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"Schreibtisch Shredder"

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Streifen oder feinste Partikel: Schreibtisch-Aktenvernichter sorgen für größte Geheimhaltung

Egal, in welchem Bereich – in jedem Unternehmen gibt es vertrauliche oder gar geheime Dokumente, die vor fremden Augen geschützt werden müssen. Im Normalfall werden diese in einem verschließbaren Aktenschrank oder in einem Dokumententresor verwahrt. Wenn die Dokumente jedoch nicht mehr benötigt werden, dann wird oft achtlos damit umgegangen. Oft landen diese einfach im Müll, ohne sie vorher unbrauchbar zu machen. Eine wahre Fundgrube für Wirtschaftskriminalität und Betrüger! Geraten sensible oder gar geheime Daten in falsche Hände, kann das schwerwiegende Folgen haben – wirtschaftliche Schäden, Schadenersatzforderungen oder sogar Freiheitsstrafen. Mit einem Aktenvernichter können vertrauliche oder geheime Datenträger, wie Papier, CDs, Plastikkarten, Disketten oder ganze Festplatten so zerstört werden, dass sie nur mit größter Mühe oder überhaupt nicht mehr wiederhergestellt werden können. Mit einem Schreibtisch-Aktenvernichter lassen sich zwar keine Festplatten oder USB-Sticks vernichten, für Papier, CDs oder Plastik-Karten sind sie aber ideal. Aufgrund ihrer geringen Größe sind sie daher bestens für den Schreibtisch oder das Home-Office geeignet. Das maximale Auffangvolumen der Geräte beträgt ca. 20 Liter. Sollen größere Datenvolumen vernichtet werden, empfiehlt sich der Einsatz eines Großbüro-Aktenvernichters.

Wie soll der Datenträger vernichtet werden?

Vor dem Kauf eines Aktenvernichters sollte geklärt werden, wie die Datenträger vernichtet werden sollen. Verbreitet sind zwei verschiedene Schneidewerke/ -techniken:
  • Strip-Cut: Die eingezogenen Datenträger werden bei dieser Methode in Streifen geschnitten.
  • Cross-Cut: Bei dieser Schnitttechnik werden die Datenträger in kleine Partikel zerkleinert.
Das mit der Strip-Cut-Methode zerkleinerte Material kann, wenn auch mit größter Mühe und einem sehr großen Zeitaufwand, im ungünstigsten Fall wiederhergestellt werden. Zur Vernichtung vertraulicher oder streng geheimer Daten sollte daher ein Aktenvernichter mit Cross-Cut-Methode (Partikelschnitt) gewählt werden.

Welche Medien möchten Sie vernichten?

Vor dem Kauf sollte geklärt werden, welche Datenträger mit dem Gerät vernichtet werden sollen. Schreibtisch-Aktenvernichter können problemlos Papier, aber - je nach Modell und Hersteller - auch Kreditkarten oder CDs/DVDs zerkleinern. Mittlerweile kein Problem mehr sind für die meisten Modelle vergessene Heft- und Büroklammern.

Wie sicher soll geschnitten werden?

Die Art und Weise, wie grob oder wie fein das Material zerkleinert werden muss, um die Datensicherheit zu gewährleisten, wird durch die DIN 66399 geregelt. Sie ersetzt die bisher gültige DIN 32757. Die neue Einteilung wirkt auf den ersten Blick verwirrend, ist aber prinzipiell recht einfach.
Zuerst muss überlegt werden, wie vertraulich die Datenträger sind, die mit dem Aktenvernichter zerstört werden sollen. Dementsprechend erfolgt als erstes die Einteilung in eine Schutzklasse:

Schutzklasse 1 (S1) Schutzklasse 2 (S2) Schutzklasse 3 (S3)

Normaler Schutz: für interne Informationen und Datenträger. Falls diese Informationen in die falschen Hände gelangen, hätte das nur begrenzt negative Auswirkungen.

Zum Beispiel: adressierte Werbung, Kataloge, nicht-vertrauliche Korrespondenz

Hoher Schutz: für vertrauliche Daten, die nur für einen engen Mitarbeiterkreis zugänglich sind. Falls diese Informationen in die falschen Hände gelangen, hätte dies u.U. rechtliche Konsequenzen, da gegen Verträge bzw. Gesetze verstoßen wurde.

Zum Beispiel: vertrauliche Korrespondenz, Verträge, Personaldaten, Angebote, Patienten-/Klienten-Akten

Sehr hoher Schutzbedarf: für streng vertrauliche und geheime Daten, die nur wenigen, persönlich bekannten Personenkreis zugänglich sind. Falls diese Informationen in die falschen Hände gelangen, wäre das existenzbedrohend für das Unternehmen bzw. hätte definitiv rechtliche Konsequenzen zur Folge.

