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Praxisbericht der ENERVIE – Südwestfalen Energie und Wasser AG

Erhöhte Transparenz und geringer Aufwand bei der C-Teile-Beschaffung

Für den Einkauf gehört die Verschlankung des Beschaffungsprozesses im C-Teile-Segment zu den großen Herausforderungen. Die ENERVIE Gruppe suchte nach einer E-Procurement-Lösung für ein verbessertes Katalogmanagement. Mit den Mercateo Exklusivkatalogen erhielt der Energieversorger die gewünschte Transparenz und Effizienz im Einkauf.

Ein generelles Problem bei der Beschaffung von C-Teilen sind die im Vergleich zum Warenwert deutlich zu hohen Prozesskosten. Einer Studie des BME zufolge betragen die Kosten aufgrund des aufwendigen Bestell- und Genehmigungsprozederes bis zu 150 Euro pro Bestellung. Bestehende Rahmenverträge zu langjährigen Lieferanten lösen dieses Problem nicht grundlegend. Für die Produktsuche mittels diverser Online-Kataloge muss der Einkäufer die eigene Bestellumgebung seines E-Procurement-Systems verlassen und sich auf den unterschiedlichen Bedienoberflächen seiner Lieferanten zurechtfinden. Für die unterschiedlichen Benutzerkonten benötigt er darüber hinaus separate Zugangsdaten. Eine Garantie, dass jedes gesuchte Produkt selbst bei einer hohen Anzahl von Stammlieferanten zu finden ist, gibt es nicht. Die Fachabteilungen decken dann ihren Bedarf oft selbstständig, ohne den Einkauf einzubeziehen. Durch dieses Maverick Buying erhöht sich die Zahl nichtstandardisierter Beschaffungswege und der Einkauf bleibt intransparent.

Hauptsitz Enervie AG in Hagen
Die Zentrale der ENERVIE – Südwestfalen Energie und Wasser AG in Hagen

ENERVIE Gruppe auf der Suche nach einer neuen E-Procurement-Lösung

Die Intransparenz des Einkaufs und die aufwendige Suche der benötigten Produkte waren auch für die ENERVIE Gruppe mit den Tochtergesellschaften Mark-E, Stadtwerke Lüdenscheid und ENERVIE AssetNetWork bisher die größten Schwierigkeiten bei der Beschaffung von C-Teilen. „Jeder Mitarbeiter hat seinen Bedarf zumeist selbstständig abgedeckt. Dafür wurden neben den Stammlieferanten ganz verschiedene ­Beschaffungswege genutzt. Das war sehr zeitintensiv und erschwerte die nachgelagerte Buchhaltung deutlich“, beschreibt Corinna Eckebracht, Materialwirtschaft Mark-E/ENERVIE Gruppe, die damalige Situation. „Bei tausenden Bestellungen und mitunter unvollständigen Rechnungen, die z. T. ohne Bestell- oder Rechnungsnummer eingegangen sind, entstand durch dieses Maverick Buying ein unangemessen hoher Mehraufwand für die Buchhaltung und der Einkauf musste sich mit einer Vielzahl ungeregelter Bestellungen befassen“, erklärt Eckebracht. Damit jeder Mitarbeiter weiter selbstständig bestellen kann, der Einkauf aber transparent wird, suchte das Unternehmen für die Unternehmensgruppe nach einer neuen E-Procurement-Lösung. „Wir haben ein innovatives Katalogmanagement-System gesucht, mit dem wir die acht bestehenden Rahmenverträge unserer Stammlieferanten verwalten können“, beschreibt Corinna Eckebracht die Anforderungen. Diese Rahmenverträge beinhalten jedoch nur einen Teil der benötigten Materialien. Um den gesamten Randbedarf abdecken zu können, war bisher eine Vielzahl von Lieferanten notwendig. Diese Form der Beschaffung war für die ENERVIE Gruppe weder transparent noch entsprach diese den Erwartungen an einen effizienten Einkauf.

Wir haben ein innovatives Katalogmanagement-System gesucht, mit dem wir die acht bestehenden Rahmenverträge mit unseren langjährigen Lieferanten verwalten können. Die Mercateo Exklusivkataloge waren genau die Lösung, die wir gesucht haben.Corinna Eckebracht, Materialwirtschaft, Mark-E/ENERVIE Gruppe

