Wenn eine Bedarfsanforderung von Ihnen persönlich freigegeben werden muss, erhalten Sie automatisch eine E-Mail. In Ihrem Nutzerkonto finden Sie im Reiter Bedarfsanforderungen alle wichtigen Informationen. In der Detailansicht können Sie sich vor der Freigabe ausführlich über die Bestellung informieren.
Durch Klick auf Freigeben wird die Bedarfsanforderung freigegeben und die Bestellung ausgelöst. Muss die Bedarfsanforderung noch durch einen Ihnen in der Hierarchie übergeordneten Mitarbeiter freigegeben werden, wird dieser automatisch per E-Mail darüber informiert. Möchten Sie die Bedarfsanforderung nicht freigeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen. Im Kommentarfeld können Sie weitere Informationen oder Hinweise für die Genehmigung bzw. Ablehnung mitteilen.
Wie ändere ich die Bedarfsanforderung vor der Freigabe?
Sie können einige Rahmenbedingungen der Bedarfsanforderung ändern bzw. ergänzen, bevor Sie die Bestellung freigeben. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Ändern. Hinzugefügt werden können die Kundenbestellnummer, die Kostenstelle und die Kostenart. Diese Angaben werden auf der Rechnung ausgewiesen. Die Kundenbestellnummer wird Ihnen auch in der Übersicht Bedarfsanforderungen angezeigt und erlaubt eine bessere Zuordnung. Individuelle Hinweise, die innerhalb des Unternehmens von Bedeutung sind, lassen sich in einem Kommentarfeld mitteilen.
Wie lehne ich Bedarfsanforderungen ab?
Durch Klick auf Ablehnen können Sie die Bedarfsanforderung ablehnen. Im Kommentarfeld können Sie Hinweise z. B. den Ablehnungsgrund mitteilen. Der Mitarbeiter wird dann per E-Mail informiert, dass seine Bedarfsanforderung nicht genehmigt wurde.
Sollen nur einzelne Bestandteile der Bedarfsanforderung abgelehnt werden, so besteht die Möglichkeit, die abgelehnte Bedarfsanforderung zu ändern, beispielsweise hinsichtlich Artikel und Menge. Über einen in der Ablehnungs-E-Mail enthaltenen Link kann der Mitarbeiter auf die Bedarfsanforderung zugreifen und einzelne Angaben ändern. Daraufhin wird eine neue Bedarfsanforderung erstellt, die im Anschluss wieder den Freigabeprozess durchläuft.
Was ist die Vertreterregel?
Sollte ein Mitarbeiter aufgrund von Urlaub oder Krankheit Bedarfsanforderungen nicht genehmigen können, kann ein im Vorfeld bestimmter Mitarbeiter diese auch direkt freigeben bzw. ablehnen sowie Lieferadresse, Kostenstelle, Kostenart und kundeneigene Bestellnummer aktualisieren. Im Reiter Profil können Sie unter Vertretung einrichten festlegen, welcher Nutzer Sie vertreten soll. Das Recht der Vertretung kann nicht an Dritte weitergegeben werden.
In einem zusätzlichen Bereich sind die Bedarfsanforderungen für den Vertreter aufgelistet. Er bekommt nur Bedarfsanforderungen, die manuell freigegeben werden sollen, und darf mehrere Genehmiger gleichzeitig vertreten. Der Vertreter wird automatisch per Mail informiert, wenn er eine Bedarfsanforderung des Vertretenden freigeben soll.