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Praxisbericht der Lehmann&Voss& Co. KG

Effizientes C-Teile-Management durch automatisierte Einkaufsprozesse

Intransparenz, Maverick Buying sowie ein aufwendiger und damit kostenintensiver Prozess sind die größten Herausforderungen bei der Beschaffung von C-Teilen. Das mittelständische Unternehmen Lehmann&Voss&Co. hat mit Mercateo seinen Einkauf neu strukturiert und dadurch Einsparungen in sechsstelliger Höhe erzielt.

Ob ein Unternehmen beispielsweise Rohstoffe im Wert von 100.000 € oder eine Schraube im Wert von ein paar Cent bestellt, der Aufwand und die Kosten für die jeweilige Bestellung sind nahezu identisch. Zur Deckung eines Bedarfes benötigt es jeweils einen Lieferanten, Angebote müssen eingeholt, der Stammdatensatz gepflegt, die Bestellung ausgelöst und die Rechnung gescannt, abgelegt und bezahlt werden. Der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess ist oft weiteraus umfangreicher. Hinzu kommt, dass innerhalb eines Beschaffungsprozesses i. d. R. mehrere Personen involviert sind. Bei der Beschaffung indirekter Güter sind die Kosten aufgrund des vergleichsweise geringen Warenwertes im Verhältnis allerdings sehr hoch. Darüber hinaus mangelt es bei der Beschaffung in diesem Segment oft an Transparenz infolge dessen, dass Kleinteile häufig am System vorbei gekauft werden.

Hauptsitz Lehmann&Voss&Co. in Hamburg Hauptsitz von Lehmann&Voss&Co. in Hamburg

Effizienter Einkauf benötigt Struktur

Für das mittelständische Unternehmen Lehmann & Voss & Co. gehörten Intransparenz und ein kostenintensiver Prozess bei der Beschaffung von C-Teilen zu den ungewollten Nebeneffekten eines bis dato nicht automatisierten Einkaufs. Die Geschäftsführung sah hier dringenden Handlungsbedarf und gewann mit Benjamin Storm einen erfahrenen strategischen Einkäufer, der in dieser Funktion zuvor bei tesa SE tätig war. Storm sollte den Einkauf des weltweit agierenden Chemieunternehmens neu strukturieren und zunächst Transparenz in das C-Teile-Management bringen. Maverick Buying und fehlende Transparenz waren dabei nur die Spitze des Eisbergs. Ein automatisierter Rechnungslauf war nicht vorhanden. Zwar hatte sich bereits eine elektronische Umlaufmappe etabliert, doch der Großteil der Rechnungen war damals ohne Bestellbezug. Die Anlage und Pflege von Stammdaten war extrem zeitaufwendig. Teilweise gab es für gleiche Artikel mehrere Lieferanten, deren Betreuung sowie die Preisverhandlungen gleichfalls zeitintensiv waren. Zudem herrschte Unklarheit über die internen Prozesskosten. In der Analyse des Ist-Zustandes erkannte Storm, dass C-Teile lediglich 19 Prozent des gesamten Einkaufsvolumens bei Lehmann & Voss & Co. ausmachen, für die Beschaffung jedoch 78 Prozent der Bestellungen und 62 Prozent der Lieferanten notwendig sind. Hier sah der Leiter des strategischen Einkaufs die größte Notwendigkeit einer Umstrukturierung des Einkaufs.

Lager mit Online-Anbindung und KonfektioniereinrichtungenLager der Lehmann&Voss&Co. mit Online-Anbindung und Konfektioniereinrichtungen

Mercateo als Herzstück des C-Teile-Managements

Klare Strukturen, Reduzierung der Lieferanten, der Bestellungen sowie der Rechnungen und automatisierte Prozesse sollten die Kosten für den Beschaffungsprozess im C-Teile-Bereich drastisch senken. Benjamin Storm nahm eine Segmentierung der benötigten C-Teile vor. Über ein Kanban-System werden nun die Güter, die immer vorrätig sein müssen, vollautomatisch aufgefüllt, ohne dass dafür eine Bestellung aufgegeben werden muss. Freitext- oder Limitbestellungen sowie Spezialanfertigungen werden weiterhin über das SAP bestellt. Herzstück des C-Teile-Managements ist jedoch Mercateo. Mittels EDI-Schnittstelle direkt mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden, bestellt Lehmann & Voss & Co. inzwischen 55 Prozent aller Bedarfe im C-Teile-Segment über die Beschaffungsplattform. „Hier stehen uns über 18,5 Millionen Artikel von 700 Lieferanten zur Verfügung und trotzdem haben wir mit Mercateo nur einen Kreditor im System, das ist ein Quantensprung im Einkauf“, erklärt Storm. „Mercateo ist die eierlegende Wollmilchsau für den Einkäufer, mehr als nur ein Marktplatz, über den der C-Teile-Bedarf gedeckt werden kann. Der interne Wettbewerb zwischen den verschiedenen Lieferanten ermöglicht es unseren Mitarbeitern, ohne Eigenrecherche den Anbieter mit den besten Konditionen auszuwählen. Im Durchschnitt kaufen wir bei Mercateo etwa 10 bis 12 Prozent günstiger ein.“ Zudem integrierte Lehmann & Voss & Co. fünf Stammlieferanten bei Mercateo, auf die das Unternehmen aufgrund von besonderen Serviceleistungen oder spezialangefertigter Artikel nicht verzichten konnte. Durch deren Anbindung kann das Chemieunternehmen weiterhin auf deren Sortimente mit den verhandelten, günstigen Preisen zurückgreifen und profitiert zugleich vom automatisierten Beschaffungsprozess über Mercateo.

