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Sie haben noch kein Diktiergerät?

Diktiergeräte sind meist kleine handliche Geräte, die zum Aufzeichnen von Texten oder Memos dienen. Diktiergeräte können dabei nicht nur mobil, sondern auch stationär eingesetzt werden. Noch vor wenigen Jahren galten analoge Diktiergeräte als modern. Mit ihnen konnten Gespräche und Sprachnotizen auf einer kleinen Kompaktkassette aufgezeichnet werden. Aber in unserer schnelllebigen Zeit sind diese analogen Diktiergeräte im Gegensatz zu den weiterentwickelten digitalen Geräten längst nicht mehr wirtschaftlich. Die Grobunterteilung wir heute immer noch zwischen analogen und digitalen Geräten getroffen.

Zeigen Sie, wer hier der Boss ist

Diktiergeräte sind Zeichen der Macht. Für manche Menschen gelten sie sogar als Statussymbol. Der Chef spricht seine guten Ideen oder Texte einfach in das Diktiergerät, und die jeweilige Vorzimmerdame oder Sekretärin kann diese Aufzeichnungen danach gleich aufs Papier bringen.

Unternehmer, die lieber auf professionelle Spracherkennungsprogramme zurückgreifen wollen, haben die digitale Sekretärin sogar vor Ort. Das Diktieren läuft nach der Übertragung der Datei auf den Rechner im Hintergrund ab, und die Dateien werden von der Spracherkennungssoftware direkt in Text umgewandelt. Dies bietet den Vorteil, dass die so gewonnenen Dateien gleich per E-Mail versandt oder aber auf andere Speichermedien wie CD oder DVD archiviert werden können.

In Gerichten oder Anwaltskanzleien hingegen sind Diktiergeräte gar nicht mehr wegzudenken. Denn bei einer Verhandlung die über mehrere Stunden andauert, kann man sich nicht jedes noch so kleine Wort merken. Hier wird die gesamte Gerichtsverhandlung aufgezeichnet und später am PC ausgewertet und anschließend archiviert.

In Krankenhäusern oder Arztpraxen sind Diktiergeräte unerlässlich. Denn hier spielt oft der Zeitfaktor eine wesentliche Rolle. Denn in Zeiten von chronischer Unterbesetzung an Ärzten und medizinischem Personal ist es schier unmöglich, jede einzelne Diagnose schriftlich zu Papier zu bringen. Befunde können so schnell diktiert werden und zu einem späteren Zeitpunkt weiterverarbeitet werden.

Arten von Diktiergeräten

  • Analoge Diktiergeräte: Zwar sind momentan noch zahlreiche Analogdiktiergeräte auf dem Markt vertreten, aber nach und nach wird das Angebot dieser Geräte abnehmen. Den Grund dafür stellt bei den analogen Diktiergeräten eindeutig der Speicherplatz dar. Die Speicherung von Diktaten oder Memos erfolg bei analogen Geräten noch auf Kassetten (Micro-, Mini- oder Kompakt-Kassette). Die Aufnahmekapazität ist hier schon nach 30, jedoch spätestens nach 60 Minuten erreicht. Die Kassetten müssen zudem vor einem erneuten Abspielen zurückgespult werden, was einen zusätzlichen Zeitaufwand darstellt. Da auch die Kassetten eine begrenzte Lebensdauer besitzen, kann es bei dieser Technik immer wieder zu sporadischen Ausfällen, wenn nicht sogar gänzlich zu einem Verlust der elektronischen Notizen kommen.
  • Digitale Diktiergeräte: Bei den digitalen Diktiergeräten der neusten Generation werden Diagnosen, Memos, Diktate oder allgemeine Anmerkungen einfach und sicher auf Speicherkarten übertragen. Hier können je nach Hersteller und Gerät unterschiedliche Speichermedien wie Flash-Speicher, Compact-Flash-Card oder Multi-Media-Cards (MMC) zum Einsatz kommen. Bei guten digitalen Diktiergeräten werden die Audiodaten sogar durch ein speziell entwickeltes Kompressionsverfahren verlustfrei komprimiert. Diese Verfahren sind unter dem Namen DSS oder DSS Pro bekannt.
    Das DSS-Format bietet, im Unterschied zum Audioformat MP3, die Möglichkeit, ganze Textpassagen nachträglich in den bereits aufgezeichneten Text einzufügen oder diesen mit Kommentaren oder zusätzlichen Anweisungen zu versehen. Das DSS-Format ermöglicht es zudem, die Sprachdateien komprimiert über das Netzwerk oder Internet zu versenden. Dies ist möglich, weil bei DSS nur der wirklich wichtige Teil der Sprache komprimiert wird. Ein zehnminütiges Diktat beispielsweise belegt im DSS-Format gerade einmal ein Megabyte Speicherplatz. Das DSS-Format sollte also bei einem guten Diktiergerät genauso zu finden sein wie ein großzügig angelegtes Display, das die wichtigsten Informationen wie Batteriestand und die verbleibende Aufnahmezeit angezeigt. Des weiteren sollten gute Geräte über eine automatische Abschaltung nach Arbeitsunterbrechung verfügen. Nachrichtensuche durch Nummerneingabe sollte genauso möglich sein wie eine Wiederholung und eine Tastensperre zur Sicherung ihrer Aufzeichnungen. Ihre so aufgezeichneten Daten können dann über den im Diktiergerät befindlichen USB-Anschluss schnell und einfach auf den PC übertragen und anschließend weiterverarbeitet werden.

