Eine elektronische Rechnung, auch E-Invoicing, wird per E-Mail übertragen und hat die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Rechnung auf Papier.
Elektronische Rechnungen können versendet werden und bieten den Vorteil der einfachen Archivierung und Weiterverarbeitung. Da die elektronischen Rechnungen direkt in das Buchungssystem eingebunden werden können, entfällt das aufwändige manuelle Erfassen der Rechnungsdaten. Außerdem lassen sich Rechnungen platzsparend speichern sowie schnell und kostengünstig innerhalb des Unternehmens verteilen. Das senkt die Kosten in der Kreditorenbuchhaltung und schont die Umwelt dank des geringeren Papierverbrauchs. Durch die digitale Archivierung werden außerdem keine Aktenschränke für Rechnungen benötigt.
Laut eines Schreibens des Bundesministeriums für Finanzen vom 2. Juli 2012 zum Steuervereinfachungsgesetz 2011, sind eine qualifizierte elektronische Signatur oder das EDI-Verfahren zum Versenden oder Empfangen elektronischer Rechnungen nicht mehr zwingend erforderlich.
Manche Unternehmen versenden dennoch jede Rechnung mit einer digitalen Signatur. Dadurch werden die Identität des Unterzeichners und die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes dokumentiert und die revisionssichere Aufbewahrung der Rechnung beim Kunden gewährleistet. Die zusätzlich zur Verfügung gestellte XML-Datei erlaubt es, die Rechnungsdaten sofort in das ERP- oder Warenwirtschaftssystem des Kunden einzubuchen.
Auf der Beschaffungsplattform Mercateo erhalten Sie Rechnungsdaten in elektronischer Form, die mit einer elektronischen Signatur versehen ist. Eine zusätzliche Archivierung Ihrer Rechnungen bei Mercateo für zehn Jahre ist ebenfalls möglich. Erfahren Sie mehr zur elektronischen Rechnung.