Fächertaschen - Ordnung mit System
Fächertaschen gehören zu den
Ordnungsmappen. Sie eignen sich hervorragend zum Vorsortieren der Ablage und zum geordneten Transport von Dokumenten. Fächertaschen besitzen einzelne Fächer, die in Ihrer Anzahl variieren. Einige dieser
Mappen bestechen durch zusätzliche Möglichkeiten, wie die Einklemmung von Schreibblöcken und Stiften, oder Sie besitzen sogar Einschübe für CDs oder Visitenkarten. Was Sie benötigen, hängt immer von der Verwendung ab.
Ordnung - für eine gute Struktur
Fächertaschen machen es einfach, Unterlagen gezielt zu sammeln. In den einzelnen Fächern kann der Schriftverkehr vorsortiert werden, zusammengehörige Dokumente kommen einfach gemeinsam in ein Fach. Sie behalten den Überblick, welche Schreiben bis zur vollständigen Ablage noch fehlen, und können die Unterlagen gesammelt wieder entnehmen. Dadurch wird langes und lästiges Suchen vermieden und wenn es nötig ist, haben Sie alles mit einem Griff parat. Beispielsweise kann bei der Auftragsabwicklung der gesamte Schriftverkehr zusammengefasst werden, vom Angebot über das Aufmaß bis hin zur Bestellung, der logistischen Abwicklung und schließlich der Rechnungsstellung, alle diese Dinge gehören zusammen. Ist der Vorgang mit der Bezahlung abgeschlossen, erfolgt die Ablage in den dafür vorgesehenen
Ordner und die Unterlagen landen letztlich im Archiv. Durch die Zwischenablage in der Fächertasche sparen Sie sich späteres, mühsames Nachsortieren.
Für den Überblick
Der Einsatz kann in vielen Bereichen erfolgen, ob Versicherungsunterlagen, Gerichtsdokumente, Schreiben zur Garantieabwicklung oder Lieferpapiere und Aufträge - alles kann einzeln eingelegt werden und man behält den absoluten Überblick. Eine Loseblattablage mit System entsteht.
Sortiert und transportiert
Fächertaschen bieten noch einen weiteren großen Vorteil. Durch die Möglichkeit, die Mappen gefüllt zusammenzuklappen und zu verschließen, wird es ermöglicht, Dokumente, Präsentationsunterlagen, Broschüren und Informationsflyer sortiert an den Ort zu transportieren, wo sie gerade benötigt werden. Der Tragegriff ermöglicht einen leichten Transport.
Ideal für Kopierarbeiten
Kopierarbeiten werden so zum Kinderspiel. Vorsortierte Unterlagen können mit einem Griff aus der Mappe entnommen und in den Einzug des
Kopierers gelegt werden. Nach der Beendigung des Kopiervorganges können Sie alles gleich wieder an Ort und Stelle zusammenhängend einpacken. Verfügt Ihr Kopierer über eine Sortierfunktion, so lassen sich die Kopien ebenfalls gleich vorsortieren.
Präsentationsunterlagen
In Präsentationen kann für jeden Teilnehmer des Meetings oder der Tagung das gesamte Informationsmaterial in den einzelnen Fächern von Ihrer Sekretärin einsortiert werden. Sie müssen nicht mehr lange suchen und die einzelnen Blätter und Broschüren austeilen, sondern können zusammengestellte Präsentationsunterlagen einfach entnehmen. Durch die verschließbaren Fächertaschen ist es möglich, auch bei längeren Anreisewegen zu Tagungen einen gut strukturierten und vorbereiteten Eindruck hinterlassen.
Mitarbeiterunterlagen
Mitarbeiterbetreuung ist ein wichtiges Stichwort. Sammeln Sie doch einfach alles, was Sie mit dem einzelnen Mitarbeiter im nächsten Meeting oder Betreuungsgespräch besprechen wollen in einem Fach der Mappe. Leistungsnachweise, Fehlzeiten, disziplinarische Unterlagen können so bis zum nächsten Gespräch zusammengestellt werden und sind im richtigen Moment parat. Bei Gehaltsverhandlungen oder Personalgesprächen entgeht Ihnen nichts mehr.
