Wohin ging die Reise?

Reisekosten sind Aufwendungen, die bei beruflich bedingten Reisen anfallen. Sie können Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten und Nebenkosten beinhalten. Diese Kosten müssen nachweisen werden, um sie steuermindernd geltend zu machen. Besonders gut eignet sich dafür eine Reisekostenabrechnung. Diese gibt Ihnen Sicherheit in Form und Rechtsgültigkeit und erleichtert Ihnen den Büro-Alltag.

Einfach und bequem

Für gelegentliche Dienstreisen bietet sich die schriftliche Variante der Reisekostenabrechnung in A4- oder A5-Format an. Wenn Sie jedoch sehr häufig Reisekosten dokumentieren müssen, sollten Sie über die elektronische Variante nachdenken. Damit können Sie bequem am PC mit deutlich geringerem Aufwand Ihre Reisekostenabrechnung durchführen.

Fahrtkosten

Die Kosten für die Fahrt können pauschal oder einzeln abgerechnet werden. Falls Sie einen so genannten Einzelnachweis bevorzugen, müssen Sie sämtliche tatsächlich angefallenen Kosten (z.B. für Benzin und Reparaturen) dokumentieren. Besonders gut eignet sich dazu ein Fahrtenbuch. Ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Fahrtkosten wird ein Pauschalbetrag pro gefahrenen Kilometer benutzt. Bei einem PKW beträgt dieser beispielsweise 30 Cent (Stand 2006).

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten können in der Regel nur über Einzelnachweis geltend gemacht werden. Eine Ausnahme stellt die Übernachtung im Ausland dar. In diesem Fall können statt des Einzelnachweises länderabhängige Pauschalbeträge verwendet werden.

Verpflegungsmehraufwendungen

Verpflegungskosten während einer Dienstreise können ausschließlich über Pauschalbeträge geltend gemacht werden. In Deutschland betragen diese (Stand 2006):

• 8 Euro bei einer Dauer von mehr als 8 Stunden
• 12 Euro bei einer Dauer von mehr als 14 Stunden
• 24 Euro bei einer Dauer von mehr als 24 Stunden

Für Dienstreisen im Ausland gelten andere, vom jeweiligen Land abhängige Pauschalbeträge.

Nebenkosten

Zu den Nebenkosten gehören diverse Aufwendungen für den betrieblichen Zweck, die während der Dienstreise anfallen. Dazu gehören z.B. Parkgebühren, Straßenbenutzungsgebühren, Telefon-Kosten oder Kosten für die Aufbewahrung von Gepäck.