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Geschäftsbücher für Anwälte und Notare sorgen für die nötige Übersicht

Eine Einnahmen-Ausgaben-Überschussrechnung wird erst dann übersichtlich, wenn sie streng chronologisch geführt wird. Im Gegensatz zu einzelnen Formularen zwingen Geschäftsbücher dazu, Vorgangsnummern, die Verarbeitung von Buchhaltungsbelegen zu Journalen oder die Vergabe von Rechnungsnummern so zu gestalten, dass jeder Nummer genau einem Vorgang entspricht. Um diese Vorgänge zu vereinfachen, kommen in Kanzleien unter anderem Geschäftsbücher für Anwälte und Notare zum Einsatz.

Bücher für Anwaltsjournale

Hier weichen die Bücher im Format von den üblichen Papierformaten ab. Als Beispiel gibt es Anwaltsjournalbücher, welche aufgeschlagen Maße von 850 mal 305 Millimeter in Breite mal Höhe bereitstellen. Die Bücher beinhalten meist rot oder blau linierte Blätter, die man je nach Bedarf selbst in mehrere Spalten aufteilen kann. Spalten wie Datum, Vorgangsnummer oder Honorareingang können dabei in den Büchern enthalten sein. Eingetragen werden auch Käufe von Briefmarken, Aktenordnern, Zustellgebühren, Rechnungen für den Internetanschluss, die Miete von Kanzleisoftware, sprich alle Vorgänge, die etwas mit Geld zu tun haben. Für kleine Büros genügen Bücher mit etwa 50 Seiten, während größere Büros gut das drei- bis vierfache an Blättern benötigen.

Bücher für Notare betreffs verwahrter Massen

Die Notarkammern regeln für ihre Bezirke, wie die Notare mit Verwahrungsmassen umzugehen haben. Beispielsweise wird festgelegt, dass in einem bestimmten Gebiet die Eintragungen im Verwahrungsbuch für alle Massen chronologisch zu erfolgen haben, während im Massenbuch für jeden Vorgang getrennt eine Dokumentation zu erfolgen hat, wobei nur innerhalb des einzelnen Kontos chronologisch gebucht wird. Massenbücher besitzen daher alphabetische Register und können durch eine Liste der Anderkonten ergänzt werden. Logischerweise verweisen die Eintragungen zwischen Verwahrungs- und Massenbüchern wechselseitig aufeinander.

Einzelkarten, die sich zu Registern verbinden lassen

Prozessregister werden meist nach Aktenzeichnen sortiert, wobei die erste Ziffer die Nummer der Abteilung, die Buchstaben die zuständige Stelle und anschließend die Vorgangs- und Jahreszahl folgt, und verbunden. Das Aktenzeichen 12 C 599/98 würde bedeuten, das Verfahren wurde als Vorgang 599 im Jahre 1998 vor der 12ten Abteilung der Zivilkammer eröffnet.