Beschriftungen
Die Fächertaschen sollten an den einzelnen Fächern über einen erhöhten Einschub verfügen, um eine austauschbare Beschriftung zu ermöglichen. Schieben Sie einfach die beschriebenen Kärtchen in die dafür vorgesehene
Registerhalterung und Sie wissen sofort, in welchem Fach sich was befindet. Interessant ist hierbei auch das Arbeiten mit Kärtchen in unterschiedlichen Farben. Bei einheitlicher Gestaltung erleichtert man sich durch den Symbolcharakter der Farbe die Zuordnung und somit den Arbeitsalltag. Von
Aufklebern kann man so getrost Abstand nehmen. Einschubkärtchen lassen sich leichter entfernen und sorgen dafür, dass die Fächertasche flexibel genutzt werden kann. Taben in versetzter Anordnung erleichtern den gezielten Zugriff.
Fächeranzahl
Wichtig ist es, vor der Anschaffung zu überlegen, über wie viele Fächer der
Ordnungshelfer verfügen soll. Analysieren Sie einfach Ihren Arbeitsalltag. Wollen Sie Mitarbeiterunterlagen sortieren, ist die Analyse recht einfach, die Anzahl der Mitarbeiter bestimmt auch die Anzahl der Fächer. Bei der Nutzung für laufende Loseblattablagen wird das Ganze bereits etwas schwieriger. Hierbei sollten Sie im Zweifelsfall ein größeres Volumen einplanen.
Fassungsvermögen
Um auch umfangreiche Vorgänge sortieren zu können, achten Sie bei der Anschaffung auf das Fassungsvermögen der einzelnen Fächer. Das aufnehmbare Volumen pro Fach sollte ausreichend dimensioniert sein, damit die Fächer durch zu hohe Kapazitätseinlagerung nicht beschädigt werden. Ist das Fassungsvermögen ausreichend groß gewählt, werden auch Knicke beim Einlegen vermieden und das Schriftgut lässt sich zudem leicht entnehmen.
Format und Beschaffenheit
Die meisten geschäftlichen Dokumente werden in dem Format A4 verfasst und verschickt. Daher ist es im Allgemeinen ratsam, eine Fächertasche in diesem Format anzuschaffen. Geht es darum, Infobroschüren und Flyer zu transportieren, ist auch das Format A5 möglich, dies ist aber eher die Ausnahme. A5-Unterlagen kann man auch in A4-Fächertaschen bequem nebeneinander einsortieren. Beim Transport von Präsentationsfolien ist darauf zu achten, dass die Fächertasche über eine ausreichende Stabilität verfügt, so werden Knicke und Eselsohren vermieden.
Einzeln entnehmbar
Einige Fächertaschen erlauben es, die Fächer einzeln zu entnehmen. Hiermit eröffnet sich die Möglichkeit, im mobilen Arbeitseinsatz immer nur die gerade benötigten Unterlagen mitzuführen. Lassen Sie nicht benötigte Unterlagen einfach im Hotelzimmer oder auf dem Schreibtisch, ohne die vorher festgelegte Struktur und Ordnung zu verändern.
Materialwahl und Verschluss
Das Material, aus dem die Fächertasche besteht, sollte leicht zu reinigen sein. Eine glatte, kaum strukturierte Oberfläche ist bestens geeignet. So kann sich kein Staub einlagern und die Mappe kann durch feuchtes Abwischen einfach gesäubert werden. Sie sieht immer ordentlich aus. Verstärkungen der Randbereiche und gut befestigte Tragegriffe verstehen sich von selbst, damit die Stabilität auch bei vollgepackten Mappen erhalten bleibt. Ob Sie Leder oder Plastik wählen, bleibt hingegen eine Geschmacksfrage.
Verschlüsse zum Einklicken sind besonders günstig. Sie sind leicht zu schließen und halten auch bei Belastungen sicher zu. Druckknöpfe oder Klettverschlüsse können sich im Gegensatz zu den Klipps leichter lösen und gerade bei erhöhtem Gewicht selbstständig aufgehen. Gummibänder, die um die Mappe gezogen werden, dürfen nicht überbelastet werden, da sie sonst an Stabilität verlieren. Allerdings sind sie sehr bequem zu öffnen und zu schließen.
Zusatzausstattungen
Wenn Sie die Fächertasche bei Meetings oder aber in Besprechungen und
Präsentationen nutzen wollen, bieten sich einige zusätzliche Funktionen an. Einschübe für
Visitenkarten und
Schreibblöcke oder aber für CDs ermöglichen es, verschiedene Medien mitzuführen und immer alles gut sortiert zur Hand zu haben. Weitere Möglichkeiten bieten Stifthalterungen, die Schreibutensilien zur Mitschrift und für Notizen vollständig in der Fächertasche vereinen.
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