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Praxisbericht BSH Hausgeräte GmbH Österreich

Mehr Effizienz im Einkauf durch einheitliche digitale Prozesse

Einheitliche Prozesse sorgen für Kostenreduzierung – nicht nur im Einkauf. Einen noch größeren Effekt erzielen einheitliche digitale Prozesse. Wie einfach diese aufgesetzt und vollständig in bestehende Systeme integriert werden können, zeigt das Beispiel der BSH Hausgeräte GmbH Österreich, die gemeinsam mit Mercateo die Bestellprozesse vereinheitlicht und die Effizienz sowie Transparenz im indirekten Einkauf erhöht hat. Papierberge gehören seitdem der Vergangenheit an.

Eine optimierte Beschaffungsstruktur bietet nicht nur dem Einkauf Vorteile, sondern leistet auch einen wichtigen strategischen Beitrag für das gesamte Unternehmen: „Die BSH Hausgeräte hat in Produktion und Vertrieb strukturierte und optimierte Prozesse. Das Ziel war, diese auch im indirekten Einkauf zu erreichen, um die vorhandenen Personalressourcen zu entlasten und damit mehr Freiraum für die Kernaufgaben zu schaffen“, berichtet Jérôme Jarry, Abteilungsleitung Accounting/ Credit Management/Purchase bei der BSH Hausgeräte GmbH in Österreich. Die Tochterfirma des gleichnamigen Herstellers von Haushaltsgeräten mit Hauptsitz in München ist ein Unternehmen der Bosch-Gruppe und vertreibt von Wien aus Waren, die weltweit produziert werden. Waschmaschinen, Geschirrspüler, Bügeleisen und weitere Haushaltsgeräte werden über Fach- und Großhändler an die Endkunden vermittelt.

BSH Hausgeräte GmbH
© Stilarena BSH Hausgeräte GmbH

Eine integrierte Lösung für die Beschaffung von Randbedarfen

„Im Unternehmen setzen wir seit 2014 auf eine konzernweite E-Procurement-Lösung namens Espresso; für die Beschaffung von Randbedarfen haben wir die Beschaffungsplattform Mercateo integriert“, berichtet Jarry. Über eine integrierte Schnittstelle bestellen Jarry und seine Kollegen direkt aus dem Espresso-System heraus bei Mercateo die benötigten indirekten Bedarfe. Dazu zählten in der Vergangenheit Produkte wie eine Drahtkäfigfalle, verstellbare Fußstützen, Einwegtassen aus Kunststoff oder verstellbare Tastaturhandgelenkauflagen. „Auf den ersten Blick sind das vielleicht nur Kleinigkeiten, aber es sind Artikel, die in der Einzelbeschaffung viel Aufwand und damit auch hohe Prozesskosten verursachen. Uns war dabei wichtig, dass Mercateo in unser bestehendes Bestellsystem integriert wird.“ Dass in der Beschaffung von solchen Produkten viel Einsparpotenzial liegt, zeigt nicht nur die tägliche Arbeit, sondern auch die Studie „Indirekter Einkauf im Fokus“, die offenlegt, dass ein einheitlicher digitaler Beschaffungsprozess für indirekte Materialen eine erhebliche Kostenersparnis
ermöglicht.

Bedarfe, die nicht in verhandelten Katalogen bereitgestellt werden, wickeln wir über die Beschaffungsplattform im Rahmen eines einheitlichen digitalen Prozesses ab. Mercateo ist für uns dabei alleiniger Kreditor, unabhängig davon, aus welchen Sortimentsbereichen und Warengruppen wir bestellen. Dadurch haben wir auch Randbedarfe vollständig abgedeckt.Jérôme Jarry, Abteilungsleitung Accounting/Credit Management/Purchase

