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Praxisbericht Universitätsklinikum Bonn

Was der Laboreinkauf vom C-Artikel-Management lernen kann

Mit der Optimierung und zunehmenden Digitalisierung von Prozessen kann auch die Effizienz des Einkaufs im Krankenhaus deutlich gesteigert werden. Als Vorreiter für eine digitalisierte Krankenhausbeschaffung gilt das Universitätsklinikum Bonn (UKB), das seit Mai 2015 nicht nur eine einheitliche Plattform für seine indirekten Waren, sondern ebenfalls für Verbrauchsmaterialien rund um das Labor nutzt.

Der Einkauf im Krankenhaus ist von sehr Heterogenen Bedarfen geprägt: Von Kugelschreibern über Herzklappen bis hin zu hochspezifischen Laborreagenzien werden unterschiedliche Produkte benötigt. Im Ergebnis sind über 40.000 aktive Artikel im Materialstamm keine Seltenheit. Daraus resultieren einige Herausforderungen für den modernen Krankenhauseinkauf. Auf der einen Seite müssen indirekte Bedarfe mit einem geringen Wertanteil am Beschaffungsvolumen möglichst ressourcenschonend abgewickelt werden, auf der anderen Seite werden hochspezifische Warengruppen betreut, die ein sehr gutes Produkt-Know-How voraussetzen. Viele Bedarfe, wie beispielsweise Bakterienstämme oder Antikörper, sind so speziell, dass ihre adäquate Auswahl zumeist nur von einem Forscher und nicht durch den Einkauf erfolgen kann, da diesem das notwendige Know-how fehlt.

UKB Außenansicht
Außenansicht vom Universitätsklinikum Bonn

Optimierter Beschaffungsprozess über eine zentrale Bestellplattform

Im Jahr 2015 begann im Zentralen Einkauf des UKB ein Projekt zur Lieferantenreduktion und Optimierung des Beschaffungsprozesses im C-Artikel-Bereich. Im Fokus standen vornehmlich Lieferanten des Wirtschaftsbedarfs. Ziel des UKB war es hier, im Fall von indirekten Waren den anfordernden Stellen eine zentrale Bestellplattform anzubieten und gleichzeitig Lieferanten und damit Komplexität im Anforderungsprozess zu reduzieren. Dafür nutzt das UKB als Kreditor die Beschaffungsplattform Mercateo, welche über 21 Millionen Artikel (Geschäfts- und spezialisierter Fachbedarf) umfasst. Über die Zusammenarbeit im Rahmen des C-Artikel-Managements hinaus entwickelte sich im gemeinsamen Dialog die Idee, im Bereich des Laboreinkaufs zu kooperieren. Die Ausgangslage beim Laborverbrauchsmaterial, insbesondere im Bereich Forschung und Lehre, erschien aus Sicht des Einkaufs relativ ähnlich zu den C-Artikeln. „Es herrscht eine hohe Artikelvielfalt in den Produktgruppen mit einem geringen Wertanteil der einzelnen Produkte am Gesamteinkaufsvolumen. Die Produkte unterliegen volatilen und trendabhängigen Bedarfsanforderungen: Produkte, die in einem Jahr zu den umsatzstärksten gehören, werden im nächsten Jahr möglicherweise kaum noch gekauft. Marketingmaßnahmen der Industrie setzen zumeist direkt beim Nutzer der Produkte an und beinhalten vorwiegend „Aktionsangebote“, die zu intransparenten Einkaufskonditionen führen“, erklärt Lennart Eltzholtz, Leiter des strategischen Einkaufs am Universitätsklinikum. Über die genannten Merkmale der zu beschaffenden Laborprodukte, die dem C-Artikel-Bereich sehr ähnlich sind, besteht im Einkauf zumeist Unwissenheit in Sachen Produktvergleichbarkeit.

