Auftrag-Vordruck  (23 Angebote unter 27.649.648 Artikeln)Zum Expertenwissen

Auftragsformulare - Grundlage der Auftragsausführung

In jedem Unternehmen ist es wichtig, bei eingehenden Aufträgen alle nötigen Anmerkungen und Wünsche des Kunden zu notieren. Oftmals wird abteilungsübergreifend gearbeitet und zwischen Auftragsannahme und -ausführung vergeht einige Zeit. Damit trotzdem alle Informationen vorliegen und keine Details verloren gehen, sollte der Auftrag umfassend und lückenlos aufgenommen werden.

Auftragsannahme - Ihre Visitenkarte

Ein Kunde bekommt vom ersten Moment an einen guten Eindruck von Ihrer Firma, wenn er bei der Auftragsannahme mit kompetenten Mitarbeiter in Kontakt tritt. Hilfreich ist hierbei das Auftragsformular, da es ähnlich einer Checkliste als Gedankenstütze fungiert und somit den Dialog mit dem Auftraggeber erleichtert. Spätere Rückfragen bleiben weitestgehend aus, da wesentliche Bestandteile und Details nicht mit vermerkt wurden, Zudem sind alle Informationen zur späteren Bearbeitung übersichtlich aufgelistet.

Welche Angabe sind beim Auftragsformular wichtig?

Der Informationsgehalt

Damit das Auftragsformular zu Ihnen passt, achten Sie auf die unterschiedlichen Möglichkeiten und Felder, die bei den verschiedenen Vordrucken angeboten werden. Nicht jedes Auftragsformular ist gleich. Machen Sie sich vor dem Kauf über die benötigten Detailinformationen zur Auftragsausführung Gedanken.

Die Pflichtfelder

Felder für die persönlichen Kundendaten sind in jedem Bereich unerlässlich. Hinzu kommt ein Platzhalter für das Kurzzeichen des Bearbeiters und nicht zu vergessen das Datum. Terminfelder sorgen dafür, dass die Auftragsausführung pünktlich erfolgt.

Die Flexfelder

Genaue Details zum Auftrag sind in unterschiedlicher Hinsicht nötig. Während bei Reparaturen eine genaue Fehlerbeschreibung nötig ist und dies auf keinen Fall auf dem Auftrag fehlen sollte, um die Analyse für den Mechaniker so einfach wie möglich zu machen, sind in anderen Unternehmensbereichen lediglich Anzahl, Abmessungen und Bezeichnung nötig, um den Auftrag gezielt erledigen zu können. In diesem Fall sind Bestellformulare teilweise die bessere Alternative. Sind Sie auf Sonderanfertigungen spezialisiert oder nimmt ein Außendienstmitarbeiter Aufträge auf, kann es durchaus sinnvoll sein, wenn Freiraum für eine Skizze vorhanden ist.

Sicherheit bei der Auftragsannahme

Damit es nach der Auftragsausführung nicht zu Diskrepanzen kommt, sollten Sie bei direktem Kundenkontakt darauf achten, dass der Auftrag vom Kunden unterschrieben und somit bestätigt wird. Vermerken Sie Liefer- und Zahlungsbedingungen, um bei der späteren Rechnungsstellung auf der sicheren Seite zu sein.

Kopiert und abgelegt

Durchschreibsätze in verschiedenen Farben sorgen für mehr Übersicht. Je nach Organisation Ihres Unternehmens sollten Sie prüfen, wie viele Kopien benötigt werden. Lager, Verwaltung und nicht zuletzt der Kunde sollten einen Durchschlag erhalten. Für die spätere Ablage sind Lochungen unerlässlich und sollten von vornherein vorhanden sein.