Optional erhältliches Zubehör

...wie Kopfhörer oder ein externes Mikrofon können die Arbeit deutlich erleichtern. Um den Arbeitsalltag noch besser zu meistern, bieten viele Hersteller noch weitere Zusatzkomponenten wie eine Spracherkennungssoftware an, mit der ihre Aufnahme einfach und in kürzester Zeit in einen geschriebenen Text umwandelt werden. Ein Fußschalter bietet die Möglichkeit das Abspielen der Schreibgeschwindigkeit der jeweiligen Arbeitskraft anzupassen. Die passenden Speicherkarten, ob nun 512 MB oder 2 Gigabyte, können Sie selbstverständlich auch als Zubehör ordern.

Auch diktieren will gelernt sein.

Ein gut aufgesprochener Text erleichtert die spätere Arbeit. Wenn sie einige Regeln beachten werden Ihre Memos mit Sicherheit richtig verfasst:

  • Denken sie daran: Sie sprechen fast immer zwei Personen an, Ihre Schreibkraft und den späteren Leser. Um beim späteren Schreiben alles so zu haben wie sie es möchten, geben sie klare Anweisungen.
  • Teilen Sie mit, um welche Art von Schreiben es sich handelt, an wen es gerichtet ist (eventuell auch die Position), wie es verschickt werden soll und ob Sie es vor dem Versand noch einmal lesen wollen oder lediglich eine Kopie an Sie gehen soll.
  • Um peinliche Vorfälle zu vermeiden, nutzen Sie bei Namen und Anschriften das Buchstabieralphabet. So gehen sie auf Nummer sicher, und Herr Meier wir mit 'ei' und nicht mit 'ai' geschrieben. Sagen Sie, wenn Sie sich auf Unterlagen beziehen. So machen Sie es dem Schreiber leichter, Zusammenhänge zu verstehen.
  • Um das Schreiben Ihren Vorstellungen nach zu gestalten, benötigt die Sekretärin ihre Mithilfe. Sprechen Sie Satzzeichen mit und sagen Sie kurz, wenn sie etwas fett oder unterstrichen haben wollen. Auch bei gewünschten Absätzen ist eine Ansage sinnvoll.
  • Stellen Sie sich für Rückfragen zur Verfügung. Nicht immer kommt alles so an wie Sie es meinen. Das Prinzip "Was der eine sagt und der andere versteht" greift auch hier. Für den Anfang sollten Sie sich nach jedem geschriebenen Diktat vergewissern, dass das Schreiben auch die gewünschte Form hat. Ihre Sekretärin wird bald lernen, wie Sie was meinen. Bei Unschlüssigkeiten sollten Sie die Möglichkeit geben, Rückfragen zu stellen.

Versuchen Sie doch selbst einmal folgendes: sprechen Sie Ihr Diktat und schreiben Sie es nach einigen Tagen ab. So erkennen Sie Fehlerquellen und können sie beheben.

Haben Sie Hinweise, Verbesserungs- oder Korrekturvorschläge zum Ratgebertext Diktiergerät, dann informieren Sie uns bitte per Formular.

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