Aktenvernichter – so können Sie
beruhigt schlafen
Ihren
Computer oder
Laptop schützen
Sie mit einer
Firewall oder
Antivirensoftware vor unerlaubtem
Zugriff. Doch wie sieht es mit wichtigen Dokumenten wie Verträgen,
Fehlkopien, Unternehmenskennzahlen, Kreditkartenabrechnungen,
Personal- oder Patientenakten aus, die Sie nicht mehr benötigen? Oft landen diese einfach im Müll,
ohne sie vorher unbrauchbar zu machen. Eine wahre Fundgrube für
Wirtschaftskriminalität und Betrüger! Denn geraten sensible oder
gar geheime Daten in falsche Hände, kann das schwerwiegenden Folgen
haben – wirtschaftliche Schäden, Schadenersatzforderungen oder
sogar Freiheitsstrafen.
Ein Aktenvernichter - auch als
Reißwolf
oder
Schredder bezeichnet - ist ein Gerät zum Vernichten von Papier,
CDs, DVDs sowie Plastikkarten. Mit diesem Gerät zerkleinern Sie
vertrauliche Datenträger in kleine Teile. Somit können diese kaum
mehr zusammengesetzt werden und sind damit vor fremden Zugriff
geschützt.
Wieso sollten Unternehmen Daten vernichten?
Papier ist immer noch der Datenträger
Nummer 1 und daher der
Papierkorb Geheimnisträger Nummer 1. Alle
Papiere, auf denen persönliche Daten wie Name, Adresse,
Telefonnummer oder Kontodaten vermerkt sind, oder schützenswertes
Schriftgut in Form von Firmen Know-how, Verträgen oder Kundenlisten
und sogar Fehlkopien sollten nicht einfach achtlos in den Müll
geworfen werden, sondern mit einem
Aktenvernichter zerkleinert und so
für Dritte unbrauchbar gemacht werden.
Für wen sind meine Daten interessant?
Der Handel mit personenbezogenen Daten
wie beispielsweise Kundendaten boomt. Viele Unternehmen, so genannte
Adresshändler oder Listbroker, haben sich mittlerweile auf den
Handel mit Adressdaten spezialisiert, betreiben dadurch Marktanalyse
oder verkaufen diese an Dritte. Durch den nachlässigen Umgang mit
persönlichen Daten wird es auch Betrügern und anderen Kriminellen
oft leicht gemacht.
Unterschätzen Sie nicht die Gefahren,
die durch Datenmissbrauch entstehen könnten. Bedenken Sie nur, wenn
Vertrags- oder Entwicklungsentwürfe, Strategiepapiere,
Marketingkampagnen, Kreditkartenabrechnungen, Kundendaten etc. in die
falschen Hände geraten: Wirtschaft- und Industriespionage,
Rufschädigung, gezielte Abwerbung Ihrer Kunden, in Ihrem Namen
werden Straftaten durch gefälschte Papiere begangen, durch Verstöße
gegen die Verschwiegenheitspflicht von Ärzten oder Rechtsanwälten
könnten Schadensersatzansprüche oder gar eine Freiheitsstrafe
drohen.
Sicherheitsstufen der Aktenvernichter nach DIN 32757
Die Sicherheitsstufe eines
Aktenvernichters gibt an, wie fein das Papier zerschnitten wird. Dabei
gilt, je höher die Stufe, desto kleiner werden die Partikel.
Die nach DIN 32757 höchste
Sicherheitsstufe 5 findet eher selten Anwendung, am gebräuchlichsten
sind die Sicherheitsstufen 2 und 3. Alle Dokumente, auf denen
Kundendaten sowie Firmendokumente stehen, sollten mindestens mit
einem Aktenvernichter der Sicherheitsstufe 3 vernichtet werden.
Einige Hersteller bewerben die Sicherheitsstufe 6 (auch Level 6), die
jedoch nicht in der DIN 32757 genormt ist. Level 6 Aktenvernichter
wurden speziell für die amerikanische Regierung entwickelt und
zerkleinern die Unterlagen in 1 x 5 mm kleine Partikel. Mit dem Stand
der heutigen Technik ist es nicht möglich, diese Unterlagen wieder
zusammen zu setzen.
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Sicherheitsstufe
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Empfohlen für
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Eigenschaften
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Reproduzierbarkeit
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Schnittbild
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1
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allgemeines Schriftgut, welches unlesbar gemacht werden soll
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Streifen: 12 mm oder kleiner
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ohne besondere Hilfsmittel und ohne Fachkenntnisse, jedoch
nicht ohne besonderen Zeitaufwand möglich
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2
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internes, nicht besonders vertrauliches Schriftgut
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Streifen: 6 mm oder kleiner
Partikel: 10,5 x 40 mm
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mit Hilfsmitteln und nur mit besonderem Zeitaufwand möglich
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3
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vertrauliches Schriftgut
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Streifen: 2 mm oder kleiner
Partikel: 4 x 80 mm oder kleiner
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nur unter erheblichem Aufwand (Personen, Hilfsmittel, Zeit)
möglich
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4
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geheimzuhaltendes Schriftgut
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Partikel: 2 x 15 mm oder kleiner
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nur unter Verwendung gewerbeunüblicher Einrichtungen bzw.