Die Herausforderung der Produktvergleichbarkeit

Die Problematik des fehlenden Produkt-Know-hows ist dabei nicht nur in der Artikelvielfalt begründet, sondern auch in den teilweise für den Einkäufer recht abstrakten Beschaffungsgegenständen: „Die Beschaffung von Reagenzien erinnert noch ein wenig an den Chemieunterricht“, erklärt Eltzholtz, „aber wenn eine genmanipulierte Maus gekauft werden soll, stellt sich die Frage nach geeigneten Qualitätsmerkmalen für eine Beschaffungsentscheidung. Der Angebotsvergleich eines Antikörpers wird dann relativ abstrakt und übersteigt meist die Kenntnisse eines Einkäufers.“ Standardisierungsbestrebungen seitens des Einkaufs sind aufgrund der mangelnden Vergleichbarkeit von Produkten somit schwierig umsetzbar. Das Ziel des Projektes war es also, eine zentrale Beschaffungsplattform für Laborverbrauchsmaterialien aufzubauen, um dem Forscher innerhalb einer intuitiven IT-Lösung eine bestmögliche Produkt- und Preistransparenz zu bieten.

40 verhandelte Lieferantenkataloge für den Laborbedarf auf einer Plattform

Vor diesem Hintergrund entschied das UKB, eigene Lieferanten mit verhandelten Konditionen in einem geschlossenen Bereich auf der Beschaffungsplattform zu integrieren und analog zu den C-Artikeln die Anforderer selbst entscheiden zu lassen. „Hinter den 19 anfordernden Instituten (von der Mikrobiologie über die Virologie bis zur Hämatologie) in der Organisation steht eine Vielzahl von Anwendern, die alle eigene Erwartungen und Anforderungen haben“, erläutert Karen Heinzel, Abteilungsleiterin des Zentralen Einkaufs am Universitätsklinikum Bonn. „Da der Forscher seine Produkte am besten kennt, haben wir uns als strategische Ausrichtung für eine Laborplattform entschieden, die eben diese Wünsche bedient und gleichzeitig die Freiheit lässt, die Artikel zu finden, die der Forscher für seine tägliche Arbeit braucht. Gleichzeitig ist natürlich eine Artikelsubstitution möglich und unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten auch wünschenswert. Wir haben uns somit bewusst gegen eine Ein-Lieferanten-Strategie in diesem Produktsegment entschieden.“

Der Einkauf über Mercateo bietet uns einen effizienten Beschaffungsprozess und schafft Transparenz. Die komfortable Suche über alle gehosteten Kataloge und der direkte Artikelvergleich auf einer Plattform bieten dem Anwender klare Vorteile für seine tägliche Arbeit.Karen Heinzel, Abteilungsleiterin Zentraler Einkauf

Effizienter Preisvergleich und Produktauswahl

Momentan werden 40 Kataloge mit über 26 Millionen Artikeln auf der Laborplattform gebündelt. Für den Forscher gestalten sich damit der Preisvergleich und die Auswahl des Artikels sehr effizient. Er muss nicht mehr aufwändig in 40 verschiedenen Katalogen suchen und so die wirtschaftlichsten Konditionen zeitintensiv recherchieren. Über die Laborplattform nutzt er ein Medium zur Deckung seines gesamten Bedarfs. Sie ist in die Mercateo Plattform integriert und mündet über ein elektronisches Anforderungsterminal in SAP, wodurch ein sauberer, durchgängig digitaler Beschaffungsprozess gewährleistet ist. Die manuelle und fehleranfällige Eingabe von Daten wird somit überflüssig.

Katalogübergreifende und intelligente Suche

Die Plattform bietet den Forschern wesentliche Vorteile: Mit der katalogübergreifenden Suche kann zentral über alle angebundenen Rahmenverträge sowie das offene Sortiment der Beschaffungsplattform gesucht werden. Im Suchergebnis werden die Artikel der einzelnen Anbieter mit ihren unterschiedlichen Konditionen angezeigt. Der Anwender erhält damit einen Überblick und kann die Angebote miteinander vergleichen. Das schafft Transparenz. Um das Suchergebnis weiter einzuschränken, kann der Anwender über den Hersteller eine Auswahl treffen oder andere Eigenschaften filtern: wie zum Beispiel Volumen, Ausführung oder Material. Außerdem gibt es die Möglichkeit des direkten Artikelvergleichs. Diese sehr komfortable Suchmöglichkeit erlaubt dem Forscher, mehrere Angebote von unterschiedlichen Lieferanten gegenüberzustellen. Anhand der Bilder, den angezeigten Konditionen und weiterführenden Informationen kann er nun entscheiden, welche Artikel er in seiner Situation benötigt. „Als Anwender habe ich damit immer die Möglichkeit zu sehen, mit welchen Kosten mein Forschungsbudget belastet wird“, so Heinzel. Die Definition von personenbezogenen Favoritenlisten gestaltet den Bestellprozess zusätzlich effizienter. So braucht der Besteller nicht täglich den Gesamtkatalog zu durchsuchen, sondern kann für seine Standardartikel eine Einkaufsliste definieren.

