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Praxisvortrag der Gelsenwasser AG

Prozesskostensenkung durch das 1-Kreditor-Modell

Michael Rother, Zentraleinkauf Gelsenwasser AG, sprach in seinem Praxisvortrag beim Mercateo Business Breakfast in Dortmund über “E-Procurement bei der Gelsenwasser AG – Prozesskostensenkung durch das 1-Kreditor-Modell”. Dabei gab er einen Einblick, wie es gelang, vor allem bei den Kleinstbestellungen deutliche Einsparungen zu erzielen und die Zahl der Lieferanten gleichzeitig zu reduzieren.

Vor der Zusammenarbeit mit Mercateo waren die Abläufe bei der Beschaffung von Randbedarfen aufwändig und der Kreditorenstamm aufgebläht. Strukturell konnte die Gelsenwasser AG auf dem vorhandenen SAP-System aufbauen. Es gab jedoch kaum Analysemöglichkeiten der Kleinstbestellungen, deren Bestellvorgänge zudem nicht durchgängig richtlinienkonform waren. Der Einkauf erkannte, dass ein systemintegrierter Prozess, welcher im Idealfall im Gutschrifsverfahren abgerechnet werden kann, notwendig ist, um Kosten und Aufwände im Einkauf zu minimieren. Bei der Suche nach dem passenden E-Procurment-System fiel die Wahl auf Mercateo.

Volle Prozessoptimierung

Von insgesamt ca. 30.000 Bestellungen im Jahr wurden bei Gelsenwasser nur zehn Prozent über den Zentraleinkauf ausgelöst, die allerdings 80 % des Einkaufsvolumens ausmachten. 90 % der Bestellungen hingegen wurden von rund 150 dezentralen Einkäufern in Auftrag gegeben, wie Lagermitarbeitern oder Sekretariaten, die oftmals nur für einen geringen Warenwert einkauften. Dies führte zu einer Vielzahl an Rechnungen und unverhältnismäßig hohen Prozesskosten im Vergleich zum Bestellvolumen. Da die rund 5.000 dezentralen Bestellungen potentiell dafür geeignet waren, über ein E-Procurement-System beschafft zu werden, entschied man sich bei Gelsenwasser für Mercateo. Die Implementierung brachte den Vorteil, dass durch die bestehenden OCI-Schnittstellen ein hoher Komfort in der Nutzerführung erzielt wurde und somit Fehler bei Bestelleingaben auf ein Minimum reduziert werden konnten. Durch die Abwicklung über ein Gutschriftsverfahren konnten zudem die ehemals neun Prozessschritte auf drei reduziert werden. Dies brachte vor allem monetäre und erhebliche zeitliche Einsparungen mit sich. Der Kreditorenstamm konnte durch die Einführung von circa 10.000 auf 3.700 aktive Lieferanten verschlankt werden.

Wir haben mit Mercateo eine vollständig systemintegrierte Lösung angebunden. Durch das gewohnte Look-and-Feel ist es wie shoppen bei Amazon und Preisvergleiche einholen wie bei idealo, genau das, was wir wollten.Michael Rother, Zentraleinkauf Gelsenwasser AG

Eine vollständig systemintegrierte Lösung

Inzwischen konnte das Unternehmen vor allem bei den Kleinstbestellungen deutliche Einsparungen erzielen, eine Vielzahl der Lieferanten in dem Bereich reduzieren und ist dem Ziel, nur noch einen Kreditor bei den indirekten Bedarfen zu haben, ein großes Stück nähergekommen. Mit Mercateo bleibt der Nutzer in seiner gewohnten SAP-Oberfläche und kann dabei auf das Sortiment von über 20 Millionen Artikeln zugreifen. „Die Nutzer sind überzeugt von der Artikelvielfalt aus verschiedensten Warengruppen und der einfachen, vertrauten Bedienung“, so das Fazit von Michael Rother.

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Über das Unternehmen

 

Logo Gelsenwasser
1887 im Ruhrgebiet gegründet, um die Montanindustrie und die Menschen der Region mit Wasser zu versorgen, ist Gelsenwasser heute eines der größten deutschen Wasserversorgungsunternehmen. Weitere Schwerpunkte der Aktivitäten sind: Abwasserentsorgung, Energieversorgung – insbesondere Erdgas – sowie Dienstleistungen rund um Wasser und Energie. Die Kunden sind Haushalte und Kommunen, Versorgungs- sowie Industrieunternehmen. In mehr als 70 Städten und Gemeinden ist Gelsenwasser in der Wasser- und Energieversorgung sowie in der Abwasserentsorgung tätig. Zudem gibt es Kooperationen mit rund 30 Versorgungsunternehmen, die Trinkwasser oder Erdgas für ihre Kunden erhalten. 
Rechtsform: AG
Gründung: 1887
Branche: Energieversorgung
Hauptsitz: Gelsenkirchen
Leitung: Henning R. Deters
Mitarbeiterzahl: 1.732 (2015)
Jahresumsatz: 902 Mio. € (2014)
Website: www.gelsenwasser.de
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