Mit der Urkundenrolle den Überblick behalten
In
Notariaten gelten strenge Regelungen, was den Umgang mit
Urkunden angeht. So bestimmt § 6 Abs. 1 DONot (Dienstordnung der Notare), dass Bücher und Verzeichnisse auf dauerhaftem Papier zu führen sind und im Falle der EDV-gestützten Verarbeitung andere Hilfsmittel wie CDs als Datenträger nur ergänzend zum Zuge kommen. Aus diesem Grund finden in Kanzleien meist spezielle
Geschäftsbücher ihren Einsatz, da nur sie den geforderten Anforderungen gerecht werden. Die Urkundenrolle und das Erbvertragsverzeichnis sind nach dieser Verordnung zeitnah, spätestens vierzehn Tage nach der Beurkundung zu ergänzen (§§ 8, 9).
Angaben in der Urkundenrolle
Die Urkundenrolle ist eine schriftliche Aufzeichnung, deren Eintragungen zur Kontrolle in diversen Spalten erfolgt. In Spalte 1 wird die Urkunden-Rollen-Nummer eingetragen. Fehlerquellen sind hierbei etwa nicht belegte Urkundennummern, doppelt belegte Urkundennummern oder auch am Urkundstag übersehene Nummern. Übersprungene Nummern bleiben offen, wenn der kommende Urkundstag erreicht ist. Doppelt vergebene Nummern werden zur Korrektur durch den Anhang von Kleinbuchstaben (a, b) in verschiedene Vorgänge geteilt. Übersehene Urkunden werden später eingetragen, wobei in der Spalte des Beurkundungstages aber das korrekte Datum vermerkt wird. In Spalte 2 wird das Urkundsdatum notiert. In Spalte 3 werden die Beteiligten und in Spalte 4 der Gegenstand der Beurkundung erfasst. Spalte 5 gibt Raum für den Eintrag von Bemerkungen wie Querverweise zu anderen Urkunden. Die Blätter der Urkundenrolle sind zudem fortlaufend nummeriert.
Zu dem passenden Umfang der Urkundenrolle
Aus § 8 DONot (Dienstordnung der Notare) ergibt sich, welche Gegenstände neben den üblich Bekannten Einträgen über Grundstücksverkäufe, Hypothekenbestellungen oder Wegerechten in die Urkundenrolle aufzunehmen sind. Das sind als weitere Amtstätigkeiten des Notars Niederschriften nach §§ 8 oder 39 BeurkG (Beurkundungsgesetz), Vermerke nach § 39 BeurkG, Vollstreckbarerklärungen von Schuldtiteln nach §§ 796c Abs.1, 1053 Abs. 4 ZPO (Zivilprozessordnung) und vieles mehr. Daher umfassen die Urkundenrollen meist mindestens 200 Seiten. Genutzt werden können auch einzelne Loseblattformen, die man auch mit dem Drucker und entsprechender Software ausfüllen kann.
Zusätzliche Optionen
Das Finden von Einträgen wird durch ein alphabetisches Namensregister und ein zusätzliches Verzeichnis der Erbverträge vereinfacht. Zusätzliche Spalten erlauben oft weitere Einträge.
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