Automatisierter Bestell-Workflow mit Mercateo

„Bedarfe, die nicht in verhandelten Katalogen bereitgestellt werden, wickeln wir über die Beschaffungsplattform im Rahmen eines einheitlichen digitalen Prozesses ab. Mercateo ist für uns dabei alleiniger Kreditor, unabhängig davon, aus welchen Sortimentsbereichen und Warengruppen wir bestellen. Dadurch haben wir auch Randbedarfe vollständig abgedeckt“, berichtet Jarry und führt weiter aus: „Wir können durch die integrierte Schnittstelle zu Mercateo den gesamten Bestellprozess bis zur Rechnungsbegleichung vollautomatisiert durchführen.“ Bestellanforderer springen aus dem System per OCI Punch Out auf die Mercateo Plattform, stellen dort Warenkörbe zusammen und übertragen die Warenkorbdaten zurück ins System. Dort durchlaufen diese einen Freigabeprozess und werden nach erfolgter Genehmigung bis zur Verbuchung der Eingangsrechnung vollautomatisch abgewickelt. Für Jerome Jarry ist die Digitalisierung der Beschaffung im Tail-End-Spend mit Mercateo eine wichtige Weiterentwicklung im Einkauf: „Wir können Rechnungen sehr viel einfacher bearbeiten, im Idealfall ist durch den vollständig automatisierten P2P-Prozess, von der Bestellanforderung bis zur Bezahlung, kein manueller Eingriff erforderlich.“ BSH Österreich nutzt auch Mercateo Funktionen wie die Warengruppenzuordnung , um Bestellungen einfacher auszuwerten: „Wir können für die einzelnen Fachabteilungen genau nachvollziehen, welche Artikel bestellt wurden“, berichtet Jarry. Die Controller im Unternehmen erhalten damit eine effiziente Möglichkeit, Einkaufsprozesse zu erfassen und zu analysieren. Für die Zukunft hat der Credit Manager klare Vorstellungen: „Die Integration von Mercateo stellt für uns einen weiteren Schritt hin zu einem allumfassenden Beschaffungsnetzwerk dar, das sich jederzeit den Erfordernissen und Gegebenheiten des Unternehmens anpasst. Dafür ist die Zusammenarbeit mit innovativen Partnern wie Mercateo zukunftsweisend.“

BSH Hausgeräte GmbH
© Stilarena BSH Hausgeräte GmbH

Eine Plattform für alles

„Die Mercateo Oberfläche ist so intuitiv, dass im Grunde jeder Mitarbeiter darüber Bestellungen auslösen kann“, erklärt Jarry. In seinem Unternehmen bestellen vorrangig Teamassistenten über Mercateo. Sie bündeln die Anforderungen der jeweiligen Abteilung und haben individuelle Nutzersichten mit einem auf sie zugeschnittenen Sortiment. Ein ebenso wichtiger Aspekt ist das umfangreiche und breite Sortiment von mehreren Millionen Artikeln auf der Beschaffungsplattform. Diese kommen aus verschiedensten Warengruppen (Bürobedarf, Betriebsausstattung, Haus- und Gebäudetechnik, IT, technischer Handel, Elektronik und Elektrotechnik etc.) und sind nach eClass klassifiziert. Dadurch können sie auch mit den kundeneigenen Warengruppen abgeglichen sowie für unterschiedliche Benutzergruppen individuell gesteuert und angezeigt werden. Die intuitive Mercateo Suche ermöglicht es, die gewünschten Produkte durch Eingabe von Artikelbezeichnungen, einfachen Suchbegriffen, EAN-Nummern oder Kategorien zu finden. Mit Hilfe von Eigenschaftsfiltern können Suchergebnisse verfeinert und Produkte verglichen werden. Durch die intelligente Warenkorboptimierung wird sichergestellt, dass immer der ökonomisch sinnvollste Warenkorb angezeigt wird. Optional kann auch die schnellstmögliche Lieferung gewählt werden. Damit nutzt die BSH Hausgeräte GmbH Österreich mit Mercateo eine Plattform für die Randbedarfsbeschaffung, die sich als alleiniger Vertragspartner ideal in die digitalen Prozesse einpasst und so für mehr Transparenz im Unternehmen sorgt.

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Über das Unternehmen

BSH Hausgeräte Logo
Die BSH Hausgeräte GmbH ist mit einem Umsatz von rund 13,1 Mrd. Euro im Jahr 2016 und mehr als 58.000 Mitarbeitern ein weltweit führendes Unternehmen der Hausgerätebranche. Die BSH produziert in rund 40 Fabriken und ist mit über 80 Gesellschaften in circa 50 Ländern vertreten. Die BSH Hausgeräte GmbH Österreich ist seit 2001 am Markt aktiv. Dabei reicht das Produktportfolio von Herden, Backöfen und Dunstabzugshauben
über Geschirrspüler, Waschmaschinen, Trockner, Kühl- und Gefrierschränken bis hin zu kleinen Hausgeräten wie Staubsaugern, Kaffeevollautomaten oder Küchenmaschinen. Mit Home Connect bietet die BSH eine markenübergreifende Plattform als Basis für ein stark wachsendes Ökosystem aus vernetzten Hausgeräten und kundenorientierten Dienstleistungen für das besondere Zukunftserlebnis in der Küche.
Rechtsform: GmbH
Gegründet: 2001
Geschäftsführer: Michael Mehnert
Alexandra Dietmair
Mitarbeiterzahl: 273 BSH Österreich
58.000 BSH weltweit
Jahresumsatz: 213 Mio. Euro (Österreich)
13,1 Mrd. Euro (weltweit)
Website: www.bsh-group.com
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