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Kassenrollen - Kaufbeleg und Abrechnungsnachweis

Kassenrollen werden sowohl in umfangreichen Registrierkassensystemen als auch in einfachen Tischrechenmaschinen eingesetzt. Sie haben durch Bonrollen die Möglichkeit, Ihrem Kunden einen Beleg über die Zusammenstellung der Rechnung, und seien es nur die Kosten und Rabatte in Zahlenform, auszuhändigen. Die Berechnungen werden auf die Kassenrolle gedruckt und können dann abgerissen werden. Durch die Rollenform ist es möglich, unterschiedlich viele Positionen in die Berechnung und auf den Ausdruck auszugeben.

Kassenrollen - nicht nur eine Papierrolle

Je nach verwendeter Registrierkasse oder Rechenmaschine werden unterschiedliche Voraussetzungen an den Kerndurchmesser, die Papierbreite, die Papiergrammatur und den Rollendurchmesser gestellt. Sind diese grundlegenden Aspekte berücksichtigt, muss unterschieden werden, ob über Thermodruckverfahren oder mit Farbbändern gedruckt wird. Weiterhin ist zu berücksichtigen, ob es sich um Bonrollen handeln soll, die für die EC-Bezahlung geeignet sind und ob eine Kopie vom Bon benötigt wird.
Betrachten wir die einzelnen Aspekte im Folgenden etwas genauer.

Kerndurchmesser, Papierbreite und Rollendurchmesser

Kerndurchmesser, Papierbreite und Rollendurchmesser sind festgelegte Indikatoren, die vom verwendeten Gerät vorgegeben werden. Die möglichen Abmessungen der Bonrolle entnehmen Sie der Betriebsanleitung Ihrer Kasse oder Rechenmaschine. Vom gegebenen Maß abweichende Rollen können nicht eingesetzt werden.

Papiergrammatur

Über die Grammatur des Papiers lässt sich bei identischem Rollendurchmesser die Länge des Papiers variieren. Achten Sie aber darauf, dass das Papier mit abnehmender Grammatur weniger Stabilität mit sich bringt und schneller reißt. Standardkassenrollen verfügen über eine Grammatur von 55 g/m². Dieses Maß sollte auch nicht unterschritten werden, da die Papierqualität sonst leidet.

Additionsrolle, Normalpapierrolle oder Thermorolle

Die Auswahl der Bonrolle richtet sich nach dem verwendeten System.
Additionsrollen werden beispielsweise in Tischrechnern eingesetzt. Sie sind nicht für Registrierkassen und Kassensysteme ausgelegt.
Normalpapierrollen können sowohl für Tischrechner oder aber auch für Registrierkassensysteme genutzt werden. Die Kassen, die mit Normalpapierrollen arbeiten, benötigen eine Farbkassette oder ein Farbband, mit dessen Hilfe der Druck auf das Bonpapier erfolgt.
Mit Thermorollen arbeitende Kassen benötigen keine zusätzlichen Farbgeber mehr. Durch eine Reaktion der auf das Papier aufgebrachten Pigmente mit dem bereits vorhandenen Entwickler unter Wärmeeinwirkung ist es möglich, ohne Weiteres Verbrauchsmaterial zu drucken. Das ermöglicht hohe Wartungsintervalle und geringe Kosten im Sektor des Verbrauchsmaterials, ebenso ist die Kasse immer einsetzbar und die Farbe kann nicht ausgehen.

Haltbarkeiten

Da gerade Ausdrucke aus Kassen oft als Umtausch-, Garantie- oder Kaufbeleg herangezogen werden, kann es bei Thermopapierbons für den Kunden zu Herausforderungen kommen. Oft bleicht der Druck schnell aus und die Haltbarkeit der Kassenbelege entspricht nicht den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
Entweder fertigt man sich eine Kopie an oder man lässt sich eine Quittung ausschreiben. Was also Ihr Vorteil als Unternehmer ist, kann im Zweifelsfall zum Nachteil des Kunden werden. Bieten Sie bei technischen Produkten einfach zusätzliche Rechnungsausdrucke als Garantiebelegt mit Datum und Unterschrift an oder nutzen Sie ein Quittungsformular, um dem Kunden einen zusätzlichen Nachweis mitzugeben. Das ist nicht nur empfehlenswert, sondern auch besonders kundenfreundlich. Sonnenlicht, hohe Temperaturen und Feuchtigkeit lassen den Thermodruck noch schneller verblassen.
Normalpapierrollen sind deutlich besser in ihrer Haltbarkeit, die Aufdrucke können auch ohne spezielle Lagerung noch lange gelesen werden.

EC-Cash

Beim Zahlen mit EC-Karte werden ganz besondere Terminals und somit auch Bonrollen eingesetzt. Auf dem Papier ist bereits ein gesetzlich vorgeschriebener Text zum Einverständnis des Lastschriftverfahrens abgedruckt, den der Kunde mit seiner Unterschrift bestätigt. Da nicht immer mit der PIN, sondern teilweise auch mit dem Lastschriftverfahren gearbeitet wird, ist es wichtig, den gesetzeskonformen Text auf dem Bon zur Unterschrift auszugeben. Die dafür verwendeten Rollen nennt man EC-Cash-Rollen.

Selbstdurchschreibend

Damit Sie ein Duplikat des Kassenbons erhalten, empfiehlt sich die Verwendung von durchschreibenden Bonrollen. Hierdurch können Sie sich später absichern und noch nachweisen, was auf dem Beleg des Kunden stand. Wichtig kann dies bei Fehlbuchungen werden oder aber bei Streitigkeiten bezüglich der Rechnungslegung.
Bei herkömmlicher Bargeldbezahlung wird keine Kopie angefertigt, allerdings bei der Bezahlung mit EC- oder Kreditkarte. Auch für den Fall, dass Sie mit einem Tischrechner auskommen und nicht mit einem umfangreichen Kassensystem arbeiten, ist es für Sie wichtig, auf die durchschreibenden Rollen zurück zu greifen. So können Sie am Ende des Tages noch genau nachvollziehen, in welcher Höhe Einnahmen stattgefunden haben und können diese Berechnungen zur genauen Buchführung heranziehen.

Haben Sie Hinweise, Verbesserungs- oder Korrekturvorschläge zum Ratgebertext Kassenrollen, dann informieren Sie uns bitte per Formular.

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