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„Personalwesen“
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Personalwesen-Formulare und Datenschutz

Die Personalwesen-Formulare ermöglichen einem Unternehmen, sich in gewissen Umfang den Streitereien über Datenschutz nach Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu entziehen. Ein Datenschutzbeauftragter ist dann zu bestellen, wenn personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden, und zwar in Behörden oder Unternehmen, ab einer gewissen Personenzahl. Ohne automatisierte Datenverarbeitung brauchen Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern keinen Datenschutzbeauftragten. Automatisierte Datenverarbeitung bedeutet hier, Datenverarbeitung mittels PC-Programmen.

Übersicht über die Personalwesen-Formulare

Zu den Personalwesen-Formularen gehören nach Personengruppen für
  • Auszubildende und Praktikanten Ausbildungsnachweise und Berichtshefte,
  • den Außendienst Reisekostenabrechnung, Fahrtenbuch, Bewirtung,
  • Mitarbeiter in der Gastronomie Bon-Bücher,
  • Nachweisehefte für tageweise Beschäftigte,
  • Festangestellte Lohn- und Gehaltsabrechnungsformulare, Check-Listen bei Austritt,
  • Aushilfen-Stundennachweise und Lohnabrechnungsformulare sowie
  • alle Fehltageerfassung, Urlaubsanträge und Urlaubskarten für die Arbeitgeber.
Zusätzlich gibt es vorgefertigte Formular-Arbeitsverträge und Unfallformulare, wobei die gesetzlichen Stellen oder die Berufsgenossenschaft oft zusätzlich auf das Ausfüllen eigener Vordrucke bestehen. Dies hat den Vorteil, dass diese Behörden ihre Randnotizen und Weitergabe der Formulare an interne Stellen meist ebenfalls nur ankreuzen müssen.

Warum Formulare verwenden?

Wenn Sie als KMU einige Angestellte haben, werden Sie schnell merken, dass Ihnen vor lauter Arbeit keine Zeit bleibt, das Rad zum zweiten Mal zu erfinden. Hier helfen Formulare zu den einzelnen Vorgängen weiter, weil relevante Angaben nicht vergessen werden und mehrseitige Formulare zusätzliche Hilfsaufdrucke wie „Exemplar für den Mitarbeiter“ haben können.

Wie sollte man die Personalwesen-Formulare verwenden?

Formulare, die seitens des Arbeitnehmers mitgeführt werden wie etwa Stundennachweise der Aushilfen, sollten zum Schutz vor Eselsohren und verschmierter Tinte in Schutzhüllen transportiert und bei Bedarf sauber mittels Druckschrift ausgefüllt werden. Das gilt auch für Reisekostenabrechnungen oder Fahrtenbücher. Umgekehrt sollte die Personalabteilung die Formulare – wenn möglich via PC ausfüllen und drucken - um Unklarheiten durch undeutliche Handschriften zu vermeiden.

Haben Sie Hinweise, Verbesserungs- oder Korrekturvorschläge zum Ratgebertext Personalwesen, dann informieren Sie uns bitte per Formular.
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