Keine Angst vor BI: Mit Daten zu besseren Entscheidungen im Einkauf

Gerne! Wenn wir in die Historie zurückgucken, denn gab es in der Vergangenheit das sogenannte Berichtswesen. Die Oberen im Unternehmen wollten Berichte und haben das dann an die Hierarchie heruntergespielt, bis irgendwer einen Bericht irgendwie zusammengetragen hat und das Ganze dann wieder nach oben gerichtet hat. Im Grunde genommen hing das mit dem Wunsch zusammen, die Zukunft vorwegzunehmen, hervorzusagen, basiert auf dem, was in der Vergangenheit passiert ist. BI ist die Disziplin, die dem Unternehmen hilft, von der alten Welt in die Zukunft zu kommen und vielleicht von diesem alten Berichtswesen zu dem Zukunftsvorhersagen zu kommen, zumindest ein Stück weit. BI kann in jedem Unternehmen und in jedem Fachbereich gewinnbringend eingesetzt werden, um zum Beispiel die aktuelle Situation zu verstehen, Erfolge und Fortschritte zu überwachen, aber auch neue Potenziale zu entdecken. Das alles basiert auf Daten, die Unternehmen derzeit schon bei sich erfassen oder zukünftig erfassen werden.

Die Welt wird immer schnelllebiger. Das Umfeld ändert sich schnell und die technischen Möglichkeiten entwickeln viele neue Möglichkeiten, von denen Unternehmenslenker in der Vergangenheit nur träumen konnten. Wir können heutzutage in Echtzeit verstehen und sehen, was passiert im Unternehmen. Wir können aus den Finanzzahlen Informationen ableiten. Und das muss nicht aufwendig erstellt werden, sondern ist heutzutage nahezu in Echtzeit verfügbar. Unternehmen produzieren viel mehr Informationen, als sie heutzutage konsumieren können. Dabei übernehmen Computer immer mehr und mehr Aufgaben und Mitarbeiter werden immer weniger in Sachbearbeiter-Positionen gebraucht, um Daten einzugeben, wie früher im EDV-Zeitalter, sondern werden heutzutage vielmehr zu Managern und benötigen dafür auch Entscheidungsgrundlagen, unabhängig davon, ob sie Software managen, ob sie Mitarbeiter managen, oder – wie im Einkauf zum Beispiel – auch externe Unternehmen managen. Der Einkauf ist tatsächlich ein spezielles Beispiel dafür, wie sich die Welt ändert und wieso BI so wichtig ist. Der Einkauf managt die externe Wertschöpfungskette und hat einen direkten Einfluss auf das EBIT des Unternehmens. Er muss viele Lieferanten steuern. Diese Steuerung kann am ehesten erfolgreich sein, wenn möglichst hohe Transparenz erreicht wird. Und genau diese Transparenz herzustellen, genau zu wissen, was Sache ist: Das kann BI für ein Unternehmen leisten.

Um beim Thema Lieferantensteuerung im Einkauf zu bleiben, das Zusammenspiel zwischen einem Einkäufer und einem Lieferanten ist im Grunde ein Tanz, der darauf basiert, dass Informationen teilweise beim Einkäufer und teilweise beim Lieferanten liegen, die bei einem Gespräch zusammenkommen. Da kann BI sehr stark helfen, Transparenz zu schaffen, indem Informationen bereitgestellt werden und dem Einkäufer auf Knopfdruck zur Verfügung stehen, die ihn ermöglichen, viel besser vorbereitet in ein solches Gespräch zu gehen. Wenn man sich da als Idee vor Augen hält, einen sogenannten gläsernen Lieferanten, wenn man als Einkäufer alle Informationen über einen Lieferanten auf Knopfdruck zur Verfügung hätte, die es einem ermöglichen, diese gesamte Geschäftsbeziehung zu quantifizieren, und zwar komplett – alles, was in der Vergangenheit gelaufen ist, beliebig lange zurück, und vielleicht auch das, was für die Zukunft geplant ist – dann könnte man diese Gespräche auf einer ganz anderen Ebene führen.

