C4 - der etwas andere Briefumschlag
Um die vorhandene Post ordentlich zu verschicken, ist es neben dem verwendeten Briefpapier oder dem Falz genauso wichtig, einen zum Format passenden
Briefumschlag zu wählen. In einem C4-Kuvert werden A4-Seiten ohne Falzung perfekt untergebracht. So sind die Umschläge dieses Formates besonders für Geschäftspost, die nicht geknickt werden darf, Urkunden und umfangreiche Dokumente mit mehreren Seiten zu verwenden.
Die Abmessungen des C4-Briefumschlags
Alle Kuverts haben nach DIN-Norm festgelegte Abmessungen. Bei einem C4-Umschlag sind sie an einen A4-Bogen angepasst und gewährleisten bei 324 x 229 mm, dass A4-Unterlagen ohne zu knicken im Briefumschlag Platz finden. Sind die Unterlagen besonders umfangreich, ist es meist angebracht, einen
Briefumschlag B4 zu verwenden oder eine C4-Versandtasche mit Falten für ein größeres Volumen. C4-Briefumschläge mit Falten können auch gut für Unterlagen genutzt werden, die in Mappen verschickt werden. Berücksichtigen Sie hierbei aber, dass die Abmessungen auch zum Umschlagformat passen.
Das Sichtfenster
Hier kommt die Besonderheit des C4-Umschlages zum Tragen. Das Sichtfenster ist anders angeordnet als bei anderen Umschlagformaten. Berücksichtigen Sie daher die Verschiebung bei der Adressierung per Briefbogen. Nur wenn Sie darauf achten, dass die Anordnung abweicht, werden die Anschrift und Ihr Absender optimal im Sichtfenster platziert. Während alle Umschläge des kleineren Formates das Sichtfenster parallel zur längeren Seite angeordnet haben, ist dies beim C4-Umschlag auf Grund des Aufnahmeformates des Papiers nicht der Fall.
Größeres Sichtfenster
Zusätzlich ist das Sichtfenster statt 45 x 90 mm wie bei herkömmlichen Umschlägen mit 55 x 90 mm größer ausgelegt. Es kann in einigen wenigen Fällen auch im Querformat gesetzt sein. Dies ist nur bedingt zu empfehlen, da herkömmliche Post nach DIN ein speziell gestaltetes und einheitliches Anschriftenfeld besitzt. Ein vorgefertigter Briefbogen für Ihre Geschäftspost kann dann nicht mehr zum Einsatz kommen. Werbesendungen, bei denen spezielle Effekte erzielt werden sollen oder Infopost mit kreativ gestaltetem Anschriftenfeld, kommen hierbei als Anwendungsbereich in Frage.
Die Sichtfenster sind je nach Land unterschiedlich gehalten. Daher beachten Sie, dass es unterschiedliche Anordnungen und Formate in diesem Bereich gibt. Wählen Sie den passenden
Umschlag für Ihren Firmensitz und den Weg des Briefes.
Wem das alles zu kompliziert ist, kann auch C4 Briefumschläge ohne Sichtfenster wählen. Hierbei kann durch einfache Adressetiketten ein adäquates Bild mit geschäftlicher Außenwirkung erzielt werden.
Die Papierstärke
Haben Sie Ihre Entscheidung hinsichtlich der Adressierung getroffen, kommt das nächste Kriterium ins Spiel, das für die Verpackung der Unterlagen für den
Postversand wichtig ist: das Papiergewicht. Je höher das Gewicht des Papieres ist, desto robuster wird der Umschlag. Bei der Auswahl sollten Sie darauf achten, wie schwer und umfangreich die zu verschickenden Unterlagen sind. Hierbei gilt: Je höher das Gewicht, desto stärker sollte das Papier des Umschlages ausfallen. Risse und Knicke werden durch hohe Papiergewichte und daraus folgende Papierstärken vermieden.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Grammatur neben der Stabilität auch den Kostenfaktor. Durch die richtige Grammatur können Sie die Kosten für Ihre Sendung vorab genau kalkulieren und gegebenenfalls Porto einsparen.
Die Gummierung des C4-Briefumschlags
Damit der Umschlag schnell und unkompliziert verschlossen werden kann, werden drei unterschiedliche Gummierungen beim C4-Briefumschlag angeboten.
Nassklebung
Bei der Nassklebung wird die Leimung erst aktiviert, wenn Feuchtigkeit ins Spiel kommt. Die Auswahl dieser Gummierung ist sinnvoll, wenn die Umschläge längere Zeit gelagert werden müssen. Beim Verschließen muss immer eine Möglichkeit zur Befeuchtung vorhanden sein, was die Verwendung kompliziert und bei großen Postmengen den Zeitaufwand erhöht.
Haftklebung
Die Haftklebung ist weitestgehend unkompliziert und wird am häufigsten eingesetzt. Die Leimung befindet sich auf einer Seite des Verschlusses und ist mit einem Abziehstreifen als Schutzpapier überdeckt. Wird der Streifen entfernt und die Lasche umgelegt und aufgedrückt, ist der Umschlag sofort fest verschlossen. Auch ein Bedrucken der
Umschläge ist möglich, da der Abdeckstreifen die Klebefläche überdeckt. Die Umschläge können gut gelagert werden, da die Leimung vor Verschmutzungen und äußere Einflüsse geschützt ist.
Selbstklebend
Die dritte Variante, die selbstklebende Gummierung, ist besonders leicht zu handhaben. Die Leimung ist auf beiden Seiten des Verschlusses angebracht und wird nur durch Anpressen aktiviert. Allerdings ist kein Schutz vorhanden. Somit ist es nicht ratsam, solche Umschläge zu bedrucken und eine längere Lagerung ist ausgeschlossen, da es an den Leimstellen schnell zu Verschmutzungen kommen kann, die die Klebkraft beeinträchtigen.
Innen bedruckt
Der Innendruck ist wichtig, um zu verhindern, dass die auf dem Brief angebrachte Schrift durch den Umschlag scheint. Durch aufgebrachte Drucke auf der Innenseite wird es möglich, den Inhalt des Briefes vor neugierigen Blicken zu schützen. Besonders effektiv sind hierbei dunkle Drucke in blau, grau oder Streifen und Zahlendrucke. Zahlendrucke werden meist verwendet, um wichtige und vertrauliche Daten zu schützen. Beim Verschicken von Gehaltsabrechnungen ist ein solcher spezieller Innendruck durchaus empfehlenswert, um den Sichtschutz zu gewährleisten und das Postgeheimnis zu wahren.
Welche Farbe soll es sein?
Weiße C4-Umschläge wirken edler als die herkömmliche braune Variante. Bei der Versendung von Angeboten oder Bewerbungen sollten Sie auf die Wirkung Ihrer Post achten und besser auf die weiße Variante zurückgreifen. Interessant können auch farbige Umschläge sein, die in der Post des Empfängers von vornherein hervorstechen und das Interesse wecken.
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