Durch das neu strukturierte C-Teile-Management konnten wir den Aufwand im Einkauf um etwa 70 Prozent reduzieren und damit die Kosten um einen sechsstelligen Betrag senken. Der Großteil der erzielten Einsparungen ist dabei auf die Anbindung von Mercateo zurückzuführen.Benjamin Storm, Leiter des strategischen Einkaufs, Lehmann & Voss & Co. KG

Entscheidend war für den Leiter des strategischen Einkaufs jedoch das Optimierungspotential bei den Prozesskosten. Durch die Anbindung der Beschaffungsplattform an das SAP-System werden alle für die Bestellung relevanten Daten, auch die der Stammlieferanten, an das Warenwirtschaftssystem übermittelt. Die aufwendige Stammdatenpflege entfällt dadurch. Nach wie vor gibt der Bedarfsanforderer selbst seine Bestellung auf, jedoch anders als bisher nun direkt über das SAP-System, von wo aus er mit einem Klick zu Mercateo und den Stammlieferanten gelangt. Auf diese Weise wird der Bestellprozess automatisiert und Maverick Buying vermieden. Da sich Lehmann & Voss & Co. zudem sowohl für die Abwicklung der Exklusivkataloge als auch für das Gutschriftenverfahren entschieden hat, übernimmt Mercateo die Fakturierung sämtlicher Bestellungen, einschließlich jener für die Stammlieferanten. Für alle über die Beschaffungsplattform bestellten Artikel fallen so keine Rechnungen mehr an. Lediglich für die über das SAP bestellten Sonderartikel und Freitextbestellungen erhält das Unternehmen jetzt noch Rechnungen, so dass deren Anzahl in Summe von 5.000 auf 1.000 gesenkt werden konnte und der administrative Aufwand damit maßgeblich reduziert wurde.

Kosten im Einkauf durch automatisierte Prozesse senken

Lehmann&Voss&Co. hat erfolgreich seinen Einkauf umstrukturiert und dadurch Einsparungen in sechsstelliger Höhe erzielen können. Mit der Anbindung von Mercateo hat der strategische Einkauf bereits jetzt einen Großteil seiner Ziele erreicht. Die Anzahl der Lieferanten wurde deutlich reduziert und sämtliche Bestelldaten werden vollautomatisiert in das Warenwirtschaftssystem übertragen, so dass die manuelle Eingabe der Daten entfällt. Durch die automatisierten Prozesse bei der Beschaffung von C-Teilen entfallen zahlreiche Schritte des Purchase-to-Pay-Prozesses. Klare Strukturen im Einkauf sorgen bei Lehmann&Voss&Co. jetzt für deutlich mehr Transparenz und dafür, dass Aufwand und Kosten für eine Bestellung im C-Teile-Bereich deutlich geringer ausfallen.

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Über das Unternehmen

Lehmann&Voss&Co. Logo
Die Lehmann&Voss&Co. KG aus Hamburg entwickelt, produziert und vermarktet seit 120 Jahren chemische und mineralische Spezialitäten für diverse Abnehmerindustrien. 1894 als Handelshaus gegründet, hat sich das inhabergeführte Unternehmen zu einer leistungsstarken globalen Organisation entwickelt – mit langjährigen Verbindungen zu namhaften, überwiegend ausländischen Lieferanten und mit eigenen Produktionsstätten. Über 6.500 individuell auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnittene Produkte hat das Unternehmen im Sortiment – von reiner Handelsware wie Magnesia oder Rußen über Hochleistungscompounds bis hin zu Masterbatches.
Rechtsform: Kommanditgesellschaft
Gründung: 1894
Branche: Chemie
Hauptsitz: Hamburg
Geschäftsleitung: Knut Breede, Soenke Thomsen, Dr. Thomas Oehmichen
Mitarbeiterzahl: 454 (2014)
Jahresumsatz: 307 Mio. € (2014)
Website: www.lehvoss.de
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