Der Ausfertigungshefter - Abschriften des Originals
Eine
Urkunde kann im Original in mehreren Ausfertigungen erstellt werden, wenn die Urkunde die Zahl der Ausfertigungen enthält. In einem Ausfertigungshefter können diese sicher aufbewahrt werden. Zusätzlich können farblich verschiedene Ausfertigungshefter auch dazu verwendet werden, die Beteiligten im Antragsverfahren auseinander zu halten.
Ein typisches Beispiel
Ausfertigungshefter als Bauplanhefter werden im Bauantragsverfahren in einer grünen Mappe als Urschrift für die Bauaufsichtsbehörde, in einer roten Mappe als Ausfertigung für den Bauherrn und in beiger Mappe als Ausfertigung für die Gemeinde eingereicht. Nach landesrechtlichen Vorschriften wie etwa in Nordrhein-Westfalen sind die Blätter der Ausfertigung in einer Weise zu verbinden, die unbeabsichtigtes Trennen nicht ohne weiteres ermöglicht. Dazu sind
Heftklammern, Heftösen,
Klebestreifen oder auch Heftstellen wie die Abheftstelle in den Ausfertigungsheftern erlaubt. Manche Länder wie Bayern schreiben in ihren Verordnungen auch nur, dass die Blätter in geeigneter Weise zu verbinden sind. Hinsichtlich der Ausfertigungen kann daher meistens auf eine
Siegelung verzichtet werden und der Ausfertigungshefter ist ausreichend. Es gilt daher der Grundsatz, dass die Formvorschriften hinsichtlich der Ausfertigungen nicht für alle Verfahrensarten gleich sind.
Unterschiede zu anderen Heftern
Der Ausfertigungshefter trägt entweder auf dem Deckel eine eindeutige Bezeichnung des Vorgangs und den Adressaten in großen Lettern oder besitzt einen transparenten Deckel, durch den man die Urkundenbezeichnung direkt entnehmen kann. In letztem Fall wird die Zuordnung an den richtigen Adressaten durch die Farbe des Hefters getroffen. Zudem sind die Ausfertigungshefter im Gegensatz zu Anwaltsheftern sehr einfach gestaltet: sie besitzen nur einen Deckel, einen Rücken und die einfach gehaltene Heftmechanik. Die Ausfertigungshefter sind dadurch leicht und belasten bei Versand der Ausfertigung mit der Post das Porto nicht mehr als notwendig.
Zusätzliche Vorteile
Am Rücken sind Ausfertigungshefter meist zusätzlich geöst, um in einem
Aktenordner Platz zu finden. Der Karton ist hierbei meist mit ca. 300 pro Gramm pro Quadratmeter recht stabil ausgestaltet und verhindert ein Verknicken der einzelnen, abgehefteten Seiten. Die Ausfertigungen lassen sich so nach Gebrauch auch gut archivieren.
Zum Expertenwissen