Zum Beispiel die Informationen rund um den Lieferanten – Volumen, Mengen, was wir in der Vergangenheit mit dem Lieferanten gemacht haben, welche Konditionen wir vereinbart hatten, wie gut der Lieferant performt, im Hinblick zum Beispiel auf Reklamationen, was für Reklamationen sind aktuell gerade da, wie ist der Status dabei. Und vielleicht aber auch solche Informationen, die heutzutage nicht immer zur Verfügung stehen, zum Beispiel die finanzielle Lage des Lieferanten, oder auch welche Alternativlieferanten gibt es, oder mit welchen Alternativlieferanten ich gerade zusammenarbeite. Wenn man all diese Informationen zur Verfügung hat, ergibt sich ein 360-Grad-Bild, was uns ermöglicht, besonders vorbereitet in ein Gespräch zu gehen, um letztendlich ein ganz anderes Level zu erreichen, und dann mit dem Lieferanten nicht ein Eiertanz einzugehen und das Gespräch – Lieferanten-Entwicklungsgespräche oder das Jahresgespräch oder auch Verhandlungen – so zu führen, wie das in der Vergangenheit der Fall war, wo viele Sachen oftmals auch auf Gefühlen basiert waren, sondern dass wir auf Daten und Fakten gestützte Gespräche führen. Wenn man genau diese Transparenz hat und alle die gleichen Informationen haben, kann man viel zielführender auf Problematiken eingehen und sich überlegen, wo man sich zum Beispiel mit einem Preis sich hin entwickeln kann, oder wie sich die Zusammenarbeit in der Zukunft aussehen kann. Also BI kann tatsächlich helfen dabei, aus einem beinahe gefühlsorientierten Umfeld auf eine Zahlen-, Daten-, Faktenwelt hinzukommen, wo man sehr viele Entscheidungsgrundlagen vorgesetzt bekommt und dann am Ende des Tages gemeinsam auswählen kann. Da kann BI helfen, Transparenz zu schaffen und diese Transparenz gewinnbringend für das Unternehmen einzusetzen.

Die Daten, die bis jetzt vorhanden sind, sind tatsächlich sehr viel. Der Datenschatz kann teilweise auch ein Datenberg sein. Einen Überblick kann man sich im besten Fall so wie bei einer Bergerklimmung verschaffen, indem man sich vorher einen Plan macht, sich immer so ein bisschen überlegt, wo man eigentlich hinmöchte. Dann verteilt man diesen Weg in kleine Etappen. Wenn man eine generelle Idee davon hat, wie man Daten einsetzen kann, was man zum Beispiel im Unternehmen damit erreichen kann, kann man diesen Weg in sehr kleine Portionen unterteilen, die man in Form von kleinen Projekten umsetzt. Tatsächlich ist der Datenschatz eine längere Reise, die damit beginnt, dass man den ersten Schritt in eine Richtung macht. Und heutzutage muss man im Unternehmen nicht selbst aktiv werden, um sich Anwendungsfälle für BI zu überlegen. Stattdessen findet man durch Internetrecherche viele Fertiglösungen am Markt.

Ich möchte ein Beispiel aus eigenem Hause heranziehen. Wir haben zusammen mit Mercateo ein Projekt aus der Taufe gehoben, bei dem wir für Kunden von Mercateo eine Auswertung anbieten. Wir werden es als fertiges Produkt hoffentlich Ende März, Anfang April haben. Dabei bieten wir Kunden von Mercateo direkt auf Knopfdruck ein Dashboard, womit die Informationen zur Verfügung stehen, ohne das ein Projekt gemacht werden muss, ohne dass irgendwelche Projekte am Server gehostet werden müssen, sondern man kann sich einfach über die Mercateo-Plattform einloggen und seine eigenen Daten analysieren kann. Und dadurch kann man einen Überblick über seine Lieferanten bekommen, über die Mengen, über die Warengruppen – und letztendlich über Potenziale der Einsparung. Das heißt, dass in den meisten Fällen wird der Startpunkt ganz gut sein, indem man sich eine fertige Lösung anguckt, oder wenn man keine passende Lösung für sich findet, einen bestehenden Berichtsfluss, den man jetzt schon betreibt, nimmt und eine automatisierte Lösung draus macht. Wenn man also einen Bericht hat, bei dem der Controller oder ein Einkäufer regelmäßig etwas liefern muss, dann könnte man zum Beispiel auch diesen Report nehmen und automatisieren und dann bei dem Controller oder dem Einkäufer einen Anwendungsfall schaffen. Auch das ist BI: Automatisieren, was heutzutage noch manuell gemacht wird und dadurch den Mehrwert, dass die Einkäufer oder Controller auch Zeit haben, wieder fürs Wesentliche und auch ein bisschen strategischer zu denken und sich wieder auf ihre Kerntätigkeiten zu fokussieren.

