Kopierpaper, Einwegspritzen, Bakterienstämme oder Antikörper: Der Einkauf im Krankenhaus ist von sehr unterschiedlichen Nutzergruppen und Bedarfen geprägt. Die große Sortimentsbreite sowie fehlendes Know-how beim Einkauf stellen den heutigen Klinikalltag vor Herausforderungen. Mit der Digitalisierung von Einkaufsprozessen kann der Krankenhauseinkauf deutlich vereinfacht werden. Das zeigt das Beispiel des Uniklinikums Köln (UKK) auf dem 10. Beschaffungskongress der Krankenhäuser in Berlin. Kerstin Groß, strategisches Beschaffungsmanagement am UKK, präsentierte gemeinsam mit Heike Kleine von Mercateo im Vortrag „Der Weg zur digitalen Beschaffungsplattform“, wie das UKK die zentrale Beschaffung gemeistert hat.
Ziel des Uniklinikums war es, ein besonders anwenderfreundliches System zu etablieren. Um bei einem steigenden Einkaufsvolumen, 3.000 Nutzern und aktuell 218.000 Bestellungen den Überblick zu behalten und Freitextbestellungen zu minimieren, hat die Uniklinik diverse Webshops und die Mercateo Beschaffungsplattform mit über 24 Millionen Artikel bei einem Kreditor an ihr System angeschlossen. Dadurch konnten bereits deutlich Kreditoren reduziert werden. Darüber hinaus sollen Kataloge der Stammlieferanten hinterlegt werden. Eine katalogübergreifende Suche sowie eine Warenkorboptimierung mit der besten Kombination aus Preis, Lieferzeit und Versandkosten bieten weitere Vorteile. Über eine Sichtenverwaltung lässt sich die Beschaffungsplattform für unterschiedliche Nutzergruppen einschränken.
„Mercateo bietet ein umfassendes Sortiment, eine ausführliche Beschreibung sowie Darstellung der Artikel und somit eine gute Vergleichbarkeit der Produkte. Für uns ist es ein großer Vorteil, Sortimente unserer Stammlieferanten mit Sonderkonditionen als Kataloge listen zu können“, erläutert Kerstin Groß. „Somit kann den Anwendern ein großes C-Artikel-Sortiment zur Verfügung gestellt werden, ohne dass eine aufwendige Stammdatenpflege nötig ist.“
Mercateo steht Unternehmen auch als Einkaufssystem mit Nutzerverwaltung, Freigabeprozess und Kontierungsmöglichkeiten zur Verfügung sowie als Schnittstelle zum eigenen Warenwirtschaftssystem. „Für den Krankenhauseinkauf ist die Mercateo Beschaffungsplattform attraktiv, da schnell und einfach und ohne großen IT-Aufwand eine einheitliche digitale Beschaffungslösung eingeführt werden kann. So können auch viele unterschiedliche Bedarfe direkt von den Fachbereichen eingekauft werden.“, erklärte Heike Kleine.
Um ein Bestellsystem für alle Bedarfe zu nutzen, setzt die Uniklinik zukünftig auf das E-Procurement-System von BeNeering, das Mercateo Unite vorintegriert hat. Erst kürzlich hatten beide Unternehmen die Zusammenarbeit beschlossen. Die Nutzer bleiben in ihrer gewohnten Umgebung und bestellen alle Bedarfe über eine Oberfläche, somit entfällt der Absprung über das sogenannte Punch-Out. Die Freischaltung neuer Lieferanten erfolgt über den Unite Appstore. So können beispielsweise auch kleinere Lieferanten digital angebunden werden, die bisher nicht in der Beschaffungslösung integriert werden konnten.
„Unser Vortrag stieß beim Publikum auf sehr großes Interesse. Das merkten wir an den vielen Gesprächen mit Einkäufern verschiedener Kliniken, Lieferanten und Anbietern. Vor allem die Anbindung eigener Stammlieferanten, die Warenkorboptimierung sowie die Vorintegration von Mercateo Unite kamen sehr gut“, freut sich Heike Kleine.
Fotos: © Wegweiser Media & Conferences GmbH Berlin (Simone M. Neumann)