Prozesse verschlanken, den strategischen Einkauf stärken und dabei selbstverständlich alles digital abwickeln: Die To-Do-Liste für Beschaffungsverantwortliche ist lang. Kerstin Groß vom strategischen Beschaffungsmanagement der Uniklinik Köln und Dr. Bernhard Höveler, geschäftsführender Gesellschafter der Höveler Holzmann Consulting, haben schon einige Häkchen gesetzt und teilten am 5. Juni 2018 ihr Wissen in Fachvorträgen mit mehr als 50 Einkäufern aus Köln und der Region. Mehr als 50 Einkaufsverantwortliche informierten sich in „The View“ am schönen Rheinufer über Entwicklungen im Bereich der elektronischen Beschaffung – und der Dom schaute zu.
Zu Beginn der Veranstaltung holte Siegfried Hakelberg, Vertriebsleiter bei Mercateo und Moderator des Events, den großen Begriff „Einkauf 4.0“ auf den Boden zurück. Die Realität sehe einfach anders aus, viele Einkaufsabteilungen seien noch nicht an der Schwelle zu „4.0“, sondern noch mit den Stufen davor beschäftigt. Mit den richtigen Hinweisen jedoch könne die Digitalisierung des indirekten Einkaufs sogar unkompliziert vorangehen. Vor Ort zeigte Hakelberg, welches Einsparpotenzial im Einkauf steckt und wie man es mithilfe von Marktplätzen – wie der Mercateo Beschaffungsplattform – ausschöpfen kann. Wie einfach und übersichtlich darüber hinaus die Vernetzung mit Geschäftspartnern aussehen kann, demonstrierte er anhand der Vernetzungsplattform Unite und führte vor, „wie man Lieferanten in die eigene Beschaffungswelt klicken kann“.
Kerstin Groß vom strategischem Beschaffungsmanagement der Uniklinik Köln gab in einem Praxisvortrag einen Einblick in die Randbedarf-Beschaffung der riesigen Einrichtung. Für die unterschiedlichsten Nutzer – Ärzte, Pfleger und Forscher – mit ihren ganz unterschiedlichen Anforderungen versuchte Kerstin Groß, ein besonders anwenderfreundliches System zu etablieren. Um bei einem steigenden Einkaufsvolumen, 3.000 Nutzern und aktuell 280.000 Bestellungen den Überblick zu behalten, Freitextbestellungen zu minimieren und vor allem sicherzustellen, dass die Nutzer nicht unnötig viele neue Kreditoren auftun, hat die Uniklinik diverse Webshops und die Mercateo Beschaffungsplattform an ihr System angeschlossen. „Wir planen, eigene Kataloge im Bereich Werkzeuge, Technik und IT zu listen, um die Freitextbestellungen noch weiter zu reduzieren.“ In Exklusivkatalogen auf Mercateo kann Groß alle mit Lieferanten verhandelten Rahmenverträge hinterlegen und damit den Marktplatz an ihre Bedürfnisse anpassen.
Die Nutzerfreundlichkeit war ebenfalls zentrales Thema des Vortrags „Eine Oberfläche für alles – SAP Ariba mit Mercateo Unite“ von Benjamin Strom, Mercateo Partnermanager. Am einheitlichsten wäre der Prozess, so Storm, wenn User ihr bekanntes E-Procurement-System scheinbar nie verlassen müssten. Mithilfe von Schnittstellen zu Marktplätzen und Plattformen aus dem eigenen SAP Ariba-System könnten User in ihrer gewohnten Einkaufsumgebung bleiben, während sie in Wahrheit ein riesigies Portfolio aus hinterlegten Webshops über Unite durchforsten. Der Einkäufer eröffne sich somit zudem „eine Hintertür in alle E-Procurement-Systeme der Lieferanten, ohne, dass es eine Anbindung gibt.“ Die Fragen der Gäste zeigten deutlich, dass Storm mit seinem Vortrag einen Nerv getroffen hatte.
Dr. Bernhard Höveler legte in seinem Vortrag den Finger in die Wunde und spornte zu großen Veränderungen an: „In zehn bis 20 Jahren werden viele der heutigen Einkäufer gar nicht mehr da sein. Was macht ein Einkaufsberater, wenn ein PC alles optimal löst? In zehn Jahren wird das eine ernsthafte Bedrohung werden. Der Zug ist nicht mehr aufzuhalten, wir müssen uns dem stellen. Wir müssen uns dem aktiv stellen.“ Seiner Ansicht nach sollte der operative Einkauf nahezu komplett automatisiert ablaufen und die Kollegen in den strategischen Einkauf wechseln. Dort, so Höveler, müssten sie zu richtigen Spezialisten werden, um im Einkauf etwas für ihr Unternehmen zu bewegen. „Gerade ist es wie bei einem Straßenmusiker, der gleichzeitig fünf Instrumente spielt. Die kann er alle irgendwie spielen, aber er kann keines richtig gut spielen“. Geschickter wäre es, so Höveler, wenn man Expertenteams aufbauen würde für Datenanalyse, Beschaffungsmarktanalyse, Qualitätsmanagement und administrative Aufgaben. Auf die Expertenteams könnte ein strategischer Einkäufer zurückgreifen. Nur so könne der Einkauf eine „echte strategische Waffe im Unternehmen“ werden.
Beim Mercateo Business Breakfast in Köln wurde deutlich, dass etliche Unternehmen in Sachen Digitalisierung noch längst nicht alle Potenziale ausgeschöpft haben. Das zeigte sich deutlich in den Nachfragen an die Redner und bei Sofort-Umfragen per Handzeichen. Noch Jahre, nachdem das Wort „Industrie 4.0“ von der Bundesregierung das erste Mal in die deutsche Wirtschaftslandschaft hallte, kämpfen insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen damit, diesem Anspruch gerecht zu werden. Umso hilfreicher sind Vernetzungsevents wie das Mercateo Business Breakfast in Köln, bei dem sich Einkäufer ihre Erfahrungen mit anderen Einkäufern teilen, sich Tipps holen und vernetzen.
Weitere Impressionen der Veranstaltung