Sonderkonstruktionen, die im Falle kleiner Auflagen sehr
aufwändig sind, möglich
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5
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maximale Sicherheitsanforderungen
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Partikel: 0,8 x 13 mm oder kleiner
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nach dem heutigen Stand der Technik unmöglich
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6
Sicherheitsstufe noch nicht genormt
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geheimste Dokumente, in militärischen Bereichen oder Geheimdiensten
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Partikel: 1,0 x 5 mm oder kleiner
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nach dem heutigen Stand der Technik unmöglich
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Zusatzmaßnahmen wie das Vermischen
oder Verpressen im direkt nachgeschalteten Prozess können die
Vernichtungsgüte um eine Stufe erhöhen.
Schnittleistung
Die Schnittleistung gibt die Anzahl der Blätter an, die gleichzeitig zerkleinert werden können. Wählen Sie eine höhere
Sicherheitsstufe, so verringert sich normalerweise die
Schnittleistung, da der Aufwand der Zerkleinerung höher ist. Die
industrielle Vernichtung von Dokumenten stellt hier eine Ausnahme
dar.
Vernichtbare Materialien
Die vorrangige Aufgabe eines
Aktenvernichters ist das Zerkleinern von Papier. Einige Modelle
können zusätzlich CDs/DVDs,
Büroklammern,
Heftklammern sowie
Kreditkarten zerkleinern.
Der richtigen Aktenvernichter für jeden Anwendungsbereich
Der persönliche Aktenvernichter
Dieser relativ kleiner Aktenvernichter ist
für den
Schreibtisch oder das Homeoffice bzw. für ein bis zwei Personen am besten geeignet, da er
wenig Platz einnimmt. Das Auffangvolumen eines
Schreibtisch-Aktenvernichters beträgt maximal 14 Liter.
Aktenvernichter für einen Arbeitsplatz
haben häufig eine relativ geringe Sicherheitsstufe. Wenn Sie persönliche Dokumente vernichten müssen, sollten Sie Aktenvernichter der Sicherheitsstufe 3 benutzen. Die Schnittleistung
von persönlichen Aktenvernichtern liegt durchschnittlich bei fünf bis sechs Blatt.
Der Aktenvernichter für das Kleinbüro
Im Gegensatz zum Homeoffice oder dem
Schreibtisch fallen im Kleinbüro mehr Unterlagen an, die vernichtet
werden müssen, da häufig zwei bis zehn Personen sich einen Aktenvernichter
teilen. Das Auffangvolumen eines
Kleinbüro-Aktenvernichters sollte zwischen 15 bis 34 Liter und die Schnittleistung zwischen durchschnittlich zehn bis zwölf Blatt betragen. Wir
empfehlen die Sicherheitsstufe 3, sobald es sich um persönliche Daten handelt. Wählen Sie
eine höhere Sicherheitsstufe, so verringert sich auch die
Schnittleistung.
Der Aktenvernichter für die Abteilung oder Büroetagen
Für große Abteilungen ist eine Schnittleistung von 24 bis 30 Blatt, bei einer ganze Etage von 30 bis 42 Blatt ratsam.
Achten Sie darauf, dass der Aktenvernichter auch Büroklammern
vernichten kann. Bürounterlagen sind häufig geheftet und es ist
zeitaufwändig, Heftklammern zu entfernen. Für den
Aktenvernichter einer Abteilung (maximal zehn bis 20 Personen) empfehlen wir ein
Auffangvolumen zwischen 35 bis 99 Liter.
Ein
Etagen-Aktenvernichter sollte das Auffangvolumen zwischen 100 und 199 Liter betragen. Auch hier empfehlen wir mindestens die
Sicherheitsstufe 3. Falls Dokumente im Format DIN A3
vernichtet werden müssen, so beachten Sie, dass die Arbeitsbreite
mindestens 300 mm betragen muss, damit Sie die Unterlagen vorher nicht
falten müssen.
Industrielle Vernichtung von Akten
Großmengen-Aktenvernichter eignen sich
für die Vernichtung von Dokumenten eines ganzen Bürogebäudes und
werden häufig im Keller deponiert, da diese sehr geräuschvoll (>
70 dBA) die Akten beseitigen. Schnittleistungen von durchschnittlich 100 bis 200
Blatt oder sogar mehr sind keine Seltenheit. Auch ist die Arbeitsbreite des Eingabefachs meist mehr als 400 mm, so dass auch
zusammengeknüllte Dokumente problemlos hineingeworfen werden können.
Das Auffangvolumen beträgt dabei 200 Liter aufwärts.
Büroklammern und Heftklammern stellen für diese Aktenvernichter
kein Problem dar.
Vernichtung von CDs und DVDs
Für fast alle Bereiche ist es möglich,
einen Aktenvernichter zu erwerben, der auch CDs, DVDs und
Kundenkarten sowie diverse Plastikkarten vernichten kann. Einige
CD-Vernichter bieten separate
Auffangbeutel für Papier, CDs, DVDs und Plastikkarten. So ersparen Sie sich das Trennen der
vernichteten Datenträger.
Safety first – optionale Stopp-Taste
Obwohl ein Aktenvernichter eine große
Hilfe für Büroalltag ist, lauern auch bei diesem Gerät
Gefahren. Achten Sie deshalb bitte immer darauf, dass keine anderen
Gegenstände eingezogen werden als vorgesehen, wie z.B.
Krawatten,
Schmuck, Hemdsärmel oder Haare. Sie können diese Gefahren
vermindern, indem Sie den Vernichter möglichst nah an eine
Steckdose
stellen. So können Sie im Notfall schnell den Netzstecker ziehen.
Noch sicherer sind Geräte mit integrierter Stopp-Taste.
