Mit seiner zweiten Auflage richtete sich der Central and Eastern Europe e-Procurement Summit am 18. April 2018 erneut an Beschaffungsexperten in Mittel- und Osteuropa. Annähernd 150 Teilnehmer waren zu der Veranstaltung gekommen, die erneut im slowakischen Šamorín stattfand und ein spannendes Programm bot. Erstmals wurden in diesem Jahr auch Workshops zur Beschaffungs- und Prozessoptimierung angeboten.
Die Herausforderungen, vor denen die Länder in Mittel- und Osteuropa stehen, sind auch zehn Jahre nach der Finanzkrise von 2008 nicht gerade leicht zu bewältigen. Das Eröffnungsstatement von Dr. Dr. Péter Ákos Bod, dem ehemaligen Gouverneur der ungarischen Nationalbank, begann nüchtern. „Wir stehen vor der Herausforderung, dass vor allem junge und gut ausgebildete Arbeitskräfte aus diesen Ländern auswandern“, stellt er in seiner Präsentation fest. Demografischer Wandel und steigende Löhne lassen das bisherige Erfolgsmodell der Länder Polen, Slowakei, Ungarn und der Tschechischen Republik zusätzlich an seine Grenzen geraten. Trotzdem bieten sich Chancen, wie diese Nationen in Zukunft wirtschaftlich erfolgreich sein könnten, führte er in seinem Vortrag aus. Vor allem junge Menschen seien es, die durch ihre Sprachfähigkeiten und den sicheren Umgang mit digitalen Werkzeugen viel für den Erfolg der Wirtschaft dieser Länder beitragen könnten.
Ausgehend von der volkswirtschaftlichen Analyse des Vorredners, sprach Dr. Marcell Vollmer, Chief Digital Officer bei SAP Ariba, über Trends, die künftig Wirtschaftsabläufe prägen und auch die Beschaffung verändern würden. Nicht nur, dass durch digitale Lösungen immer weniger Arbeitskräfte gebraucht werden würden, auch die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen würde bedeutend wichtiger werden. Dabei sei eine Frage wesentlich, um möglichst alle Menschen am Wachstum teilhaben zu lassen: „Wie können wir sicherstellen, dass die automatisierten Prozesse wirklich die Bedürfnisse der Menschen berücksichtigen und einen Mehrwert schaffen?“ Diese Antworten müssten Unternehmen und Gesellschaften durch den persönlichen Austausch finden. Kooperation werde in diesem Zusammenhang immer wichtiger, nicht nur als Wertschöpfungsfaktor.
Einige der Trends, die zuvor identifiziert wurden, benannte auch Zoltan Werle, Managing Consultant bei Horváth & Partners, als wichtige Entwicklungen, auf die Einkaufsverantwortliche achten müssten. „Wir haben vier Trends ausgemacht, die wir für den Ausgangspunkt der Digitalisierung des Einkaufs halten: Cloud-Technologie, mobile Technologie, Reporting 2.0 und Big Data & Analysen.“ Unternehmen, die in der Lage sind, diese Trends in ihrer Organisation zu integrieren, könnten starke Wettbewerbsvorteile erschließen. „Analysten von Big Data sind auch in Ungarn sehr gesucht. Wir brauchen Talente, die richtigen Leute, die dazu fähig sind. Wir sprechen über Millionen von Angaben und Daten, die in Unternehmen anfallen. Daraus müssen wir Erkenntnisse extrahieren, aus denen wir Entscheidungen ableiten können.“
Der Faktor Mensch bleibt für den Unternehmenserfolg wichtig
Erkenntnisse aus Daten zu gewinnen, ist jedoch häufig einfacher, als diese dann in die Unternehmensorganisation einfließen zu lassen. Woran Projekte häufig scheitern und warum es für Mitarbeiter herausfordernd sein kann, Veränderungen zu begleiten, präsentierte Magdalena Matczak, die für Interprint Polska als Chef-Einkäuferin tätig ist. Bereits mehrfach hat sie Projekte im Change-Management begleitet und stieß dabei immer wieder auf fünf Phasen der Trauer, die Veränderungsprozesse begleiten würden: Verleugnung, Zorn, Verhandeln, Depression und Akzeptanz seien ganz normale Prozesse, um diese Veränderungen zu bewältigen. Projektmanager, die dieses Muster bedenken, könnten wesentlich erfolgreicher mit Kollegen zusammenarbeiten: „Im Grunde genommen mögen Leute keine Änderungen – und das ist ein Problem, das wir lösen müssen. Es gibt viele gute Projekte, die scheitern, weil viele davor Angst haben.“ Mit ihrem Vortrag brachte sie eine Perspektive auf den CEE e-Procurement Summit, die Dominek Ákos in seiner Präsentation aufgriff.
