Wortbandstempel - der Eine für viele Anwendungen
Wortbandstempel sind kleine Allrounder. Sie erlauben es, mit einem einzigen
Stempel viele verschiedene Situationen zu bewältigen. Es werden unterschiedliche Einstellungen von Bearbeitungsvermerken, die mit dem Stempel aufgebracht werden können, ermöglicht. Viele Wortbandstempel verfügen über eine Datumsfunktion. Dadurch wird der
Datumsstempel weitgehend überflüssig. Sie können endlich Platz in Ihrem
Stempelständer schaffen, denn Sie benötigen statt vieler nun nur noch einen für Ihre Bürotätigkeit.
Bearbeitungsvermerke - wichtige Info auf den ersten Blick
Wortbandstempel sorgen dafür, dass Ihre Bearbeitungsvermerke deutlich und gut leserlich auf den Unterlagen und Dokumenten untergebracht sind. Ohne Aufwand werden die Druckbuchstaben auf das
Papier gestempelt. Unleserliche Handschriften gehören der Vergangenheit an. Durch die individuelle Wahl der Stempelfarbe ist es möglich, den Stempelungen zusätzlich eine Signalwirkung zu verleihen. Überlegen Sie, welche Vermerke Sie auf Ihren Dokumenten am häufigsten benötigen, und prüfen Sie, ob eine Kombination aus Wortbandstempel und Datumsstempel sinnvoll ist. Meist ist dies der Fall, da es durch die Kombination der beiden Informationen möglich wird, die Bearbeitung lückenlos und zudem noch zeitlich nachzuvollziehen. Grundsätzlich sollte das Datum zusätzlich einstellbar sein und mit gestempelt werden. Wenn viele Vorgänge hintereinander bearbeitet werden, erleichtern Stempel die Arbeit.
Eingegangen
Der Vermerk „Eingegangen“ ist einer der wichtigsten Vermerke und wird in fast jedem Sekretariat beim Öffnen der Post auf den eingehenden Unterlagen gesetzt. Die Ergänzung durch das aktuelle Datum darf dabei nicht fehlen. Achten Sie darauf, dass Ihr Wortbandstempel bei der Benutzung als
Eingangsstempel das Aufbringen des Datums mit ermöglicht.
Beantwortet, gefaxt, per E-Mail, telefoniert
Um später noch nachvollziehen zu können, wann ein Schreiben beantwortet wurde, kann dieser Vermerk mit Datum aufgebracht werden. Um die Ablage zu sortieren, ist der Vermerk „Beantwortet“ wichtig, damit nichts übersehen oder doppelt bearbeitet wird. Jeder kann nachvollziehen, wie und auf welchem Weg die Bearbeitung erfolgt ist.
Erledigt
Um einfach zu vermerken, dass ein Vorgang abgeschlossen ist und die Unterlagen nicht weiter bearbeitet werden müssen, kann ein „Erledigt“ aufgestempelt werden. Auch hierbei ist es durchaus sinnvoll, eine Ergänzung mit dem Datum vorzunehmen, um später den zeitlichen Ablauf nachvollziehen zu können.
Termin
Um nicht jedes Mal den gesamten Schriftverkehr lesen zu müssen, kann auf die erste Seite der Akte ein Vermerk mit dem Termin der „Wiedervorlage“ oder beispielsweise bei Gerichtsakten der Gerichtstermin vermerkt werden. Auch einer Frist unterliegende Angebote und Ausschreibungen können mit einem Stempelvermerk samt Termin leicht und effektiv kenntlich gemacht werden.
Fakturiert, bezahlt, gemahnt, überwiesen, gebucht
Mit diesen Vermerken wird hauptsächlich in der
Buchhaltung umgegangen. Wer den ganzen Tag mit Buchungsbelegen arbeitet und einen Beleg nach dem nächsten in das System eingibt und damit verschiedene Vorgänge auslöst, ist froh, nicht auf jedem gebuchten Dokument handschriftlich vermerken zu müssen, was damit gemacht wurde. Mit einem Wortbandstempel wird es möglich, dies einfach und exakt zu vermerken, auch wenn unterschiedliche Vorgänge bearbeitet werden. Sinnvoll ist eine Vorsortierung, um ständiges Umstellen des Stempels zu vermeiden.
Betrag erhalten
Nicht nur in der Buchhaltung kennzeichnet man Rechnungen mit diesem Vermerk, auch wenn Ihr Kunde bar zahlt, ist der Vermerk „Betrag erhalten“ mit einem Wortbandstempel schnell untergebracht. Irrtümer durch Anmahnung von bereits beglichenen Rechnungen unterbleiben, Sie gewinnen ein Stück mehr Organisation zu Ihren und zu Gunsten Ihrer Kunden.
Kopie
Damit Sie Original und Kopie immer auseinanderhalten können, bringen Sie einen Vermerk auf Durchschlägen und Kopien unter. Bei wichtigen Unterlagen kann es von besonderer Bedeutung sein, ob es sich um das Original oder eine Kopie handelt.
Der Dreh mit den Einstellungen
Achten Sie darauf, dass sich der
Bänderstempel gut einstellen bzw. das Band auf die gewünschte Position stellen lässt. Leicht gezahnte Antriebsrädchen machen das Einstellen einfach möglich. Zur genauen Positionierung empfehlen wir Wortbandstempel mit Positionsmarken, die genau anzeigen, wann die Ebene der einzelnen Zeichen wie Wort und Datum erreicht sind, damit es nicht zu Verschiebungen kommt.
Selbstfärbend oder Stempelkissen
Wer immer die gleiche
Stempelfarbe verwenden möchte, kann selbstfärbende Stempel verwenden. Ihr Vorteil ist, dass sie immer und überall ohne Zusatzutensilien einsetzbar sind. Achten Sie aber darauf, dass die Stempelkissen austauschbar sind. Ausführungen mit Stempelkissen sind im Einsatz dauerhafter und vor allem an festen Schreibtischarbeitsplätzen zu empfehlen. Hierbei wird allerdings immer ein gesondertes
Stempelkissen benötigt.
Schriftgröße und Text
Damit der Verarbeitungsvermerk gut lesbar ist und zu den Dimensionen der Unterlagen passt, gibt es verschiedenen Schriftgrößen zur Auswahl. Je größer das Format der Unterlagen ist, desto größer sollte auch die Schriftgröße sein. Zu kleine Schriften gehen auf Kosten der Übersicht und Lesbarkeit. Um den Stempel vielseitig verwenden zu können, gibt es die Möglichkeit, Wortbandstempel mit austauschbaren Textfeldern zu erwerben. So kann der Stempel individuell gestaltet werden und Sie haben die von Ihnen benötigten Texte immer zur Hand. Ein Stempel für viele Anwendungen erspart das Stempelchaos auf dem Schreibtisch und sorgt für ein Plus in puncto Übersicht.
Zum Expertenwissen
