Die Kommunikation im modernen Büro hat sich in den letzten Jahren drastisch verändert. Schrieb man früher noch Briefe und versendete diese im Umschlag per Post, so hat in die moderne Kommunikation die elektronische Versendung durch E-Mails Einzug gehalten. Viele Vorgänge sind digitalisiert und im Computer oder auf einer externen Festplatte gespeichert. Aus rechtlichen und wirtschaftlichen Gründen kann jedoch nicht auf Papierdokumente verzichtet werden. Wichtige Informationen z. B. Personal- und Kundendaten oder buchhalterische Vorgänge bedürfen der Papierform. Um die Papierflut in den Griff zu bekommen, bewahrt man sie in Ordnern auf, welche wiederum verstaut werden müssen.

Bedenken Sie, einen Aktenschrank schaffen Sie sich nicht täglich an. Er ist für eine langjährige und permanente Nutzung konzipiert. Jeder der einzelnen Fachböden muss schwere Lasten in Form von Ordnern tragen. Daher ist es wichtig, dass der Aktenschrank aus qualitativ hochwertigem Material besteht.

Damit z. B. sensiblen Daten nicht in die falschen Hände geraten, ist die Aufbewahrung in einem Aktenschrank anzuraten. Diese gibt es in den unterschiedlichsten Ausführungen – offen, mit Tür oder mit Rollladen, rollbar oder feststehend. Um auf Nummer sicher zu gehen, bewahren Sie ganz wichtige Ordner in einem abschließbarem Aktenschrank oder Rollcontainer auf, wenn Sie nicht über einen Tresor verfügen.

Aktenschränke dienen nicht nur der Sicherung Ihrer Akten, dadurch sind diese auch besser geordnet und Sie verlieren nicht die Übersicht. Für häufig verwendete Ordner eignen sich offene Aktenschränke, die es in groß oder in klein gibt. Diese niedrigen Modelle können sogar als Sideboard mit Ablagemöglichkeiten für Drucker und Fax oder als Raumteiler verwendet werden. Manche Modelle sind rollbar, so dass sie wenn nötig zu einem bestimmten Ort gerollt werden können. Übrigens, Aktenschränke sind häufig farblich auf andere Büromöbel wie z. B. dem Schreibtisch abgestimmt. Dadurch können Sie Farbakzente setzen.

Sortieren Sie regelmäßig Ihre Unterlagen aus, auch die im Archiv befindlichen. Werfen Sie weg, was nicht mehr benötigt wird, aber achten Sie auf Aufbewahrungsfirsten. Sechs Jahre müssen beispielsweise empfangene und abgesandte Handelsbriefe, geschäftliche Unterlagen mit steuerlicher Relevanz aufbewahrt werden. Zehn Jahre müssen Bilanzen, Inventare, Handelsbücher und Rechnungen sowie Urkunden aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfristen beginnen jeweils mit Ende des Kalenderjahres, in denen sie aktiv geworden sind. Bei Krankenhausunterlagen sollen Patientenakten und Unterlagen sogar bis zu dreißig Jahre gelagert und archiviert werden.
Wenn Fragen auftreten lesen Sie doch einfach im HGB § 257 und in der Abgabenordnung § 147 nach und Sie werden sehen, einiges kann bestimmt schon weg - oder eben auch nicht.