Ich möchte die Metapher von der Reise noch mal aufgreifen. Letztendlich bleibt die Empfehlung die gleiche, nämlich sich auf den Weg zu machen und tatsächlich den ersten Schritt zu gehen und zu beginnen. Ich habe viele BI-Projekte gemacht und dabei Unternehmen geholfen. Die Projekte, die nicht erfolgreich waren, waren vom Anfang an zu komplex, zu groß gedacht. Es wurde versucht, alles direkt umzusetzen. Es gab viele Nebenabhängigkeiten, die man versucht hat, mit einzunehmen. Das hat das Ganze zu komplex gemacht und daran ist das Projekt schließlich gescheitert. Kleine Etappen sich zurecht zu legen und tatsächlich auch wirklich zu starten, dass ist das Wichtige. Erweitern geht nachher immer. Das ist bei einer BI-Software immer auch vorgesehen. Keiner muss Angst haben, dass er sich irgendetwas verbaut, wenn er mit einem kleinen Anwendungsfall anfängt. Ich habe tatsächlich noch keinen Gesprächspartner in Unternehmen kennengelernt, der nicht innerhalb von 5 oder 10 Minuten Nachdenken, die Kreativität aufgebracht hat, um sich einen Anwendungsfall zu überlegen, bei dem er heutzutage entweder einen derzeitigen Bericht mit viel Arbeit manuell erstellt, der sich automatisieren ließe, oder wo ein Informationsbedürfnis heutzutage nicht gedeckt werden kann.

Um zum Beispiel auf die Lieferantensteuerung noch mal zurückkommen, dann gibt’s mit Sicherheit einige Unternehmen, die aus einer Liste der vorgeschlagenen Informationen für die Lieferantensteuerung nicht alles davon vorliegen haben, und das wäre zum Beispiel ein guter Startpunkt, um sich einfach zu überlegen: Ich bräuchte für meine Lieferantenbewertung zum Beispiel die finanziellen Rahmendaten, wie kreditwürdig ein Lieferant ist, oder zum Beispiel die aktuellen Reklamationen, und zwar immer auf Knopfdruck. Das sind ganz klassische Anwendungsfälle für BI. Und da ist eben der Punkt, klein anzufangen, erst mal Erfahrungen sammeln, und dann von da aus weiterzugehen. Und wenn wir uns dieses kleinere Lieferantenthema als Vision vorstellen, dann könnten wir es herunterbrechen und damit starten, dass wir Informationen zu Mengen, Volumen, Reklamationen zusammen in einem Dashboard bringen. Dann könnten wir das Ganze immer weiter erweitern, bis es schließlich der Relation entspricht.

Tatsächlich. Wir haben bis jetzt bei den Unternehmen, bei denen BI erfolgreich implementiert wurde, immer wieder das Gleiche festgestellt. Die Ideen kommen nachher sowieso, und die Begehrlichkeiten auch von Kollegen kommen sowieso. Wenn man sich im Unternehmen platzieren möchte und ein Dashboard aufgebaut hat, und damit im Abstimmungsrunden Information bereit hat, die andere so nicht bereithalten können, dann wird sehr schnell auch von anderen Fachbereichen die Nachfrage nach genau solcher Auswertung kommen. Auf der anderen Seite, bei denen Unternehmen und Abteilungen, denen wir geholfen haben, BI aufzubauen, war es fast immer so, dass sie relativ schnell an die Kapazitätsgrenze gekommen sind, was sie intern leisten konnten, weil einfach die Anfragen im Unternehmen sehr schnell gestiegen sind.

Die Kreativität in den Unternehmen ist da. Die Möglichkeiten, Datenflüsse zu automatisieren und zum Beispiel Arbeitslast zu reduzieren, ist auch immer gegeben. Es gibt viel zu tun. Entsprechend sollte man sich da keine Gedanken darüber machen, dass man vielleicht auf ein Pferd setzt, was nicht lange durchhält, oder dass man gegebenenfalls irgendwie auch eine Software einführt, die möglicherweise am Ende des Tages nur sehr speziell eingesetzt werden kann. Das sind alle solche Fragestellungen, die man eigentlich verwerfen sollte. Man sollte sie erst starten, um für seinen Bereich und für sein Beispiel einen ersten Anwendungsfall zu schaffen. Dann kann man mit diesem Anwendungsfall im Unternehmen prüfen, ob es auch andere Unternehmensbereiche gibt, die davon profitieren könnten.