Transparenter Bestellprozess auf einer Plattform

ENERVIE erkannte in diesem Bereich deutlichen Optimierungsbedarf und beschloss, das bisherige E-Procurement-System durch ein modernes SAP-SRM zu ersetzen. Doch allein diese Umstellung war für den Einkauf des Energieversorgers noch nicht ausreichend, um den Beschaffungsprozess im erforderlichen Maße zu optimieren. Noch fehlte die passende Lösung für die Katalogadministration. Daher entschied man sich, das SAP-SRM durch verschiedene Funktionalitäten von Mercateo zu ergänzen. Die ENERVIE Gruppe hat ihr Warenwirtschaftssystem per Katalogdatenschnittstelle Open Catalog Interface (OCI) mit dem Mercateo-Marktplatz verbunden. Warenkorb-, Bestell- und Rechnungsdaten werden seitdem elektronisch ins SAP übertragen. So entfällt beispielsweise die händische Eingabe der Bestellanforderungen (BANF). Durch diese durchgängige Erfassung werden selbst kleinste Bestellvorgänge im Unternehmen auswertbar.

Enervie AG: Pumpspeicherkraftwerk in Finnentrop-Rönkhausen
Enervie AG: Pumpspeicherkraftwerk in Finnentrop-Rönkhausen

Der eigentliche Schwerpunkt lag jedoch auf der Optimierung des Katalogmanagements. „Die Mercateo Exklusivkataloge waren genau die Lösung, die wir gesucht haben“, betont Eckebracht. Diese Funktionalität ermöglicht es, die Rahmenverträge der acht Stammlieferanten auf der Beschaffungsplattform von Mercateo einzubinden. Mercateo fungiert jedoch nicht nur als Katalogverwaltungslösung. Mit dem umfassenden Sortiment von über 18 Millionen Artikeln wird die Beschaffungsplattform zum neunten Lieferanten. Zusätzliche Beschaffungswege sind somit nur noch in Ausnahmefällen notwendig. Durch eine hochperformante und vor allem katalogübergreifende Suche mit angereicherten Produktinformationen können die Nutzer jeden benötigten Artikel auf einer einzigen Plattform finden und bestellen. Es werden alle verfügbaren Artikel aufgelistet, sodass der Einkauf der ENERVIE die volle Übersicht und anhand dessen sogar einen unmittelbaren Vergleich zwischen den verhandelten Preisen der Stammlieferanten und denen des Mercateo-Sortiments erhält.

Die ENERVIE Gruppe hat sich zudem entschieden, auch für die Abwicklung der Rahmenverträge Mercateo zu nutzen. Damit hat der Einkauf des Energieversorgers mit Mercateo nur noch einen einzigen Kreditor. Sämtliche Rechnungen, Reklamationen, das Inkasso- und Retourenmanagement etc. werden von Mercateo übernommen. Auf diese Weise wird die Buchhaltung der Unternehmensgruppe entscheidend entlastet.

Mercateo Exklusivkataloge: eine unkomplizierte und effiziente Lösung

Eine deutlich erhöhte Transparenz über den gesamten Online-Einkauf, eine innovative und katalogübergreifende Suche für die schnelle Beschaffung von C-Teilen und damit ein vereinfachtes Katalogmanagement sowie die Reduktion der Lieferanten – durch die Anbindung von Mercateo an das SAP-SRM hat die ENERVIE Gruppe die gesuchte E-Procurement-Lösung gefunden und damit seinen Beschaffungsprozess optimiert. Mit den Mercateo Exklusivkatalogen verfügt der Unternehmensverbund über ein innovatives und kostengünstiges Katalogmanagement-System, das die gewünschte Transparenz bei der Beschaffung bietet und zudem den gesamten Einkaufsprozess merklich verschlankt.

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Über das Unternehmen

Lehmann&Voss&Co. Logo
Zu dem 2007 gegründeten Unternehmensverbund der ENERVIE – Südwestfalen Energie und Wasser AG gehören der regional und bundesweit tätige Energiedienstleister Mark-E, die Stadtwerke Lüdenscheid und die Netzgesellschaft ENERVIE AssetNetWork. Größte kommunale Aktionäre sind die Städte Hagen (42,66 Prozent) und Lüdenscheid (24,12 Prozent). Die ENERVIE Gruppe versorgt mit den Unternehmen Mark-E und den Stadtwerken Lüdenscheid rund 400.000 Kunden mit Strom, Gas, Trinkwasser und energienahen Dienstleistungen. Damit gehört die ENERVIE Gruppe zu den größten unabhängigen Energiedienstleistern mit Eigenerzeugung in Nordrhein-Westfalen und steht auch bundesweit für effiziente Energielösungen.
Rechtsform: Aktiengesellschaft
Gründung: 2007
Branche: Energiewirtschaft
Hauptsitz: Hagen
Mitarbeiterzahl: 1.508 (2013)
Jahresumsatz: 1.122 Mio. € (2013)
Website: www.enervie-gruppe.de und www.mark-e.de
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