist die alt hergebrachte Hauspost in vielen Unternehmen dennoch unabdingbar. Um Unterlagen, Dokumente und Informationen in den Rundlauf oder an eine bestimmte Abteilung weiter zu reichen, werden diese in Hausposttaschen verpackt. Besonders in großen Unternehmen mit langen Wegen zwischen den einzelnen Abteilungen oder beim Weitergeben von interner Post unter Filialen sind Hausposttaschen die ideale Lösung.
Gut verpackt in der Hausposttasche
Unterlagen, die in Papierform und abteilungsübergreifend bearbeitet werden müssen, finden Platz beim Weiterreichen in der Hausposttasche. Diese ist meist aus kräftigem Natronpapier und schützt die eingelegten Dokumente vor Verschmutzungen, Beschädigungen und geringere Feuchtigkeitseinwirkungen. Einzelne Seiten können nicht verloren gehen, da die Vorgänge sicher und allumfassend von der Hausposttasche umhüllt werden.
Offen oder geschlossen
Je nach Inhalt und Anforderung an den Datenschutz sollten Sie zwischen verschließbaren, nicht verschließbaren oder gar zu versiegelnden Hausposttaschen unterscheiden. Handelt es sich nicht um vertrauliche oder dem Datenschutz unterliegende Unterlagen, reicht eine offene Hausposttasche aus, diese ist vor allem gut wieder zu verwenden. Versiegelungen hingegen bieten ein Höchstmaß an Sicherheit und lassen den Empfänger erkennen, ob der
Umschlag bereits unberechtigt geöffnet wurde.
Hausposttasche mit Sichtlöchern
Da die Hauspost nicht immer direkt am Schreibtisch deponiert wird, sondern nicht selten in der
Briefablage in den einzelnen Abteilungen für die Hauspost zur Verfügung stehen, sind Hausposttaschen mit Sichtbereich sinnvoll, da man sofort erkennen kann, ob die Tasche leer ist oder neue Unterlagen eingetroffen sind. Zudem kann man über eingestanzte Sichtlöcher auf unterschiedlichen Ebenen prüfen, ob der gesamte Inhalt entnommen wurde und nicht das eine oder andere kleinformatige Blatt noch in der Tasche zurückgeblieben ist.
Rundlauf und Adressierung
Damit die Hauspost auch dort ankommt, wo sie hin soll, sind auf den Taschen Tabellen aufgedruckt, die eine einfache und interne Adressierung ermöglichen. Ein Tabellendruck erlaubt das lückenlose und übersichtliche Beschriften der Hausposttasche und macht sie gleichzeitig mehrfach verwendbar. Durch diese Vorgaben lassen sich Abteilung, Datum und Rundläufe sowie genauer Sachbearbeiter und abschließende Bearbeitungsvermerke und Terminsetzungen einfach und übersichtlich vermerken. Rundläufe sind dank vorgegebenen Abzeichnungsfeldern auch später noch genau nachzuvollziehen.
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