Klein, aber fein: Indirekte Beschaffung beim Traditionshersteller

Der Medizintechnik-Hersteller Erbe ist mit seinem Sortiment weltweit für professionelle chirurgische Systeme bekannt. Seine innovativen Technologien und Lösungen bedeuten Fortschritte für die Therapien von Patienten und gestalten Vorgänge im Gesundheitswesen effizienter. Erbe trägt aber nicht nur zur Prozessoptimierung seiner Kunden bei, sondern verbessert auch Abläufe in der eigenen Organisation kontinuierlich.

Als der Einkauf bei Erbe nach einer schlanken Beschaffungslösung für indirektes Material suchte, stießen die Verantwortlichen auf Mercateo. Seit dem Frühjahr 2017 wird die indirekte Beschaffung über die Mercateo Nutzerverwaltung mit zwei Sichten und eingebundenen Exklusivkatalogen organisiert. Als inhabergeführtes Familienunternehmen entwickelt, produziert und vertreibt Erbe seit fünf Generationen chirurgische Geräte für den Einsatz in verschiedenen medizinischen Bereichen. Der Anspruch der Tübinger an Qualität und Technologie spiegelt sich nicht nur in ihrer Produktpalette wider, sondern wird auch durch die besonderen Anforderungen an die Beschaffung im Unternehmen deutlich. Beziehungen zu Lieferanten werden von dem Hersteller langfristig und nachhaltig aufgebaut. Ein produktives Miteinander trägt nachhaltig zum Erfolg von Erbe bei, sind die Lieferanten doch in vielen Fällen auch Entwicklungspartner für neue Produkte.

Indirekt, aber nicht unwichtig

Indirekte Güter haben zwar eine geringe Relevanz für Entwicklung und Produktion, aber auch in der indirekten Beschaffung setzt Erbe auf den direkten Kontakt zu den Lieferanten. „Das war ein wichtiges Kriterium bei der Entscheidung für Mercateo: Der Anforderer kann selbst bestellen, denn meistens ist er ja auch der Spezialist für seinen Bedarf, und er hat den Kontakt zum Rahmenvertragspartner. Und das alles in einem effizienten Prozess dargestellt“, erzählt Jana Kammerer, Einkäuferin im Lieferantenmanagement bei Erbe.

Strukturiert, aber aufwendig

Bevor das Unternehmen auf Mercateo aufmerksam wurde, war der Bestellanforderungsprozess zwar strukturiert, vom Ablauf her aber aufwendig: Die Anforderungen kamen beim Einkauf in Form einer elektronischen Beschaffungsanforderung mit Freitext über das ERP-System an, wurden geprüft, vervollständigt und dann vom Einkäufer bestellt. „Zeitraubendes Googeln blieb hierbei ab und an nicht aus, vor allem bei exotischeren Artikeln“, blickt Jana Kammerer zurück. „Außerdem wurde bei einigen Anbietern direkt über deren Shops bestellt, sodass wir unterschiedliche Zugänge verwalten mussten. Das trug nicht gerade zu Transparenz und Vergleichbarkeit bei. Ziel war es daher, unseren Anforderern ein möglichst großes Sortiment aus „einer Hand“ anbieten zu können.“

Die katalogübergreifende Suche über unsere integrierten Rahmenverträge und das komplette Mercateo Sortiment sowie die einfache Handhabbarkeit sorgen für große Akzeptanz bei unseren 200 Nutzern.Jana Kammerer, Einkäuferin im Lieferantenmanagement

Exklusiv, aber vielfältig

Das Angebot von Mercateo war den Einkäufern bei Erbe schon von sporadischen Bestellungen bekannt. Nun aber können die Sortimente der eigenen Rahmenverträge in die Auswahl von Millionen Artikeln bei Mercateo integriert werden. Derzeit sind fünf dieser Lieferanten exklusiv auf der Mercateo Oberfläche für Erbe sichtbar, darunter Anbieter von Büromaterial oder Werkzeugen. Über die Integration weiterer Kataloge wird nachgedacht. Der Einkauf hat dabei Zugriff auf das komplette Sortiment, die Anforderer im Unternehmen nutzen eine eingeschränkte Sicht. „Die katalogübergreifende Suche und die einfache Handhabbarkeit sorgen für große Akzeptanz bei unseren Nutzern, das sind derzeit immerhin mehr als 200“, so Jana Kammerer. Auch die Prozessaufwände konnten verringert werden: Wurde beispielsweise eine Bestellung für indirektes Standardmaterial in Abhängigkeit vom Bestellwert früher durch zwei bis vier Kollegen bearbeitet, so sind es jetzt nur noch halb so viele.

Schlank, aber leistungsstark

Ihr Kollege Andreas Noll, der das Einkäuferteam als IT-Support unterstützt, fügt hinzu: „Nicht nur die Nutzer sind begeistert, sondern auch die Fachkollegen. Ich freue mich beispielsweise über den geringen Administrationsaufwand der Lösung.“ Eine Anbindung über eine Schnittstelle wäre möglich gewesen, bei diesem Thema ist man bei Erbe aber generell zurückhaltend. „Auch als kleine, aber feine Lösung funktioniert das für uns wunderbar, immerhin haben wir die Anzahl der Zugänge quasi auf „1“ reduziert“, erklärt Noll. „Ich logge mich ein, fülle meinen Warenkorb und schicke ihn weg. Und wenn die Ware da ist, gebe ich nur noch die Bezahlung frei. So muss es sein.“

Über das Unternehmen

Als inhabergeführtes Familienunternehmen entwickelt, produziert und vertreibt Erbe weltweit chirurgische Systeme für den professionellen Einsatz in den unterschiedlichsten medizinischen Bereichen. Erbe-Technologie ist in vielen Ländern führend und dadurch fester Bestandteil im OP-Arbeitsablauf. Damit tragen die Produkte zu einer bestmöglichen Behandlung des Patienten bei – für eine ebenso schonende wie erfolgreiche Therapie. Das Portfolio umfasst Geräte und Instrumente für die Elektrochirurgie, Thermofusion, Plasmachirurgie, Kryochirurgie und Hydrochirurgie. Die Kombination dieser Technologien ermöglicht innovative Anwendungsmöglichkeiten.
Erbe beschäftigt weltweit ca. 1.000 Mitarbeiter, davon 650 an den deutschen Standorten Tübingen und Rangendingen. Rund 170 Personen arbeiten in Forschung und Entwicklung. Der intensive Austausch mit namhaften Anwendern aus Universitäten und Kliniken ist der Erfolgsschlüssel, mit dem Erbe die Entwicklung in der Medizin erfolgreich vorantreibt.