Zum Beispiel: Patentunterlagen, Rezepte, Unterlagen über Herstellungsverfahren, Finanzunterlagen)


Im nächsten Schritt wird ausgewählt, welche Art von Datenträgern mit dem Gerät vernichtet werden soll. Die Einteilung erfolgt in 6 verschiedene Materialklassen:
  • P: Daten in Originalgröße in gedruckter Form, meist Papier
  • F: Daten, die Informationen verkleinert darstellen (Mikrofilme, Folien etc.)
  • O: Optische Trägermedien (CDs, DVDs)
  • T: Magnetische Träger (Disketten, Kreditkarten, Zugangskarten)
  • E: Elektronische Datenträger (USB-Sticks, Speicherkarten)
  • H: Festplatten mit magnetischen Datenträgern
Mit diesen beiden Informationen (Schutzklasse & Materialklasse) kann jetzt die passende Sicherheitsstufe ermittelt werden. Die regelt, wie groß das geschnittene Material maximal sein darf und damit, welchen Sicherheitsstandart das Gerät hat. Es gilt dabei eine einfache Faustregel: je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner ist das Schnittgut und desto schwieriger ist es, es jemals wiederherzustellen. Die Einteilung erfolgt in 7 Sicherheitsstufen.


Klasse 1

P1

Streifen max. 12 mm

F1

Partikel max. 160 mm²

O1

Partikel max. 200 mm²

T1

funktionsunfähig

E1

funktionsunfähig

H1

funktionsunfähig

P2

Streifen max. 6 mm

F2

Partikel max. 30 mm²

O2

Partikel max. 800 mm²

T2

Partikel max. 2000 mm²

E2

zerteilt

H2

beschädigt

P3

Streifen max. 2 mm

F3

Partikel max. 10 mm²

O3

Partikel max. 160 mm²

T3

Partikel max. 320 mm²

E3

Partikel max. 160 mm²

H3

verformt

Klasse 2

P4

Partikel max. 160 mm²

F4

Partikel max. 2,5 mm²

O4

Partikel max. 30 mm²

T4

Partikel max. 160 mm²

E4

Partikel max. 30 mm²

H4

Partikel max. 2000 mm²

P5

Partikel max. 30 mm²

F5

Partikel max. 1 mm²

O5

Partikel max. 10 mm²

T5

Partikel max. 30 mm²

E5

Partikel max. 10 mm²

H5

Partikel max. 320 mm²

Klasse 3

P6

Partikel max. 10 mm²

F6

Partikel max. 0,5 mm²

O6

Partikel max. 5 mm²

T6

Partikel max. 10 mm²

E6

Partikel max. 1 mm²

H6

Partikel max. 10 mm²

P7

Partikel max. 5 mm²

F7

Partikel max. 0,2 mm²

O7

Partikel max. 0,2 mm²

T7

Partikel max. 2,5 mm²

E7

Partikel max. 0,5 mm²

H7

Partikel max. 5 mm²


Sicherheitsstufen am Beispiel der Materialklassifizierung P (Papier)

Sicherheitsstufe

Empfohlen für

Eigenschaften

Reproduzierbarkeit

Schnittbild Aktenvernichter Sicherheitstufe P1

allgemeines Schriftgut, welches unlesbar gemacht werden soll

Streifen: 12 mm oder kleiner

ohne besondere Hilfsmittel und ohne Fachkenntnisse, jedoch nicht ohne besonderen Zeitaufwand möglich

Schnittbild Aktenvernichter Sicherheitstufe P2

internes, nicht besonders vertrauliches Schriftgut

Streifen: 6 mm oder kleiner

mit Hilfsmitteln und nur mit besonderem Zeitaufwand möglich

Schnittbild Aktenvernichter Sicherheitstufe P3

vertrauliches Schriftgut

Partikel: 320 mm² oder kleiner

nur unter erheblichem Aufwand (Personen, Hilfsmittel, Zeit) möglich

Schnittbild Aktenvernichter Sicherheitstufe P4

Schriftgut mit sensiblen und vertraulichen Informationen

Partikel: 160 mm² oder kleiner

nur unter Verwendung gewerbeunüblicher Einrichtungen bzw. Sonderkonstruktionen, die im Falle kleiner Auflagen sehr aufwändig sind, möglich

Schnittbild Aktenvernichter Sicherheitstufe P5

Geheime Informationen

Partikel: 30 mm² oder kleiner

nach dem heutigen Stand der Technik unmöglich

Schnittbild Aktenvernichter Sicherheitstufe P6

geheime Dokumente, die besondere Sicherheitsvorkehrungen verlangen

Partikel: 10 mm² oder kleiner

nach dem heutigen Stand der Technik unmöglich

Schnittbild Aktenvernichter Sicherheitstufe P7

geheimste Dokumente, in militärischen Bereichen oder Geheimdiensten

Partikel: 5 mm² oder kleiner

nach dem heutigen Stand der Technik unmöglich


Ein praktisches Beispiel

Für das Büro der Chefsekretärin muss ein Schreibtisch-Aktenvernichter angeschafft werden. Folgende Datenträger sollen damit vernichtet werden:
  • Papierdokumente (Verträge, Angebote, Personalunterlagen)
  • CDs mit vertraulichen Daten
  • Zugangsberechtigungen aus Plastik für den Mitarbeiterparkplatz
Das Gerät sollte also alle der folgenden Eigenschaften besitzen:
  • mindestens Sicherheitsklasse P4 oder P5 (da es sich bei Verträgen und Personalunterlagen um vertrauliche Unterlagen handelt)
  • mindestens Sicherheitsklasse O4 oder O5 (da auf den CDs vertrauliche Unterlagen gespeichert sind)
  • mindestens Sicherheitsklasse T2 oder T3 (auf den Zugangsberechtigungen sind keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten gespeichert. Im Fall der Wiederherstellung sind keine großem negativen Auswirkungen zu erwarten)

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