Nach Auffassung des Chief Procurement Officer bei der Suez Energy Hungary Holding Zrt sind digital unterstützte Beschaffungsprozesse wichtig, um für Unternehmen wichtige Vorteile im Wettbewerb generieren zu können. Veränderungsprozesse sind dabei auf vielen Ebenen unumgänglich: „Was sind die Vorteile einer elektronischen Beschaffung? Damit die Beschaffung digital werden kann, muss ein System implementiert werden. Dadurch kann mehr Transparenz geschaffen werden, der Prozess kann voll automatisch ablaufen, wodurch Kosten gesenkt und Zeit eingespart werden kann. Auch der Arbeitsinhalt vieler Mitarbeiter ändert sich, weil die Prozesse und die Aufgaben sich ändern. Und vor allem wichtig für große Unternehmen, dadurch können Compliance-Richtlinien besser eingehalten werden.“
Der Einkäufer als Moderator und Innovationstreiber
Mit konkreten Zahlen konnte Martin Jonastik von IKEA Austria die Vorteile einer digitalen Beschaffungslösung im Einkauf belegen. Vorschriften allein würden nicht genügen, um Beschaffungsorganisationen effizient zu gestalten. „Erfahrungsgemäß startet das Spiel ‚Schlag den Zentraleinkauf‘, wenn eine neue Vorschrift kommt. Jeder Mitarbeiter will zeigen, dass er besser einkaufen und günstigere Preise finden kann“, erklärte er. Deshalb bedarf es einer einheitlichen Plattform, die allen Mitarbeitern zur Verfügung steht und einerseits möglichst viele Anforderungen aus Unternehmenssicht bereits vorab abbilden kann, andererseits den Einkäufern allerdings möglichst viele Freiheiten lassen würde. Bei IKEA Austria hat er die Einführung einer solchen Plattform erfolgreich begleitet. „Jetzt haben die Mitarbeiter diese Freiheit wiederbekommen. Wir haben die Kontrolle über das, was wir einkaufen, aber der Mitarbeiter kann selbst und schnell entscheiden, ob er diesen Artikel will, für welchen Preis und zu welchen Konditionen.“ Zusätzlich habe das Unternehmen mit der Einführung einer einheitlichen Beschaffungslösung Prozesskosten von mehr als 100.000 Euro einsparen können.
Den Abschluss des Plenums auf dem CEE e-Procurement Summit 2018 bildete die Präsentation von Mário Biňas, Geschäftsführer der BM GROUP SK, s.r.o. aus Pezinok in der Slowakei. Nach seiner Auffassung gibt es für Einkäufer vor allem interne Herausforderungen zu meistern. „Der Einkauf nutzt nicht sein ganzes Potenzial“, stellte er fest, um zu erklären: „Der wichtigste Kunde des Einkäufers ist das Unternehmen selbst, in dem er tätig ist.“ Einkäufer könnten wesentlich zum Unternehmenserfolg beitragen, wenn es ihnen gelingen würde, strategische Partnerschaften zu pflegen und diese nach innen und außen zu gestalten. „Wir sprechen nicht mehr über Management, übers Führen und Leiten – es sind Allianzen mit unseren Lieferanten, strategische Allianzen und Kooperationen“, erläuterte er und forderte deshalb. „Wenn wir strategische Partner haben, können wir Probleme rechtzeitig mit dem Lieferanten besprechen und nicht einen Monat später.“
Workshops und Verhandlungstrainings zum Abschluss
Mit zwei Workshops ging der CEE e-Procurement Summit 2018 zu Ende. Für jeweils einen von beiden konnten sich die Teilnehmer entscheiden und dabei tiefer in Fachthemen einsteigen. Im Workshop von Benjamin Storm, Partnermanager bei Mercateo, präsentierte er einen Prozesskostenrechner, der auf den Ergebnissen der Studie „Indirekter Einkauf im Fokus“ basiert. Die Studie entstand in Kooperation mit der HTWK Leipzig. Im Austausch mit den Teilnehmern wurde deutlich, dass manche Prozesse und die daraus entstehenden Kosten im Vergleich zum Nutzen nicht sinnvoll sind, etwa, wenn für bestellte Waren immer ein Wareneingang gebucht wird. „Nur, wenn eine Ware wirklich fehlt, muss man nochmal in den Austausch mit dem Lieferanten gehen“, erklärte Benjamin Storm. Das ist bei Beschaffungsvorgängen für indirekte Materialien aber selten der Fall, die zusätzliche Kontrolle erzeugt daher hauptsächlich Kosten und Aufwand, die eingespart werden können.
Im Workshop mit Thomas Puchmayer vom Automobilzulieferer Nemak und Stephan Knapek von TWS Partners erfuhren die Teilnehmer, wie sie als Einkäufer in Verhandlungsprozessen zu besseren Ergebnissen kommen können. Darüber hinaus bekamen sie praktische Tipps, wie sie aus der Rolle des Verhandelnden heraus zu einem vermittelnden Akteur werden, der die Belange von Unternehmen, Lieferanten und Kunden erfolgreich moderieren kann.
Zum Abschluss des vollgepackten Veranstaltungstages gab es einen Sektempfang, bei dem sich die Teilnehmer noch einmal über die wichtigsten Erkenntnisse des Tages austauschen und untereinander vernetzen konnten. Das Feedback war durchweg positiv und eine Neuauflage der Veranstaltung deutlich gewünscht.
Impressionen des Events