Im Gegensatz zum C-Artikel-Management wird in der Laborindustrie mit hohen Listenpreisen gearbeitet und man ist als Einkäufer gut beraten, konsequente Preisverhandlungen durchzuführen. Die erzielten Einsparungen rechtfertigen die dabei entstehenden Prozesskosten.Lennart Eltzholtz, Leiter des Strategischen Einkaufs

Was kann der Laboreinkauf vom C-Artikel-Management lernen?

Karen Heinzel fasst die Erfahrungen des Universitätsklinikums Bonn so zusammen: „Der Anforderungs- und Beschaffungsprozess ist miteinander vergleichbar und auf jeden Fall adaptierbar. E-Procurement-Lösungen, die wir im C-Artikel-Management nutzen, lassen sich in ähnlicher Form im Laborbereich anwenden. Das breite Artikelportfolio in Verbindung mit den Suchalgorithmen der Mercateo Plattform ermöglicht es dem Anwender, gleich, ob im C-Artikel- oder im Laborbereich, den richtigen Artikel zu finden.“ Als Gegenfrage ist nun zu formulieren, was der Laboreinkauf vom C-Artikel-Management nicht lernen kann? Ein wesentlicher Unterschied zeigt sich in den Einkaufsaktivitäten zwischen C-Artikeln und Laborverbrauchsmaterial. Per Definition übersteigen die notwendigen Prozesskosten für die Preisverhandlung eines C-Artikels die potentielle Einsparung. Das heißt: Verhandlungen lohnen sich im C-Artikel-Bereich zumeist nicht. Die Erfahrung zeigt, dass dies im Laboreinkauf nicht der Fall ist. „In der Laborindustrie wird mit hohen Listenpreisen gearbeitet und man ist als Einkäufer gut beraten, konsequente Preisverhandlungen durchzuführen“, empfiehlt Eltzholtz. „Die erzielten Einsparungen rechtfertigen die dabei entstehenden Prozesskosten.“

Keine Stammdatenpflege im SAP mehr notwendig

Durch die Zusammenarbeit mit Mercateo konnte das Universitätsklinikum Bonn die Anzahl der Lieferanten reduzieren und seine Prozesse deutlich optimieren. „Wir haben keine Stammdatenpflege mehr in SAP für trendabhängige und volatile Bedarfe. In dem Fall überlassen wir der Industrie die Pflege der Daten und bedienen uns dieser“, erläutert Heinzel. „Für den Einkauf gilt es, nur die verhandelten Konditionen und die richtigen Artikel auf der Laborplattform darzustellen. Darin liegt im Endeffekt die Kontrollaufgabe des Einkaufs.“ Zukünftig sollen weitere Kataloge angebunden werden, um im Forschungsbereich 80 Prozent des Laboreinkaufs über die Mercateo Plattform abwickeln zu können.

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Über das Unternehmen

UKB Logo
Das Universitätsklinikum Bonn (UKB) ist ein Krankenhaus der Maximalversorgung mit 1.232 Planbetten und jährlich rund 47.000 stationären und 352.000 ambulanten Fällen. Mehr als 5.500 Mitarbeiter erbringen am UKB Spitzenleistung in Medizin und Forschung. So belegt das UKB in der Focus Klinikliste seit 2012 durchgehend den ersten Platz in NRW. Das UKB ist Standort des Deutschen Zentrums für neurodegenerative Erkrankungen (DZNE). Wissenschaftliche Schwerpunkte sind neben der Neurowissenschaft die genetische Medizin und Epidemiologie, die Immunologie und Infektiologie, die Hepato-Gastroenterologie und die Erkrankungen des Herz-Kreislauf-Systems. 
Gründung: 1. Januar 2001
Branche: Klinikum der Maximalversorgung
Hauptsitz: Bonn
Mitarbeiterzahl: 5.500 (2016)
Website: www.ukb.uni-bonn.de
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