Mit Mahnungsvordrucke schnell an ausstehende Zahlungen erinnern
Werden Rechnungen nicht innerhalb der gesetzten Zahlungsfrist erledigt, gibt es verschiedene Möglichkeiten, den Schuldner an den Ausgleich zu erinnern. Unternehmen wie Privatpersonen haben grundsätzlich die Möglichkeit, Forderungen im Rahmen des gerichtlichen Mahnverfahrens einzutreiben, sobald Verzug eingetreten ist. Im deutschen Geschäftsverkehr ist aber die Praxis üblich, vor dieser Maßnahme bis zu drei Mahnungen zu verschicken. Dabei ist die erste Mahnung gewöhnlich eine freundliche Erinnerung, die zweite schon nachdrücklicher und die dritte kündigt unmissverständlich gerichtliche Schritte für den Fall an, dass die Zahlung weiterhin ausbleibt.
Mit Mahnungsvordrucken können Sie Ihre Kunden einfach und schnell an ausstehende Rechnungen erinnern, ohne großen organisatorischen und personellen Aufwand betreiben zu müssen.
Unterschiedliche Vordrucke ermöglichen individuelle Mahnverfahren
Sie haben die Auswahl aus zwei verschiedenen
Formularsystemen:
So sind einzelne
Vordrucke jeweils für die erste, zweite und dritte Mahnung erhältlich. Diese sind zweckmäßig, wenn Ihre Geschäftspartner in der Regel nach einer Erinnerung bezahlen und Sie nur selten weitere Mahnungen verschicken müssen. Sie können die benötigte Anzahl entsprechend Ihrem Bedarf kaufen: eine größere Menge der
Formulare für die erste Mahnung, dann stufenweise reduziert die Vordrucke für die zweite und dritte Mahnung.
Sofern Sie viele schlechte Zahler unter Ihren Kunden haben, gibt es eine äußerst praktische Vordruckversion. Diese vereint alle drei Mahnungen sowie einen Durchschlag für die Akte, auf dem Sie das Ergebnis eintragen können, in einem vierseitigen Formularsatz. Die Blätter sind an der Perforation einzeln abreißbar. Diese Sätze haben den weiteren Vorteil, dass Sie die wesentlichen Daten - also Anschrift, Kundennummer, offene Rechnungen usw. nur einmal eintragen müssen. Da es sich um einen Durchschreibesatz handelt, sind alle Informationen exakt an der richtigen Stelle auf den Folgeblättern. Bei den nächsten Mahnungen fügen Sie nur noch das aktuelle Datum und Ihre Unterschrift hinzu.
Wie sehen die Vordrucke aus?
In den wesentlichen Inhalten und rechtlichen Hinweisen sind sich die Formulare der diversen Anbieter sehr ähnlich. Unterschiede gibt es beim Format, der Gestaltung und der Diktion.
Sie können wählen, ob das erste Schreiben an säumige Zahler eine freundliche Erinnerung sein soll oder bereits unmissverständlich mit „Mahnung“ überschrieben ist. Das hängt vom Einzelfall ab und wie empfindlich Ihre Kunden darauf reagieren. Normalerweise möchten Sie Ihre Kunden ja nicht verlieren. Ein weiteres Merkmal ist das Format. Die Hersteller bieten DIN A4 und A5 an; diese Grammaturen haben sich in der Praxis bewährt und sind üblich. Schließlich gibt es noch Abweichungen bei der Blattanzahl sowie beim Vorhandensein eines Durchschlags und dessen Farbe.